Реферат на тему:Самоменеджмент як засіб стратегічного розвитку людських ресурсів - Менеджмент - Реферати - Каталог статей

Реферат на тему:Самоменеджмент як засіб стратегічного розвитку людських ресурсів. Вступ Успішна робота будь-якого підприємства залежить від багатьох факторів. Як і всяка складна система, підприємство починається з задуму його творця і закінчується контролем і його функціонуванням. Важливу роль в цьому грає вмілий менеджмент організації. Неможливо прагнути управляти людьми, якщо і керівникам, і підлеглим цілі цілком не ясні. Управляти - значить спонукати інших до досягнення ясної мети, а не змушувати інших робити те, що вважаєш правильним. Одне з основних завдань менеджменту організації - створити спонукальні стимули для працівників, при яких у них виникає бажання працювати так, щоб сприяти досягненню цілей організації. Звідси випливає ще один принцип менеджера: управляти - значить вести до успіхів інших. Відомий український економіст Валерій Терещенко підкреслював, що завдання керівника - диригувати, підібрати гарний персонал, розробити організаційну структуру підприємства, вибрати загальний напрям його діяльності, координувати всю роботу, боротися з непродуктивними витратами часу. Слід виділити ще одне з найважливіших завдань - вчитись інтенсивно працювати, поліпшувати якість роботи. Отже, центральною фігурою в системі менеджменту будь-якої організації є менеджер-керівник, який керує власне організацією (підприємством), якимсь конкретним видом діяльності, функцією, підрозділом, службою, групою людей тощо. Тому від ефективної організації праці менеджера, тобто його самоменеджменту, залежить і успіх організації в цілому. 1. Сутність та основні етапи планування праці менеджера У процесі управління менеджер здійснює ряд конкретних функцій, серед яких: організація і планування діяльності колективу і своєї власної роботи; розподіл завдань і інструктаж підлеглих; контроль за ними; підготовка і читання звітів; перевірка й оцінка результатів роботи; ознайомлення з усіма новинками у світі бізнесу, техніки і технології, висування і розгляд нових ідей і пропозицій; рішення питань, що виходять за межі компетенції підлеглих; знайомство з поточною кореспонденцією; відповіді на і прийом відвідувачів; проведення зборів і представництво; заповнення форм звітності; ведення переговорів; підвищення кваліфікації. Всі ці роботи характеризуються: високою розмаїтістю (до 200 видів дій у день), розмаїтістю форми самих цих дій і місця їхнього здійснення, широкими контактами і комунікаціями усередині і поза фірмою, швидкою зміною подій, людей і дій. Для ефективної організації роботи необхідно з'ясувати, чим займається менеджер протягом робочого дня. Робочий день менеджера не лімітований і різноманітний. Якщо представити в загальному виді, то можна сказати, що менеджер протягом свого робочого дня виконує наступні види робіт (за даними різних джерел): 1. Заплановані засідання, зустрічі - 60 - 65% ; 2. Розмови по телефоні - 3 - 6% ; 3. Робота з документами - 17 - 22% ; 4. Поїздки, огляди - 3 - 7% ; 5. Незаплановані зустрічі - 7% ; 6. Відпочинок - 2% ; 7. Втрати часу - 2%.[7] Приведені вище дані характеризують загальну ситуацію і варіюють у залежності від особливості роботи. Менеджер, займаючись аналізом трудового процесу, повинний враховувати особливості своєї організації. Для всебічного і повного аналізу витрат робочого часу необхідно проводити постійну роботу з обліку витрат. Цільове планування являє собою планування, спрямоване на досягнення визначених, за раніше відомих цілей. Метою в планування організації роботи менеджера є підвищення ефективності роботи при мінімумі витрат. У цілому весь процес планування можна представити у виді наступної схеми: Формулювання мети Аналіз поточного стану Виявлення слабких сторін Проведення спостереження Проведення заходів щодо поліпшення роботи Порівняння результатів до і після проведення заходів Схема 1. Процес планування праці менеджера.[2] Формулювання мети являє собою важливий процес. Від того, чи правильно буде обрана мета, залежить, що буде піддано дослідженню, і які результати будуть отримані. Аналіз поточного стану необхідний у першу чергу для того, щоб мати еталон. Порівняння цього еталону з результатом проведення заходів щодо організації роботи покаже ефективність проведених заходів. Після проведення аналізу необхідно виявить слабкі сторони в організації роботи менеджера. В організації роботи менеджера, як правило, кілька слабких сторін і саме їх необхідно виявити і дуже ретельно проаналізувати. Якщо не виявити основні напрямки роботи, то витрати часу і зусиль виявляться значними, а результат - поганим. Наступний етап - проведення спостережень - вимагає ретельного пророблення й організації. Спочатку необхідно вирішити, які спостереження необхідно провести. Наприклад, при організації робочого місця необхідно провести виміри обсягу робочого кабінету, рівня шуму, висвітлення й інші. Для поліпшення документообігу необхідно проаналізувати документи по різних ознаках - ступінь важливості, можливість рішення деяких питань іншими що служать і ін. Потім необхідно вирішити, хто буде проводити спостереження. Це може бути або сам менеджер, або дослідник. У будь-якому випадку менеджер повинний допомагати в проведення дослідження і бути зацікавленим у результатах. Після проведення спостережень необхідно вирішити питання про необхідність проведення заходів щодо поліпшення організації роботи. Якщо витрати по проведенню цих заходів окупляться, то необхідність їхнього проведення очевидна. Потім проводяться безпосередньо заходи щодо поліпшення роботи менеджера. І у висновку необхідно порівняти отримані результати з попередніми. Якщо праця менеджера покращилася і витрати були незначні, то заходи були проведені правильно. У заключення хотілося б відзначити, що в даний час навколишній світ настільки швидко міняється, що необхідно постійно аналізувати працю менеджера і намагатися її поліпшувати. 2. Удосконалення системи самоменеджменту менеджера Основні напрямки, що будуть розглянуті в цьому підрозділі, є важливими складовими в організації роботи менеджера. Необхідно відзначити також, що всі вони носять рекомендаційний характер і важливо враховувати реальні умови, у яких працює менеджер. При процессі планування роботи менеджера необхідно враховувати всі нюанси у всьому обсязі і тісному взаємозв'язку. Організація робочого місця. Якщо розглядати робоче місце менеджера, то можна сказати, що це його робочий кабінет, у якому він проводить більшу частину роботи. Від того, який це буде кабінет, залежить і те, як буде працювати менеджер. Зовсім очевидно, що чим краще пристосовано робоче місце для виконання функцій менеджера, тим продуктивніше й ефективніше буде робота менеджера. Слід зазначити, що для зниження шуму можна використовувати килимові покриття на підлозі, подвійні двері, шумоізоляційну оббивку й ін. Для підтримки нормального мікроклімату застосовуються кондиціонери, променисті джерела тепла. Для зниження сонячного світла можна повісити на вікна жалюзі. Відзначимо деякі особливості. Весь кабінет поділяється (умовно) на три зони. Перша зона - безпосередньо робоче місце менеджера. Друга зона - зона проведення нарад, планерок, презентацій. Третя зона - зона відпочинку, де стоїть журнальний столик, диван і одне, два комфортабельних крісла. Робочий стіл повинний бути більше звичайних столів. Стіл для нарад повинний бути розрахований на визначену кількість людин (як правило, кількість учасників конференцій, планерок (5 -7 чоловік) + 2 вільні місця). Зона відпочинку призначена для неофіційних прийомів і відпочинку менеджера. Робота з документами і кореспонденцією Задача менеджера - скласти документ (менеджер повинний складати тільки ті документи, що не можуть бути складені ким-небудь іншим). У процесі складання документа, ділового листа й іншого велику допомогу може зробити комп'ютер. Для цього досить вкласти в пам'ять комп'ютера зразки ділових листів, документів і тільки вносити невеликі виправлення. Складніше справа обстоїть із вхідними документами. У залежності від розміру підприємства росте кількість кореспонденції, і самому менеджеру просто немислимо переглядати всю кореспонденцію. На допомогу повинний прийти секретар, в обов'язки якого входить: 1. Реєстрація кореспонденції, що надходить. 2. Сортування в залежності від призначення. 3. Добір документів, що адресовані менеджеру чи знаходяться в його прямої компетенції. 4. Сортування кореспонденції по ступені важливості. Найбільш раціональним і прийнятної є сортування, що дозволяє менеджеру відразу оцінити ступінь важливості. Для цього можна, наприклад, розкладати кореспонденцію в спеціальні кольорові папки. На столі в менеджера повинний стояти спеціальний лоток для паперів з декількома відділеннями, у які він зможе класти кореспонденцію в залежності від важливості, виконавців і іншого.[7] Менеджер, переглядаючи кореспонденцію в порядку важливості, повинний поставити резолюцію. Зберігати документи в кабінеті менеджера немає ніякої необхідності і тому в обов'язки секретаря ставиться ведення архіву. Збережені документи повинні бути класифіковані по визначених ознаках, по яких їх легко було б знайти. З повсюдним упровадженням комп'ютерів задачу збереження документів можна перекласти на них - це заощадить час на їх пошук. Ведення телефонних розмов Телефон — важливий засіб ефективності управлінського роботи, оперативного ділового спілкування. Але при неправильному користуванні ним саме телефон стає джерелом втрат робочого часу. На телефонні переговори витрачається від 4% до 27% робочого часу.[10] Мистецтво в користуванні телефоном складається в максимальній економії часу на телефонні бесіди при максимальній реалізації наданих телефоном можливостей. Велику допомогу при телефонному обслуговуванні робить менеджеру правильно організований довідковий апарат. Зручно для цих цілей використовувати комп'ютер. Крім цього менеджеру зручно мати при собі особистий довідник з адресами і телефонами, що регулярно повинний перевірятися, обновлятися і доповнюватися. В особистому довіднику крім прізвища, імені і по батькові абонента (за алфавітом) доцільно вказати його посаду чи справу, з якими він зв'язаний. На закінчення необхідно відзначити, що всі телефонні дзвоники повинні проходити через секретаря, що перенаправляє дзвоники в той чи інший підрозділ і переключає на менеджера, якщо дзвоники призначені для нього. Це дозволить заощадити час менеджера. Проведення нарад, конференцій Щодня, ранком менеджер проводить планерки, конференції. Вони, як правило, носять короткочасний характер і повторюваність. На них доповідається пророблена робота за попередній день і вирішується, що робити на сьогоднішній день. Основними вимогами тут є стислість викладу і максимальна інформативність. Наради, на противагу планеркам, більш довгострокові і не носять, як правило, настільки повторюваного характеру. На нарадах обговорюються важливі питання і приймаються колективні рішення. Нарада є ефективною формою вироблення групових рішень. Від того, наскільки ефективно вона проводиться, залежить якість прийнятих рішень. Сплановані й організовані певним чином наради допомагають зменшить утрати часу і підвищити якість вироблюваних рішень. Послідовність питань, розглянутих на нараді, необхідно спланувати, з огляду на те, що в ході наради, в залежності від його тривалості, знижується працездатність учасників. Так, пік працездатності спостерігається через 15 - 20 хв. після початку наради. Потім продуктивність падає і через 1,5 години майже цілком зникає.[11] Для ефективності ділової бесіди необхідно запрошувати тільки тих, хто безпосередньо потрібний під час обговорення питань. Будь-яку нараду необхідно закінчувати протоколом наради, де відбиваються виконавці, їхні дії й інша інформація. Складання графіку роботи Менеджер має у своєму розпорядженні визначений фонд робочого часу протягом дня. Тривалість робочого дня менеджера, як уже відзначалося раніше, строго не лімітована, але все-таки обмежена і необхідно спланувати свою роботу таким чином, щоб робочий день не розтягся на 14 -15 годин. Насамперед необхідно відзначити, що продуктивність менеджера в плині робочого дня різна. Так, пік продуктивності приходиться на період між 10 і 11 годинами. Потім продуктивність падає. Після обіду (між 12 і 13 годинами) продуктивність трохи зростає, але після 14 годин помітно йде на спад. У відповідності з цим необхідно важливі рішення приймати в період максимальної працездатності. Менеджер повинний ретельним образом планувати свій робочий день. Для цього найкраще підходять графіки роботи. У таких графіках відразу приділятися визначений час протягом дня на виконання яких-небудь повторюваних дій. Залишається резерв часу на непередбачені ситуації. Дотримання графіку не є суворо обов'язковим, але допомагає раціонально спланувати робочий час. Підготовка і проведення виступів Менеджер повинний володіти діловим красномовством. Основна мета виступу - впливати на думці слухачів, схилити їх до своєї точки зору. Для того, щоб виступ пройшов ефективно, до нього треба ґрунтовно підготуватися. Виступ повинний бути ні занадто коротким, ні занадто довгим. Основна функція виступу - привернути увагу слухачів до предмета викладу і налагодити контакт з аудиторією. Прийом з особистих питань Для проведення прийому краще виділити визначений час у плині робочого дня. Оптимальним представляється час між 14-00 і 16-00. Якщо це можливо, то необхідно користатися попереднім записом у секретаря. Відвідувач, по можливості, повинний заздалегідь викласти тему майбутньої бесіди. Це дозволить, по-перше, скоротити час на виклад теми розмови, по-друге, дозволить менеджеру підготуватися до майбутньої бесіді і, по-третє, якщо це можливо, направити відвідувача до інших виконавців. Відвідувачу необхідно заздалегідь повідомити тимчасові рамки розмови. Відвідування робочих місць Відвідування робочих місць дозволяє налагодити з колективом гарні відносини, бути в курсі справ на підприємстві (в організації). Також при відвідуванні робочих місць службовці можуть висловити менеджеру свої побажання чи можливі варіанти рішення проблем. При підготовці до відвідування менеджер повинний зібрати необхідний матеріал по тому чи іншому підрозділі, відділу щоб бути в курсі справ, що відбуваються в них. При зустрічі з працівниками необхідно заохочувати їхнє прагнення висловитися по актуальних проблемах. Щоб не забути внесені речення, їх краще коротко записувати і після аналізу впроваджувати, не забуваючи заохочувати працівників, що внесли раціоналізаторські пропозиції. Для відвідування робочих місць краще вибирати час ближче до кінця робочого дня, коли продуктивність низька і відволікання працівників не нанесе великої шкоди. Важливо відзначити також, що необхідно зустрічатися з працівниками не тільки в робочий час, але й у неробочий. На таких зустрічах можна обговорити загальне положення справ на підприємстві, послухати виступи працівників. Висновки Щоб стати сильним лідером і висококласним менеджером, потрібно постійно удосконалюватися, тому що до пред’являються менеджера великі вимоги. Хоча визнання особистого обмеження – це сама по собі рушійна сила для змін, але часто потрібен досвід і навчання, щоб поглибити своє розуміння, придбати нові навички і підходи. Значні зміни особистості припускають впевненість у собі, уміння, підтримку й у першу чергу розвиток уміння робити все по-новому. Задача менеджера – знайти спосіб проаналізувати свої підходи і здібності, перевірити потенціал, навчитися діяти по-іншому. На закінчення, зупинимось на тих моментах, що визначають ефективність організації праці менеджеру. Ряд із них залежить від нього самого і пов'язаний або з умінням керуючого організувати свою діяльність і діяльність підлеглих, або з його відношенням до них. Так, позитивно впливає на ефективність діяльності уміння її планувати, правильно визначати порядок важливості і терміновості справ, послідовність виконання операцій, кількість прийнятих рішень. На ефективність роботи менеджера впливає уміння використовувати можливості підлеглих, знання їх, віра в співробітників, здібність відверто з ними розмовляти, постановка завдань замість безпосереднього керівництва. Список використаної літератури Браймер Р. А. Основы управления в индустрии гостеприимства / Пер. с англ. - М.: Аспект Пресс, 1995. Веснин В. Практический менеджмент персонала: Пособие по кадровой работе.- Мн.: мисанта, 1998. Генкин Б.М. Основы управления персоналом: Учебник для студентов вузов. – М.: Высшая школа, 1999. Зигерт В., Ланг Л. Управление без конфликтов. – М., 1999. Кибанов А.Я. Управление персоналом в организации: Учебник.- М.: ИНФРА-М, 1997. Колот А. М. Мотивація, стимулювання й оцінка персоналу: Навч. Посібник. – К.: КНЕУ, 1998. Комарова Н. Мотивація праці и підвищення ефективности роботи.// Людина і праця.- 2000. - №10.- С 12-15. Марр Райнер, Шмидт Герберт. Управление персоналом в условиях социальной рыночной экономики.- М.: Изд - во МГУ, 1997. Мескон М. Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. - М., “Дело” - 1999. Москвичев С. Г. О личности руководителя и мотивации его деятельности: Учеб. пособие. — К., 1999. — 96 с. Шипунов В.Г., Кишкель Е.Н. Основы управленческой деятельности. - М., 1996.
1 2 3 4 5 Категория: Менеджмент \| Добавил: Aspirant (11.06.2014)
Просмотров: 276 \| Рейтинг: 0.0/0

Всего комментариев: 0


Имя *:
Email *:

Код *: