Реферат на тему: Комунікації в системі менеджменту - Менеджмент - Реферати - Каталог статей

Реферат на тему: Комунікації в системі менеджменту. Комунікації в системі менеджменту 1. Комунікації та ефективність управління. Види і форми комунікації. Комунікаційний процес. Налагодження ефективних комунікацій. 5. Інформація як основа процесу управління. Комунікації та ефективність управління Численними дослідженнями в галузі управління доведено, що від 50 – 70 % всього робочого часу керівник витрачає на комунікації. В широкому розумінні комунікації – це обмін інформацією між двома або більше особами. Проте в організаціях це не просто розмови не телефону, засідання. Комунікація сполучає всі елементи організаційної системи з метою досягнення цілей підприємства. Отже, комунікації – це обмін даними, на основі яких керівник отримує інформацію, необхідну для прийняття ефективних рішень, доводить їх до відома працівників організації. Таким чином, комунікація розглядається як спілкування за допомогою слів, символів, жестів, як спосіб за допомогою якого висловлюється відношення одного працівника до знань, і розумінь іншого, досягається довіра, взаємо прийняття поглядів тощо. Стверджують, що ефективно працюючі керівники – це ті, хто досяг успіхів у налагодженні комунікацій і самі є комунікабельними. Комунікабельність – це схильність, здатність до комунікацій, встановлення контактів і зв’язків, досягнення взаєморозуміння. Комунікаційні потреби організації залежать від факторів її внутрішнього та зовнішнього середовища. Організації користуються різними засобами комунікації. Так, зі своїми наявними і потенційними споживачами вони спілкуються за допомогою реклами та інших програм просування товарів на ринок. У сфері відносин з громад кістю першочергова увага приділяється створенню певного образу, іміджу організації. Організація так само тісно повинна взаємодіяти і зі своїм внутрішнім середовищем: підтримувати зв’язки з профспілками, з усіма відділами та службами своєї структури. Для того щоб здійснювати комунікацію ефективно, потрібно враховувати різні фактори: підбір слів при формуванні повідомлень, настрій, самопочуття, потреби адресатів тощо. Ефективність комунікацій знижується, якщо неточно формулюється повідомлення, має місце помилковий переклад, або нечітке тлумачення, допускаються втрати інформації у процесі її передачі, зберіганні, неуважність працівників. Види і форми комунікації В управлінській діяльності використовуються різні засоби, види і форми комунікації. Завдання полягає у тому, щоб насамперед вміло використати різноманітні види комунікації, серед яких можна назвати такі: 1) передача інформації, інформування (читання лекції в аудиторії, виступ по радіо тощо); 2) експресивна – виразна, що характеризується експресією – силою прояву почуттів, переживань (зустріч після довгої розлуки); 3) переконуюча – прагнення вплинути на інших, висловлення захоплення, прохання, що особливо важливо для політичних діячів, юристів, торгових представників; 4) соціально-ритуальна – використання норм і звичаїв соціально-культурної поведінки ( процедура знайомства, звичаї гостинності); 5) паралінгвістична – спілкування за допомогою міміки, виразу очей і рота, а також поз і рухів (передача різних відтінків повідомлення, його прихованого змісту). Різноманітні види і способи комунікації можна розбити на три групи: усну, письмову і візуальну. Усний контакт – за його допомогою можна передавати усі деталі, уточнити неясні питання і цим виключити неправильне розуміння завдання і ін. Ключем до ефективної письмової комунікації є дотримання певних вимог до інформації: чіткість, повнота, надійність і правильність, вона доповнює і підкріплює усну комунікацію. Для досягнення цілей організації та ефективного обміну інформацією використовують: між рівневі комунікації в організаціях. Такий вид комунікації передбачає переміщення інформації з рівня на рівень у межах вертикальних комунікацій. Він може передаватись по низхідній, тобто з вищих рівні в на нижчі, і по висхідній, тобто з нижчих рівнів на вищі. Комунікації між різними підрозділами. Організація складається з багатьох підрозділів, тому обмін інформацією між ними необхідний для координування завдань і дій. Комунікації «керівник-підлеглий» є різновидом обміну інформацією по вертикалі. Вони пов’язані з поясненням завдань, пріоритетів, очікуваних результатів, пропозиції тощо. Комунікації між керівником і робочою групою дозволяють керівникові підвищувати ефективність дій груп. При цьому реалізується потреба в спілкуванні, повазі, самовираженні, що спонукає робітників працювати більш свідомо і продуктивно. Неформальні комунікації. Канал неформальних комунікацій можна назвати каналом розповсюдження чуток. Відомо, що по каналах чуток інформація передається набагато швидше, ніж по каналах формального повідомлення. Характер комунікаційної системи будь-якої організації великою мірою залежить від типу структурних систем, що використовують для побудови управлінської системи. Структуру прийнято зображати позиціями (окремі особи, організації, структурні підрозділи тощо) і зв’язки між ними. Основні типи структурних схем комунікацій такі: лінійні, кільцева, стільникова, багато зв’язкова, типу «колесо», зіркова та ієрархічна. При лінійній схемі кожна позиція (окрім крайніх) пов’язана із двома сусідніми і інформація, що передається з одного кінця на інший, стає відомою усім. Тут немає відносин підлеглості, але будь-який розрив зв’язку не компенсується, і така організація стає мало керованою, оскільки контакт між окремими частинами системи втрачається. Але простота побудови, порівняно короткі канали зв’язку створюють передумови для оперативного прийняття рішень. Кільцева схема являє собою замкнуту структуру із однаковими зв’язками. При цій схемі підвищується швидкість передачі інформації і стійкість структури, оскільки будь-які дві позиції використовують два напрямки інформаційного обміну. Стільникова схема являє собою більш складну структуру із розвинутими багатьма шляхами проходження інформації Багатозв’язкова схема реалізує принцип: кожен зв’язаний із кожним. Тут зв’язки рівноцінні і жоден з них не має переваг перед іншим. Висока швидкість проходження інформації досягається прямими зв’язками, коли не має потреби використовувати обхідні шляхи. “колесо” – встановлення зв’язку із двома сусідами і центром. При зірковій схемі кожна позиція підтримує зв’язок лише із центром, який виконує командні функції. найбільш поширеною в менеджменті є ієрархічна схема – уособлює командні функції одних позицій по відношенню до інших. Позиції, розташовані у нижній частині схеми, є чисто підлеглими. Позиції розташовані над ними, є одночасно підлеглими і командними.. Позиції, розташовані у верхній частині схеми, виконують лише командні функції. Комунікаційний процес Комунікаційний процес – це обмін інформацією між двома або більшою кількістю людей. Щоб він став ефективним, підлеглий повинен повідомити управляючого, як він розуміє завдання і очікування керівника, щодо результатів своєї діяльності. Обмін інформацією відбувається тільки тоді, коли одна сторона пропонує інформацію, а інша сприймає її. У своїй основі процес комунікації становить процес руху інформації в ланцюгу “відправник – канал – одержувач”. В процесі обміну інформацією можна виділити вісім базових елементів: Відправник – передавач, що генерує ідеї або збирає інформацію і передає її. Ним може бути індивід або група разом працюючих людей. При обміні інформацією відправник і одержувач проходить декілька взаємопов’язаних етапів: 1) зародження ідеї; 2) кодування і вибір каналу; 3) передача; 4)декодування. Обмін інформацією розпочинається із формулювання ідеї чи повідомлення слід зробити предметом обміну. Кодування – це процес перетворення ідей у символи, зображення, рисунки, форми, звуки, мову і т.п. Тобто, перш ніж передавати ідею, відправник повинен за допомогою символів закодувати її, використавши для цього слова, інтонації жести і надати ідеї гарну “упаковку”. Таке кодування перетворює ідею у повідомлення. Повідомлення – сукупність символів, власне інформація, що закодована за допомогою символів і передається одержувачу. Канали передачі – засоби, за допомогою яких сигнал спрямовується від передавача до приймача. Декодування – процес, за допомогою якого приймач повідомлення переводить одержані символи в конкретну інформацію і інтерпретує її значення. Приймач – цільова аудиторія або особа, якій призначається інформація і яка її інтерпретує. Відгук – сукупність реакції обмежувача повідомлення після ознайомлення із його змістом. Можна спостерігати три основні типи результатів комунікації: а) зміни в знаннях одержувача; б) зміна установок одержувача; в) зміни поведінки одержувача повідомлення. Зворотній зв’язок – частина відгуку одержувача, що поступає передавачу. Весь шлях від джерела інформації (відправника) до отримувача називається каналом комунікації. 4. Налагодження ефективних комунікацій Ефективність комунікації залежить від багатьох чинників. Можна виділити наступні причини неефективних комунікацій: Перешкоди зумовлені сприйняттям. Дуже часто люди реагують на одні і ті ж речі по-різному ; Семантичні бар’єри (вивчення змісту слів та їх значення); Невербальні перешкоди (це пози, жести, міміка, інтонація); Поганий зворотний зв'язок або його відсутність можуть обмежувати ефективність між особового обміну інформацією; Невміння слухати. Ефективна комунікація можлива лише за умови, якщо людина є однаково точною при відправленні та прийнятті повідомлення. Тому важливо вміти слухати. Знаючи про наявність цих перешкод, можна їх уникнути або хоча б зменшити вплив, що теж підвищить якість комунікацій. Якість психологічного сприйняття службових комунікацій залежить від: форми повідомлення – тобто як відправник сформулював його; готовність сприйняти і переробити повідомлення одержувачем; каналів зв’язку – слід правильно вибирати. Налагодження ефективних комунікацій можливе через удосконалення мистецтва спілкування: пояснюйте свої ідеї перед тим, як передавати. Це дозволить вашим співрозмовникам швидше в них розібратися і досягти взаєморозуміння. Для цього доцільно розкрити причини, цілі та сподівання стосовно наступних ідей і пропозицій. Будьте сприйнятливі до потенційних семантичних бар’єрів. Намагайтесь вилучати з свого лексикону слова та фрази з двояким тлумаченням. Слідкуйте за виразом свого обличчя, позами, жестами, інтонаціями, щоб не посилати суперечливих сигналів. Випромінюйте емпатію та відкритість. Емпатія – це увага до почуттів інших людей, готовність опинитись у їх «шкурі». Завдяки цьому ми налаштовуємо співрозмовника на дружню бесіду і змушуємо його прийняти нашу позицію. Домагайтесь встановлення зворотного зв’язку. Існує багато способів встановити зворотній зв'язок. Один з них – ставити запитання. Другий – встановити спеціальні форми контролю за виконанням завдання. Найбільш частими перешкодами на шляху обміну інформацією в організації є фільтрація поганих новин підлеглими; перевантаження інформаційної мережі, незадовільна структура організації. Обмін інформацією можна покращити, запроваджуючи розумні управлінські дії, які сприяють формуванню вертикальних і бокових гілок інформаційного обміну, розгорнувши систему збору пропозицій, друкуючи матеріали інформаційного характеру для застосування всередині організації та запроваджуючи досягнення сучасної інформаційної технології. 5.Інформація як основа процесу управління Інформація як організаційний ресурс впливає на економічний ріст, ефективність і зайнятість. Інформація має декілька значень: повідомлення про щось; відомість про навколишній світ; відомість про події, ситуації, діяльність людей, живих організмів, технічних засобів. Роль інформації характеризують такі риси: ключовим фактором розвитку суспільства і його структур стають інформаційні технології; інформація виступає важливим стимулятором зміни якості життя; інформація стає ключовим фактором у соціально-економічному житті у виді ресурсу, послуг, товару. Інформацію можна класифікувати наступним чином: за джерелами виникнення – зовнішня; внутрішня; за ступенем обробки – первинна і вторинна; за ступенем систематизації – систематизована; несистематизована; за напрямом руху – пряма і зворотна; за змістом – наукова; технічна; економічна; соціальна; особиста тощо. Властивості інформації як організаційного ресурсу: загальні – об’єктивна необхідність, змістовність, обмеженість, вартість, життєвий цикл, транспортованість; специфічні – нерозходуваність; унікальність; не контрольованість обсягу; тиражованість; подільність; неможливість існування без матеріального носія4 здатність до збільшення. Для того щоб інформація ефективно використовувалась на підприємстві, вона повинна відповідати певним вимогам: точність, чітка періодичність надходження, своєчасність, повнота, корисність, доступність, достовірність. Види інформації за критеріями: релевантна інформація – повна інформація, яка стосується конкретного питання і які використовують для вирішення тієї чи іншої проблеми. заплутувальна інформація – це інформація, що взяли до відома, але яка не має відношення до конкретного питання, утрудняє питання управлінських рішень. бюрократична інформація – це інформація, яка циркулює в організації, але не береться до уваги її членами і не стосується вирішення конкретних організаційних проблем. Дезінформація – це перекручені, неповні, неточні знання, зведення, повідомлення, що формують у свідомості людей неправильні уявлення про дійсність. Дезінформація може бути стихійна і навмисна. Самостійно: Шляхи удосконалення форм і способів ділового спілкування. Методи поширення інформації про діяльність організації. Роль діловодства в управлінській діяльності підприємства.
1 2 3 4 5 Категория: Менеджмент \| Добавил: Aspirant (05.06.2014)
Просмотров: 809 \| Рейтинг: 0.0/0

Всего комментариев: 0


Имя *:
Email *:

Код *: