РЕФЕРАТ НА ТЕМУ: Впровадження електронного документообігу: критерії вибору - Діловодство - Реферати - Каталог статей

Впровадження електронного документообігу: критерії вибору Автоматизація документообігу — одне з пріоритетних завдань, що є актуальним для підприємств, установ, організацій незалежно від виду діяльності та форми власності. При виборі програмного забезпечення для автоматизації роботи з документами необхідно проаналізувати потреби організації, фінансові можливості, а головне — доцільність впровадження саме цієї системи. Зорієнтуватися у розмаїтті вітчизняних програмних продуктів та зарубіжних аналогів, адаптованих до нашого ринку російськими розробниками, вам допоможе цикл публікацій, в яких докладно розглянемо особливості різних систем електронного документообігу. Сьогодні до вашої уваги перша стаття циклу На початку 90-х років минулого століття в органах державної влади, на промислових підприємствах та у великих корпораціях (далі — установа) розпочали впровадження систем електронного документообігу. А нині, можна сказати, більшість установ вже автоматизували процеси оброблення та передавання документів в електронному вигляді, якщо не повністю, то хоча б частково. Функціональні можливості систем управління електронним документообігом Для ефективної організації роботи з електронними документами використовують системи автоматизації. Та перш ніж перейти до характеристики систем управління електронним документообігом (EDMS — Electronic Document Management Systems), необхідно окреслити низку проблем, які доводиться долати установам на перших етапах автоматизації діловодства. Електронний документообіг — сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та, у разі необхідності, з підтвердженням факту одержання таких документів (Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22 травня 2003 p. № 851-IV). Організовуючи електронний документообіг, передусім необхідно визначити, за якою моделлю має бути побудовано систему управління електронним документообігом (СУЕД) — вітчизняною чи зарубіжною. Перша характеризується чіткою вертикальною спрямованістю. Тобто всі документи, що надходять до організації, реєструють і подають керівникові. Після їх розгляду керівник накладає резолюцію, в якій зазначає відповідального виконавця. Відповідальний виконавець або сам виконує документ, або пере дає його своїм підлеглим. Виконані документи повертають до керівництва зі звітом про виконання. Саме за вертикальним принципом побудовано систему діловодства в усіх вітчизняних державних установах. Західне ж діловодство побудовано за горизонтальною схемою, коли вхід ні документи спрямовують виконавцям у відповідні підрозділи та служби, де їх реєструють та виконують. СУЕД цієї моделі зорієнтовані на макси мально повне використання електронних документів та засобів колектив ної роботи користувачів. Процес такого документообігу дуже динамічний і майже повністю виключає користування паперовими носіями. Зарубіж ні СУЕД моделюються під конкретні процеси документообігу, а програм ні системи настроюються саме на ці моделі. Тут зазвичай забезпечується підтримка спеціальних функцій, наприклад, використання лінгвістичного аналізу текстів документів: автоанотування, авторубрикування, автозв'язу- вання (встановлення гіперпосилань між документами), семантичний ана ліз, формування зв'язаних текстів (звітів) за заданою тематикою на базі ар хіву електронних документів, доступ до якого є розподіленим. Здавалося б, узявши до уваги подану вище характеристику, неважко визначити потрібну модель документообігу для окремої установи. Адже у вітчизняних установах діловодство організовують за традиційною вер тикальною схемою. Однак аналіз впроваджень СУЕД в Україні, здійснений такими компаніями, як DSS Consulting, Docflow, Cio-World свідчить, що біль шість установ, за винятком державних, обирають СУЕД, побудовані за го ризонтальною схемою. Пояснення цьому напевно слід шукати у неухиль ному впливі процесів інтеграції та великій кількості зарубіжних інвестицій у вітчизняну економіку. При виборі системи автоматизації управлінської діяльності з метою підвищення її ефективності необхідно грунтовно проаналізувати специфічні потреби в програмному устаткуванні конкретної устано ви, та головне — доцільність впровадження тієї чи іншої системи. Необхідно також визначити вихідні дані для розробки чи впроваджен ня СУЕД в установі (спиратися при цьому можна на інструкцію установи з організації електронного документообігу та інші методичні рекоменда ції та нормативні документи, що рекомендовано до розробки для кожної установи, яка готується до придбання й впровадження СУЕД). Далі, відповідно до виділених ресурсів, розробити стратегію створення електронного офісу (комунікативної або системної моделі), особливо виокремивши роз робку СУЕД. Чому ми говоримо про розробку? Адже сьогодні на ринку є безліч гото вих програмних продуктів. Річ у тому, що далеко не завжди готовий про грамний продукт задовольнятиме потреби установи, в якій дотримують ся своїх правил, усталеної практики роботи з документами, існують певні особливості в діяльності тощо. Тому звернімо увагу на низку вимог, яким має відповідати СУЕД незалежно від способів створення, платформи, бази даних, мови написання та функцій. Відкритість — головна вимога. Система документообігу не може і не повинна існувати у відриві від інших систем. Наприклад, якщо необхідно об'єднати систему з прикладною бухгалтерською програмою, то система документообігу повинна мати відкриті інтерфейси для можливого доопра цювання та адаптації інших систем. МоЬульність та інтеграція. Наявність розвинутих можливостей інте грації з діючим в організації інформаційним середовищем — найважливіша вимога, яку має задовольнити обрана система. Пропонована постачальни ком технологічна платформа повинна мати як мінімум якісні можливості взаємодії з реляційними базами даних і з корпоративною системою елек тронної пошти, а також, у разі необхідності, — з різними впровадженими системами типу ERP-систем. Масштабованість (довільна кількість користувачів) — визначаєть ся здатністю системи нарощувати свою потужність за рахунок потужнос ті відповідного апаратного забезпечення. Бажано, щоб система документо обігу була в змозі підтримувати як п'ять, так і п'ять тисяч користувачів. Розподілення. Основні проблеми при роботі з документами виникають у територіально розподілених організаціях, тому архітектура системи доку ментообігу має підтримувати взаємодію віддалених користувачів. Ефективність — забезпечення раціонального співвідношення між ви тратами на створення системи і кінцевими результатами впровадження ав томатизації документообігу. Наступним, не менш важливим кроком у забезпеченні функціонуван ня електронного документообігу є підготовка персоналу, який буде в змозі не лише супроводжувати систему, а й адмініструвати її. Однак найголовніше — залучити для розробки СУЕД надійні фір ми, які тривалий час працюють на ринку комп'ютерних технологій. Отже, варто поцікавитися кількісним та якісним показниками впро ваджень їх програмних продуктів. Сьогодні в Україні діють кілька вітчизняних фірм — розробників про грамного забезпечення. Втім, якщо пропоновані програмні рішення не задовольнять потреб споживачів, можна звернутися безпосередньо до російських фірм-розробників або через українські представництва, що пропонують послуги постачання, доопрацювання та впровадження систем електронного документообігу. Крім того, на ринку працюють також фірми- підрядники, що пропонують впровадження та супровід зарубіжних про грамних продуктів. Якщо ви вирішили звернутися до фірми-підрядника, то, окрім звичай ного технічного завдання на розробку чи доопрацювання програмного про дукту та укладення договору, потрібно заздалегідь обговорити умови впро вадження, налагодження та подальшого супроводження обраної системи. Автоматизація роботи з документами впроваджується за двома на прямами: автоматизація діловодства та електронний документообіг. Перший етап — автоматизація діловодних процесів, тобто впроваджен ня автоматизованої системи реєстрації документів, єдиної бази реєстрів вхідних, вихідних та внутрішніх документів; автоматизація контролю ви конання документів та атрибутивний пошук реєстраційно-контрольних карток у базі даних. Програмні продукти такого напряму прийнято назива ти системами автоматизованого діловодства. Однак цей клас систем має до сить обмежені функціональні можливості і використовується в установах, де немає необхідності в передаванні електронних документів. Прискорення розвитку інформаційних технологій та збільшення кіль кості іноземних інвестицій у різних галузях та сферах діяльності спонукали більшість установ перейти до наступного етапу — впровадження електрон ного документообігу. Програмні продукти такого класу називають систе мами електронного документообігу. Вони дають можливість керувати про цесами створення, передавання та зберігання електронних документів та можуть бути розширені іншими функціями залежно від потреб споживача. Сучасні СУЕД можна розподілити на групи за функціональними ознаками (водночас одна система може поєднувати в собі кілька програмних рішень, тобто бути багатофункціональною). Існують такі системи: оброблення електронних версій документів; комп'ютерне справочинство; електронний документообіг. У свою чергу електронний документообіг має такі різновиди: . керування документами (Document Management);* керування документами, де документ розглядається як головний об'єкт системи і маршрутизується саме він, а всі інші параметри маршрутизації асоціюються винятково з документом (Docflow Management); «керування електронними документами за технологією електронно го архіву;* з розвиненими засобами зберігання і пошуку інформації (електронні архіви, сховища даних);* масового введення документів (сканування, оброблення документів, введення в бази даних, управління образами документів, потокове введення документів). Далі розрізняють системи з розвиненими засобами:* засновані на технології Workflow Management (системи управління потоками робіт, де визначено процедуру оброблення даних, алгорит ми та маршрути);* засновані на технології Knowleage Management (орієнтовані на під тримку управління організацією і нагромадження знань); засновані на технології Workgroup Management (орієнтовані на групо ву роботу з документами); засновані на технології GroupWare (системи, що реалізують груповий доступ до даних); засновані на технології Collaboration (орієнтовані на підтримку спіль ної (колективної) роботи);* засновані на технології Content Management (що передбачають управ ління контентом, тобто змістом) та Enterprise Content Management (орієнтовані на управління корпоративним вмістом). Крім того, існують системи, орієнтовані на бізнес-процеси (Business Pro cess Management System); такі, що керують неструктурованою інформацією в рамках підприємства та мають розвинені додаткові сервіси (CRM, ERP, SCM та інші облікові системи); корпоративні інформаційні системи типу MRP, MRP II, MES, CAD тощо. Так само як в офісних пакетах прикладні програми називаються додат ками, в СУЕД функціональні додатки називаються підсистемами. Залежно від потреб установи таких підсистем може бути від трьох до трьох десятків. Існує стандартний набір модулів, з яких складається будь-яка СУЕД: Довідник організації та класифікатор документів Реєстрація документів Контроль виконання Номенклатура справ* Керування документами (забезпечує спільне використання документів) Підсистема організації та обслуговування електронного архіву Підсистема пошуку документів (або реєстраційних карток) Маршрутизація Статистичний аналіз Окрім того, систему можна розширити додатковими модулями. Для створення електронних документів СУЕД інтегрують з відповідним офіс ним додатком (MS Word, MS Excel, OpenOffice Writer, OpenOffice Calc) або вбудовують спеціальні редактори. З метою обміну поштовими повідомлен нями у системі передбачають модуль електронної пошти або її об'єднують з корпоративною поштовою системою. Якщо в установі для надання юридичної сили електронним докумен там використовують електронний цифровий підпис, то для впровадження електронного документообігу підійде далеко не кожна система. В деяких програмних продуктах не передбачено вбудованої бібліотеки криптогра фічних шрифтів — для їх застосування потрібно мати спеціальний дозвіл. Саме тому ці та інші питання слід з'ясовувати заздалегідь з виробником СУЕД. На що необхідно звернути увагу при виборі СУЕД? Кожна комп'ютерна система у своєму складі для зберігання даних (реєстра ційних карток, електронних документів та їх версій, довідників, маршрутів тощо) містить базу даних, і від того, якою мовою написано програмний про дукт, залежить якість опрацювання та зберігання інформації в системі управ ління базою даних (СУБД). Найпоширенішими СУБД, що використовуються у провідних СУЕД, є MS SQL, Oracle, MS Visual FoxPro, DB2, Sybase. Окрім того, майже всі системи розробляються на базі вже готових зарубіжних програмних продуктів такого напряму. В нашому випадку йдеться про таких світових ліде рів, як Lotus Notes/Domino (Lotus IBM), StaffWare (StaffWare PLS), DOCS OPEN/ FUSION (PC DOCS Inc., HBS), LinkWorks (Digital Equipment Corporation), Docu- mentum 4i та EMC Documentum (Documentum Inc.), Microsoft Sharepoint Portal Ser ver (Microsoft Corporation), Excalibur (Excalibur Technologies Corp.), Livelink Intranet (Open Text Corporation), Action Workflow (Action Technologies). Однак слід пам'ятати, що, придбавши зарубіжний програмний продукт, віт чизняний споживач витратить величезну суму грошей, а бажаного ефекту не матиме. Адже моделювання, налагодження та супровід зарубіжних програм для української установи коштуватиме споживачу дорожче, ніж сам продукт. Тому провідні російські та українські фірми-розробники адаптували такі про грами для вітчизняного діловодства та взяли їх за основу (платформу) у роз робці власних СУЕД. Наведемо кілька прикладів типових програмних рішень. Русифіковані версії популярних західних середовищ розробки: Lotus Notes DocsOpen . StaffWare LinkWorks Documentum Програми, створені російськими компаніями на основі західних систем:* Система «БОСС-Референт» компанії «АйТи» (на базі Lotus Notes) Системи Office Media і Company Media компанії «ИнтерТраст» (на базі Lotus Notes) Система «Электронная канцелярия Золушка» НТЦ «Институт разви тия Москвы» (на базі Lotus Notes) Рішення компанії «Весть-Мета Технологія» (на базі StaffWare і Work- route 2000) Власні розробки російських компаній: Система LanDocs компанії «Ланит» Система «Ефект Офіс» компанії «Гарант International» Система Optima WorkFlow компанії «Оптима» У наступних статтях циклу ми докладно розглянемо функції кожної з вітчизняних систем управління електронним документообігом, програм них продуктів, розроблених російськими фірмами, а також адаптованих для нашого споживача зарубіжних систем. Ви дізнаєтеся про те, що саме відрізняє одну систему від іншої, що в них спільного, яке саме програмне рішення доцільніше впровадити в тій чи іншій установі. Отже, ви зможете зробити обгрунтований та усвідомлений вибір.
1 2 3 4 5 Категория: Діловодство \| Добавил: Aspirant (18.05.2015)
Просмотров: 619 \| Рейтинг: 0.0/0

Всего комментариев: 0


Имя *:
Email *:

Код *: