РЕФЕРАТ НА ТЕМУ: Текстові комунікації розпорядчих документів - Діловодство - Реферати - Каталог статей

Текстові комунікації розпорядчих документів Непорозуміння між комунікатором (передавачем інформації) і реципієнтом (сприймачем) — явище досить поширене, тому дуже важливо грамотно, кваліфіковано і всебічно обґрунтовано ставитися до питання підготовки ділового документа. Документування управлінської діяльності — це та сфера, де діловодство і діловий стиль покликані успішно доповнювати одне одного На підприємствах, в установах, організаціях регулювання діяльності фіксується в наказах, розпорядженнях, постановах, ухвалах, вказівках тощо. Інформація, яка міститься у певному тексті, обумовлена його назвою та видом документа. Так, наказами, наприклад, з основної діяльності документують питання фінансово-господарської діяльності підприємств, режиму роботи підприємства, фінансування певних програм, проектів та ін., які потребують підтвердження документами. Накази щодо особового складу належать до кадрової документації. Ними фіксують приймання, переведення, звільнення, направлення у відрядження, надання відпустки, заохочення і т. д. Наказ — це розпорядчий документ, що видається керівником підприємства згідно з його повноваженнями. Дуже часто посадові особи або уповноважені ними органи для вирішення певних питань, що стосуються виробничо-господарської й адміністративної діяльності, видають розпорядження. Вони мають обмежений термін дії. Утім, як свідчить практика документування управлінської діяльності, відмінності між наказом і розпорядженням нерідко нівелюються. На жаль, трапляються випадки, коли в межах однієї організації керівник для вирішення подібних питань в одних випадках видає наказ, а в інших — розпорядження, інколи — накази, і розпорядження одночасно. Органи управління вищого рівня із найбільш важливих питань видають постанови, рішення, накази. Постанови є адміністративними актами загального порядку, котрі не можуть вичерпати себе одноразовим виконанням і зберігають чинність (якшо не суперечать закону) до їх відміни. Ухвали приймаються місцевими радами, держадміністраціями, виконавчими комітетами. Часто ухвалою оформлюють результати діяльності колегіальних органів: колегій міністерств та відомств, наукових рад тощо. Особливістю ухвали є те, що в ній зазначається територія, коло осіб, на які вона поширюється, конкретні посадові особи, установи, що зобов'язані контролювати виконання документа. З ухвалою ознайомлюють населення через ЗМІ. Розпорядження органів державної влади і управлінь виконуються один раз і чинні впродовж терміну, зазначеного в них, або ж до досягнення результату. Рішення можуть бути спільними актами, виданими кількома колегіальними чи такими, що діють на засадах одно- осібності. державними органами, громадськими ор ганізаціями чи об'єднаннями тощо. З питань інформаційно-методичного характеру, а також для виконання наказів, інструкцій, інших актів органів управління широким колом посадових осіб можуть видаватися вказівки. Як правило, вказівки готують міністри, керівники об'єднань, підприємств, їх видають при оформленні відряджень, рішень по точних організаційних питань, а також для доведен ня до відома виконавців нормативних матеріалів. За комунікативною функцією тексти розпорядчих документів належать до директивних. Призначення таких текстів — дати припис адресату виконання пев ної дії або певної сукупності дій. Саме цим умотиво вується характерна розпорядчим документам мовна організація тексту, нагальна потреба його оптимізації і специфічна структура. Типові ознаки тексту розпорядчих документів Розпорядчі документи характеризуються таким сти лем викладу, за якого мають виконуватися умови до стовірності, об'єктивності змісту, нейтральності тону, повноти, аргументованості та логічності інформації, максимальної стислості викладеного. Виконання таких вимог до тексту документів зазвичай позбавляє їх по зиції суб'єктивного висловлювання мовця (автора, ініці атора) до змісту повідомлюваного. Відсутність означень, обмежене використання зай менникових конструкцій, чіткий розмірений синтаксис, навіть більш структурований, ніж у звичному діловому мовленні, насиченість нейтральними (неемоційнимн) конструкціями створює те «магнітне поле», до якого прикуто увагу читача. Чіткість організації текстової частини прояв ляється на різних рівнях. Показовим у розпоряд чих документах є членування тексту, а саме: чітке виокремлення констатуючої (постановчої) та основ ної (розпорядчої) частин. Просторово виокремлені, логічно розмежовані, вони характеризуються певною автономністю. Констатуюча частина спрямовує думку реципієнта, дає обгрунтування пропонованих дій, вказує на те, шо зумовило виникнення повідомлення, однак основної інформації не розкриває. Структура вступу констатую чої частини така: анотація (перерахування проблем, викладених в основному тексті): прагматичність (опис цільової установки наказу); концептуальність (деякі теоретичні, методологічні й інші положення, покладеш в основу документа); енциклрпедичність (опис робіт, що передували цій роботі. На змістовому рівні виявляється у висвітленні трьох ключових моментів констатуючої частини: підста ва, мета, причина видання документа). На обгрунтування дій може впливати:* посилання на норматнвно-правовий акт ор ганізації вищого рівня або локальний раніше вида ний документ (організаційний, розпорядчий, плано вий та ін.) із зазначенням назви документа, прізвища автора, дати, номера;* формулювання мети і завдань, шо потребують вирішення;* опис фактів або подій, що стали причиною ви дання наказу. Не обов'язково вказувати у констатуючій частині од ночасно і підставу, і мету, і причини видання документа. Дія розпорялчігх документів підстава може містити по силання на нормативночіравовий або локальний доку мент. Мета та причини видання наказу обумовлюються виробничими стггуашями, на вирішення яких створено документ. Мовні засоби і єдність змісту документа У констатуючій частині документа речення (інфор- мація-підстава) поєднуються зазвичай за допомогою усталених прийменникових конструкцій і дієприслівнико вих зворотів. Серед прийменникових конструкцій най більш уживаними є такі: згідно з, на виконання, відповідно до, з огляду на. у зв'язку з, на впровадження та ін. Якщо в констатуючій частині є посилання на до кумент, затверджений певним органом, обов'язково вказується, яким саме органом (посадовою особою) і коли його затверджено. Розташування мовних засобів у реченні Як правило, речення для зв'язку частин тексту розпорядчих документів розпочинають дієприслівни ковими зворотами і дієприслівниками. Такий спосіб поєднання двох і більше відрізків висловлювання на зивають формально-грача пічним Наприклад: 'Виконую чи розпорядження», «Впроваджуючи новітні технології», «Вивчивши та узагальнивши звіти керівників віддіїів», «Заслухавши доповідачів і обговоривши результати звітів з комісією...», «Розглянувши вимоги...», «Беручи до уваги...». Враховуючи викладене...», «Посшаючись на...» тощо. Щоб текст документа легше сприймався, його роз бивають на абзаци, кожен з яких розпочинається діє прислівниковим зворотом для поєднанням цих двох мовних відрізків. Заслуговує на увагу організація тексту констатую чої частини у формі розповіді про події, явища, фак ти об'єктивної дійсності із збереженням причиново- наслідкових зв'язків. Констатуюча частина може бути у формі розповіді, кати потрібно повідомити про певну складну управлін ську ситуацію; про події, що сталися, зберігаючи їх хро нологічний перебіг; встановити причини, що зумовити подію, факт, явище. У тако\гу разі сполучними елемен тами констатуючої та розпорядчої частин теж є прий менникові та дієприслівникові конструкції: з огляду на це. зважаючи на викладене, враховуючи потребу у вдоско- наїенні. Речення, які починаються такими конструк ціями, пишуть з абзацу. В окремих випадках констатуюча частина може бути відсутня. Як правило, це буває тоді, коли нема потреби роз'яснювати підстави. Слід звернути увагу, що розділовий знак на межі констатуючої та розпорядчої частин не проставляють, окрім випадків, кати це додатково обумовлюється пра вилами пунктуації: відокремлення дієприслівникового звороту, частин складного речення тощо. Сполучення частин документа Хоча констатуюча частина є автономним елементом документа і виконує функції пропозиції, налаштування на подальше сприйняття інформації, її мотивацію, акту альність, але вона поєднана з основною його частиною. Констатуюча і основна частини — своєрідний струк- турнотлогічний сполучний елемент двох складових тек сту розпорядчих документів. Найбільш промовистим виразником їх директивності є ключові слова. їх зміню ють залежно від назви розпорядчого документа. Так, тексти наказів, розпоряджень, вказівок на підприєм ствах, що діють на засадах одноосібності прийняття рішень керівником, мають бути організовані від першої особи у формі однини: «НАКАЗУЮ» — в наказах, «ПРОПОНУЮ», «ЗОБОВ'ЯЗУЮ». «ДОРУЧАЮ» - в розпорядженнях, вказівках. Ключовим словом постанови як нормативно- правового акта є: «ПОСТАНОВЛЯЄ» (Верховна Ра да), рішення — «ВИРІШИВ» (виконавчий комітет), «ВИРІШИЛА» (колегія, рада директорів тощо), «ВИРІШИЛИ» (у спільних рішеннях). Згадані вище ключові слова є продовженням кон статуючої частини документа і початком основної. Вони пишуться з нового рядка (ліва виключка) і відо кремлюються двома міжрядковими інтервалами від основної частини. Розділовий знак (кома) перед ключо вим словом ставіять лише в тому разі, коли йому пере дує дієприкметниковий або дієприслівниковий зворот. В інших випадках кома не потрібна. Після ключового слова ставлять двокрапку, ад же основна частина потребує додаткового пояснен ня: а саме, що. Основна частина має бути чітко структурована. Неодмінна умова розпорядчих документів — рубри кація тексту. Пункти і підпункти розпорядчої части ни наказу нумеруються арабськими цифрами. Циф рове позначення рубрик тексту документа вказує на залежність і підпорядкування елементів його основ ної частини (додаток). Внутрішні зв'язки основної частини документа. Схеми побудови Залежно від обсягу інформації та функцій у вико нанні загального комунікативного завдання елемен ти цієї комплексної одиниці поділяють на ключові (визначальні, предикативні) та другорядні (релятив ні, підпорядковані предикативним). Функцію клю чової одиниці завжди виконує дієслово у неозначе ній формі (що зробити?), яке є концептуальним яд ром у складі єдиного комплексу повідомлення. Дру горядність є ознакою факультативності елемента сто совно домінуючого. Такий елемент пояснює, на що спрямована дія. Ключовий елемент виконує призначення лише в поєднанні з релятивним, останній же вносить пояс нення, доповнення, ілюстрації, шо сприяють повнішо му розкриттю повідомлюваного в основному. Усунення другорядного елемента спричиняє неінформативність висловлюваного. Вилучення з ком плексу окремих речень усередині цих єдностей також може спричи нити недостатність змісту ключово го елемента комплексу. Логічний поділ пунктів основної частини, шо мають організаційний характер, можна будувати так до ручення (що -зробити), термін вико нання доручення (кали, до якого ча су, з якої дати), назва посади, прізвище, іншіали вико навця або виконавців (хто має виконати доручення). Основна частина також може будуватися за струк- турнс-логічною схемою, де першим структурним ком понентом виступає релятивний елемент. Має бути вказано назву посади, прізвище, ініціали відповідаїьного виконавця (у давальному відмінку). Функцію ключо вого слова виконує в такому випадку дієслово в нео значеній формі (що зробити?). Термін виконання як другорядний елемент логічно вплітається в загальну структуру єдності. Тобто структура основної частини така: назва посади, прізвище, ініціали виконавця або виконавців (хто має виконати доручення), доручення (що зробити), термін виконання доручення (коли). У розпорядчих документах можна не зазначати, зокрема: термін виконання дій, якщо його визначено іншими документами, наприклад інструкціями, пра вилами, нормативно-правовими актами вищого рівня тощо: прізвище та ініціали виконавця в кожному пункті (наприклад, у наказі), якщо виконавець один. Це варто вказати наприкінці основної частини документа окре мим пунктом; виконавців, якщо їх кількість не визначено або зазначене в документі поширюється на всіх. Іноді в документі доцільно зазначити термін, з яко го він набирає чинності (оформляють окремим пунк том): «Наказ набирає чинності з 12 січня 2004 року». У наказі може бути зазначено структурний під розділ. У такому разі в дужках подають прізвище його керівника, який для реалізації цього завдання окремих) розпорядчим документом призначить безпосередніх виконавців. До такого способу вдаються лише в ор ганізаціях з великим обсягом документообігу, а також якщо нема можливості відразу визначити відповідаль ну особу за виконання наказу. Слід звернути увагу, шо в разі скасування проек том наказу (розпорядження) цілком або частково раніше виданих документів з того ж питання, в перед останньому пункті проекту документа необхідно їх перелічити До наказу не слід включати пункт «Наказ довести до відома...». Підрозділи (посадовців), до відома яких не обхідно довести наказ, зазначають у списку розсилань, який виконавець готує разом із проектом наказу. Логічної та структурної завершеності основній час тині наказів надає її останній пункт, який може бути та ким: «Контроль за виконанням наказу покласти на...». «Контроль за виконанням наказу залишаю за собою». Готуючи розпорядчий документ, слід переконати ся, що його текст написаний чітко, зрозуміло, з дотри манням усіх правил. Потрібно уникати складних під рядних речень і великої кііькості прислівникових та дієприслівникових зворотів. Спеціальні (технічні) термі ни потрібно вживати лише в разі потреби і тільки тоді, коли вони є загальноприйнятими. У тексті розпоряд чого документа не можна вживати довільні скорочення і скорочені назви організацій, структурних підрозділів, посад тощо. Неприпустиме застосування різних, хоча і рівнозначних, термінів для позначення того самого по няття. Недотримання норм спричиняє неадекватну інтерпретацію повідомлення, неправильне його тлу мачення. Також відсутність порядку в роботі з доку ментами, їх недбале оформлювання і зберігання нерідко призводять до ризику втрати цінної інфор мації, що може негативно вплинути на виконання конкретного завдання та діяльність підприємства в цілому.
1 2 3 4 5 Категория: Діловодство \| Добавил: Aspirant (15.05.2015)
Просмотров: 520 \| Рейтинг: 0.0/0

Всего комментариев: 0


Имя *:
Email *:

Код *: