Реферат на тему: Комунікації в менеджменті - Економічні теми - Реферати - Каталог статей

Реферат на тему: Комунікації в менеджменті. Поняття та характеристика комунікацій. Інформація та її роль в менеджменті. Документація в менеджменті. Комунікаційний процес, шляхи удосконалення комунікацій. Поняття та характеристика комунікацій Комунікації – це обмін інформацією, її змістом між двома і більше особами. Спільна діяльність людей передбачає контакти між ними у вигляді обміну необхідною інформацією. На цій основі люди, об’єднані в організації можуть досягнути своєї мети. Тому кожна організація має свою систему комунікацій. Комунікації класифікують за різними ознаками: За сферою охоплення: Між організацією і зовнішнім середовищем – обмін інформацією зі споживачами відбувається через рекламу, з державою – через звіти. Під впливом зовнішнього оточення проводяться обговорення, телефонні переговори, готуються службові записи, звіти та ін.. Організаційні – можуть здійснюватися від вищих до нижчих рівнів управління; від нижчих рівнів управління до вищих, така інформація вважається звітною про рівень виконання завдань; між різними підрозділами, відділами, цехами, службами; між менеджером, керівником і його робочою групою. Організаційні комунікації визначаються характером діяльності, можливостями організації. При цьому причиною виникнення перепон на шляху таких комунікацій може бути деформація повідомлень на різних станах передачі інформації, або громіздка структура управління інформацією, або перевантаження в системі комунікацій. Удосконалення організаційних комунікацій доцільно здійснювати за допомогою раціоналізації структури комунікацій організації, удосконалення документообігу, застосування сучасних інформаційних технологій та ін.. Міжособистісні комунікацій – виникають між окремими особами чи працівниками. На шляху таких комунікацій можуть виникати перепони, неповне сприйняття працівниками інформації. Для усунення таких перепон необхідно пояснювати та обґрунтовувати такі ідеї до початку їх передачі, слідкувати за властивостями, жестами, інтонаціями, бути уважним до почуттів інших працівників, враховувати соціально-психологічний клімат, допускати можливість дублювання інформації. За способом виникнення: Формальні – це офіційні комунікації, які створюються керівництвом організації для досягнення її цілей та забезпечення взаємодії між структурними ланками; Неформальні – встановлюються на засадах особистих стосунків в організації. За способом здійснення: Словесні – здійснюються через розмови, заяви, повідомлення; Несловесні комунікації – здійснюються з використанням мови жестів. Уважно спостерігаючи за несловесною поведінкою співрозмовника можна виявити наскільки він чесний з вами, які у нього наміри, чи приємне спілкування з вами, які у нього наміри, особливе значення має несловесне спілкування з іноземцями. Інформація та її роль в менеджменті. Базою комунікацій є ефективне інформаційне забезпечення. Інформація – це сукупність повідомлень, які відображають конкретний бік явища, події, виробничо-господарської діяльності. Інформацію можна класифікувати за ознаками: За повнотою охоплення явища: Повна Часткова надлишкова За напрямком руху: Вхідна Вихідна За періодом дії: Разова Періодична Довгострокова За змістом: Фінансова Планово-економічна Бухгалтерська Технологічна Адміністративна Довідкова За рівнем доступності Відкрита Виключно для службового користування Секретна За способом передавання Усна Графічна Комбінована За рівнем достовірності Достовірна Недостовірна. В Україні працює ЗУ «Про інформацію» (від 02.10ю92 р №2658 – ХІІ). Згідно цього ЗУ виокремлено такі види інформації: Статистична – це офіційна документована державна інформація, що дає кількісну характеристику подій та явищ, які відбуваються в економічній, соціальній, культурній та інших сферах життя країни. Підлягає систематичному офіційному публікуванню. Масова – це публічно поширювана друкована та аудіо-візуальна інформація. Інформація державних органів та органів місцевого і регіонального самоврядування – це офіційно документована інформація, яка створюється в процесі поточної діяльності законодавчої, виконавчої, судової влади, органів місцевого і регіонального самоврядування. Основними джерелами є законодавчі та нормативні правові акти. Правова інформація – це сукупність документованих або публічно оголошених відомостей про правову систему, джерела, реалізацію, юридичні факти, правовідносини, правопорушення і боротьбу з ними. Джерелами правової інформації є Конституція України, норми і принципи міжнародного права, Кримінальним Кодекс та інші законодавчі правові акти. Інформація про особу – це сукупність документованих або публічно оголошених відомостей про особу. Основними даними про особу є національність, сімейний стан, адреса, дата і місце народження, освіта, релігійність. Інформація довідково-енциклопедичного характеру – це систематизовані, документовані або публічно оголошені відомості про суспільне та державне життя і навколишнє природне середовище. Основними джерелами є енциклопедії, словники, довідники, путівники, картографічні матеріали. Соціологічна – це документовані або публічно оголошені відомості про ставлення окремих громадян або соціальних груп до суспільних подій та явищ в процесі фактів, тощо. Відповідно до ЗУ «Про інформацію» основними принципами інформації є: Гарантованість права на інформацію; Відкритість, доступність та свобода її обміну; Об’єктивність інформації; Повнота та точність інформації; Законність одержання її, використання, поширення та зберігання інформації. Документація в менеджменті. Носіями інформації є документи, дискети, диски, графіки, магнітофонні стрічки, плакати, схеми. Основним носієм інформації є документ. Документ – це надавання з допомогою певних носіїв інформації про факти, події, явища, об’єктивної дійсності і розумової діяльності людини, носієм якої вона є. Відповідно до ЗУ «Про інформацію», документ – це передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації на папері, магнітній, кіно-, фото-, відеоплівці або іншому носієві. Документацію класифікують за ознаками: За змістом: Адміністративна Комерційна Бухгалтерська Зовнішньоекономічна Технічна З обліку кадрів За складністю: Проста – відображає один процес Складна За призначенням: Індивідуальна Типова За етапами виконання: Первинна (містить вихідну інформацію) Вторинна – є результатом аналітико-синтетичної переробки документів За місцем у менеджменті: Службово-інформаційна (службові листи, записки, акти) Розпорядча (накази, розпорядження, вказівки, постанови, інструкції) Спеціальна (фінансова, економічна, планова, бухгалтерська, звітна). Процес, пов'язаний із складанням документів, їх обробкою, проходженням, зберіганням, називається діловодством. Його функції такі: Попередній розгляд і облік документів Довідково-інформаційне обслуговування Контроль за виконанням Вдосконалення документообігу Експедиційна обробка та транспортування документів. Розрізняють системи діловодства: Централізована – вся документація потрапляє в єдиний центр (канцелярія) Децентралізована – документація проходить за призначенням у підрозділи, Змішана. В організаціях є спеціальні служби, призначені для роботи з документацією: канцелярія, архів, довідкове бюро, секретаріат, реферантура. Комунікаційний процес, шляхи удосконалення комунікацій. Вся інформація передається за допомогою комунікаційного процесу. Комунікаційний процес – це процес обміну інформацією на засадах виконання певних складових та реалізації відповідних етапів з метою розв’язання конкретної проблеми. Виділяють такі складові комунікаційного процесу: Відправник або джерело – той, хто збирає інформацію і передає її; Повідомлення – це інформаційна ідея, яка закодована у вигляді символів; Канал – засіб передачі інформації; Отримувач або споживач – особа, для якої призначена інформація. Комунікаційний процес реалізується через наступні етапи: Формування або вибір ідеї; Кодування – це перетворення ідеї в повідомлення за допомогою символів, жестів, інформації; Вибір каналу – телефонний, електронний зв'язок, відеострічка тощо; Передача ідеї – передача повідомлення; Декодування – переклад символів відправника в думки отримувача; Оцінка і уточнення повідомлення; Здійснення зворотного зв’язку. В комунікаційних процесах постійно виникають шуми. Шум – це те, що деформує зміст повідомлення, відхилення, помилки тощо. Шуми можуть бути суб’єктивними (невиразність мовлення, неякісний переклад, перекручення інформації), об’єктивними (несправність засобів зв’язку, перешкоди на лінії). Оскільки будь-яка організація є відкритою системою, то успішність її функціонування у зовнішньому середовищі значною мірою залежить від уміння налагоджувати контакти з діловими партнерами, інвесторами, кредиторами, постачальниками, споживачами. При цьому важлива роль припадає на здатність та вміння працівників організації результативно та інформативно проводити ділові переговори з зовнішніми контрагентами. У практиці проведення ділових переговорів необхідно обрати стратегію проведення переговорів. У практиці виділяють чотири стратегії ділових переговорів: Жорсткі переговори – у них кожна із сторін відстоює власні позиції не йдучи на компромісні рішення; Перспективні – реалізовуються в умовах, коли сподівань на реалізацію власної позиції немає, але результати переговорів можуть слугувати базою для проведення переговорів у перспективі; Лояльні – за яких сторони йдуть на поступки, враховуючи майбутню вигоду від взаємної майбутньої позиції; Принципові – базуються на рівноправних партнерських стосунках, передбачають пошук зіткнення точок інтересів, відкритість аргументацію позицій сторін. Обравши стратегію проведення ділових переговорів, працівники повинні зосередитись на тактиці, тобто методах і принципах досягнення мети переговорів. У діловій практиці використовують коректні та некоректні тактичні прийоми ведення ділових переговорів. До коректних відносять: використання інформацій про перспективи своєї організації, пошук спільної зони рішень, повне відкриття позицій, взаємні поступки, застосування відкритих статистичних даних, тобто чесне спілкування з партнером. До некоректних відносять: шантаж, оманливі пропозиції, затягування переговорів, ультимативність вимог, посилений вплив чи тиск, надання неправдивої або неповної інформації. При проведенні переговорів з іноземними партнерами слід враховувати їх звичаї, норми поведінки, особливості їх національних звичаїв тощо. Шляхи удосконалення. На шляху між особових комунікацій виникають такі перепони: Неповне сприйняття працівниками інформації, або не сприйняття інформації взагалі; Перепони, які викликані нерозумінням способів використання слів або словесних знаків, поганий зворотній зв'язок. Усунути ці перепони можна шляхом вдосконалення спілкування. Для цього необхідно пояснювати та обґрунтовувати свої ідеї до початку їх передавання, слідкувати за своїми жестами, інтонацією і т.д., бути уважним до почуттів інших працівників, враховувати соціально-психологічний клімат в колективі, допускати можливість дублювання ідеї повідомлення, пояснення. В організаційних комунікаціях причинами виникнення перепон можуть бути: Деформація різних повідомлень на різних станах процесу комунікацій; Інформаційне перевантаження в систему комунікацій; Незадовільна структура управління організацією або громіздка структура комунікаційного процесу. Шляхи усунення: Раціональна структура комунікаційного процесу; Удосконалення документообігу; Ефективне застосування графічних засобів; Покращення зворотного зв’язку; Ведення системного збору пропозицій працівників; Застосування сучасних інформаційних технологій.
1 2 3 4 5 Категория: Економічні теми \| Добавил: Aspirant (13.06.2014)
Просмотров: 764 \| Комментарии: 1 \| Рейтинг: 0.0/0

Всего комментариев: 0


Имя *:
Email *:

Код *: