РЕФЕРАТ НА ТЕМУ: Реєстрація документів - Діловодство - Реферати - Каталог статей

Реєстрація документів Тему реєстрації документів ми розглядали досить повно в позаминулому році, однак до редакції продовжують надходити листи з проханням пояснити принципи різних видів реєстрації, їх особливості. Отже, сьогодні ми повертаємося до цієї важливої теми з тим, щоб задовольнити потреби нових читачів в інформації щодо форм та способів реєстрації документів і відповісти на численні запитання наших давніх прихильників Завдання реєстрації документів Для забезпечення ефективного користування інформацією під час прийняття управлінських рішень та надання оперативних відомостей про весь масив документації з певного питання на будь-якому підприємстві, в установі, організації (далі — установа) має бути створена раціональна пошукова система. Сучасна інформаційно-пошукова система повинна включати інформацію практично про всі документи установи. Основою побудови пошукової системи є реєстрація документів, тобто запис облікових даних про документ за встановленою формою, що фіксує факт його створення, відправлення або одержання шляхом проставлення на ньому дати і реєстраційно го індексу з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ. Реєстрація документів є однією з найважливіших функцій діловодства. Саме на базі облікових форм створюється контрольний і довідковий апарат до до кументів установи, що забезпечує контроль за строка ми виконання і пошук документів. Реєстрація доку ментів тісно пов'язана з іншими функціями діловод ства — складанням номенклатур і формуванням справ, експертизою цінності та збереженістю документів. Головне призначення реєстрації - надання доку менту юридичної сили, тобто підтвердження факту його створення або одержання. Поки документ не за реєстрований, не має свого номера, установа нібито не бере на себе відповідальності за нього, оскільки не підтверджено факту його створення або надходження. Реєстрації підлягають усі документи, що потребу ють обліку, виконання і подальшого використання в довідкових цілях: розпорядчі, кадрові, планові, звітні, обліково-статистичні, фінансові, бухгалтерські тощо. Реєструються документи, шо надходять з інших установ, звернення громадян, а також доку менти, створені в установі. Документи реєструються, незалежно від способу їх доставки, передачі або створення, один раз: ті, шо надійшли — в день надходження; створені в уста нові — в день їх підписання або затвердження. Реєстрація документів здійснюється в межах груп, залежно від назви виду документа, автора і змісту. На приклад, за Примірною інструкцією з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконав чої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердже ною постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. № Ц53 (дай - Примірна інструкція з діловодства), окремо реєструються: закони України, акти і кореспонденція Верхов ної Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів України; накази установи з основної діяльності;* накази з особового складу (про прийняття, пере ведення, заохочення, звільнення, сумісництво працівни ків, про матеріальну допомогу); накази про надання відпусток; накази про відрядження;* накази про накладення стягнень на працівників (у разі незначної кількості таких наказів їх дозволяється реєструвати разом з наказами про відрядження);* накази з адміністративно-господарських питань; рішення колегії; акти ревізій фінансово-господарської діяльності; бухгалтерські документи; заявки на матеріально-технічне постачання; службове листування; звернення громадян тощо. Системи реєстрації документів Реєстрація документів може здійснюватися цент ралізовано і децентралізовано. Найбільш раціональ ною є централізована система реєстрації, за якою до кументи реєструються в одному місці — службі діло водства. Децентралізована система реєстрації документів допускається в установах з документообігом понад 10 тис. документів на рік, з територіально роз'єдна ними структурними підрозділами та у випадках, коли того потребує специфіка діяльності установи. Однак на практиці найбільш поширеною є змішана система реєстрації документів, за якої передбачається часткова централізація. Тобто документи, отримані від органів вищого рівня та на ім'я керівництва, розпорядчі документи та листи за підписом керівництва реєстру ються в службі діловодства. Інші документи, що надхо дять на адресу структурних підрозділів за напрямами їх діяльності, в службі діловодства не реєструються, їх облік, реєстрацію і контроль здійснюють секретарі структурних підрозділів. Напри клад, накази з особового складу реєструються у відділі кадрів, бух галтерська документація — в бухгал терії, документація, що стосується навчання, — у навчальній частині, листи можуть реєструватися безпо середньо в тих структурних підрозділах, на адресу яких вони надійшли. Важливою умовою ефективності змішаної системи є організаційно-методичне керівниц тво і надання допомоги секретарям структурних підрозділів з боку служби діловодства. Разом з тим децентралізація також має грунтува тися на єдиній системі реєстраційних індексів, єди них правилах реєстрації, на загальній доступності реєстраційних даних, звичайно, з дотриманням усіх положень щодо конфіденційності інформації. Індексація документів Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень — індексів, які надають докумен там під час реєстрації і вказують на місце складання, виконання та зберігання документів. Обов'язковим елементом індексу є порядковий реєстраційний но мер у межах масиву, що реєструється, як правило, за рік. Відповідно до завдань пошуку порядковий но мер може доповнюватися індексом структурного підрозділу, індексом за номенклатурою справ, кодом документа за класифікаторами кореспондентів, вико навців документа, з питань діяльності тошо. Складові частини реєстраційного індексу відокремлюються од на від одної косою рискою, наприклад: 356(01-78. Основною схемою класифікації документів у су часному діловодстві є номенклатура справ. Лише де які установи розробляють класифікатори з питань діяльності. Базою індексації для номенклатур справ є перелік або список структурних підрозділів із закріпленими за ними індексами чи умовними по значками. До індексу структурного підрозділу до дається номер справи за номенклатурою справ у ме жах структурного підрозділу Наприклад, 04-13, де 04 — індекс структурного гаарозділу, 13 — номер спра ви за номенклатурою. Доцільність нумерації справ у межах одного структурного підрозділу пояснюється тим, що таким шляхом досягається найбільша стабільність номерів. Поява нових справ чи зменшен ня справ в одному структурному підрозділі, створен ня чи ліквідація структурних підрозділів (а отже, і справ) не впливає на індексацію справ інших струк турних підрозділів. Індекс вхідного, вихідного і внутрішнього доку мента складається з реєстраційного номера докумен та й індексу справи за номенклатурою. Розташуван ня реєстраційного номера документа як складової частани його індексу може змінюватися залежно від то го, який документ реєструється — ініціативний вхідний чи ініціативний вихідний. При реєстрації ініціативного вихідного документа на документі мо же бути проставлений спочатку індекс справи за но менклатурою, а через дріб — реєстраційний номер за групою ініціативних вихідних документів. На приклад, 03-12/1560. При реєстрації ініціативного вхідного документа в момент реєстрації на першому місці може бути поставлений реєстраційний номер за групою ініціативних вхідних документів, напри клад, 434/02, а після виконання документа—друга ча стина індексу — індекс справи за номенклатурою, на приклад, 434/02-17. Головме призначення реєстрації — надання документу юридичної сили, тобто підтвердження факту його створення або одержання. Поки документ не за реєстрований, не має свого номера, установа нібито не бере на себе відповідальності за нього, оскьіьки не підтверджено факту його створення або надходження Реєстраційні форми Форми реєстрації документів можуть бути трьох видів — журнальна карткова й автоматизована за до помогою комп'ютера Журнаїьна форма реєстрації Журнальна форма реєстрації була встановлена ще за часів Російської імперії Генеральним регламен том Петра І (у 1720 році). Протягом майже 250 років вона не зазнавала принципових змін і широко засто совувалася в наших установах. І досі ця форма має багато прихильників, які вбачають у її стародавності і живучості доказ практичності і простоти. Проте таку форму реєстрації рекомендується застосовувати лише в невеликих установах, документообіг яких не перевищує 500-600 документів на рік. У цих устано вах, як правило, одна організаційна дистанція вико нання, тобто документ після розгляду керівником по трапляє до безпосереднього виконавця, справи фор муються централізовано. Для таких установ журнал може забезпечити всі три завдання реєстрації: облік, контроль і пошук документів. Зверніть увагу, що за Приміркою інструкцією з діло водства журнали реєстрації мають обов'язкові графи (додаток І), однак вони можуть бути доповнені іншими графами, виходячи зі специфіки діяльності установи. Журнальна форма реєстрації також доцільна, ко ли важливий саме облік документів. Це, як правило документи, реєстраційний індекс яких складається тільки з порядкового номера, наприклад, при вида ванні документів про освіту, трудових книжок, пере пусток тощо. ЖУРНАЛ реєстрацій вхідних документ Дата надходження та Індекс документа \| Кореспондент. дата та індекс одержаного документа \| Короткий зміст \| Резолюція або кому направлено документ \| Позначка про виконання документа \| Розписка в одержанні документа 1 \| 2 \| 3 \| 4 \| 5 \| 6 02.01.2006 1/01 \| Мінфін 26.12.2005 1495/02/01-23 \| Про розгляд проекту постанови Кабінету Міністрів «Про порядок визначення заробітної плати» \| Петрову М. І. Врахувати зауваження Мінфіну та подати нову редакцію проекту постанови до 03.01.2006 \| Направлено на візування Мінфіну. Лист від 03.01.2006 № 14/01-06 \| Петров 02.01.2006 2/03 \| ВАТ «Енергія» \| Про надання роз'яснень \| Василенку В. О. Підготувати відповідь \| Направлено лист від 12.01.2006 № 84/01-05 \| Василенко 03.01.2006 3/01 \| ВАТ «Пром- будмаш» \| Про постачання обладнання \| Романову С. І. Підготувати графік постачання відповідного обладнання та надіслати ВАТ \| Направлено лист від 18.01.2006 № 112/01-03 \| Романов ЖУРНАЛ реєстрації створюваних установою документів Дата та індекс документа \| Кореспондент \| Короткий зміст \| Позначка про виконання документа 1 \| 2 \| 3 \| 4 03.01.2006 01-03/1 \| Міжрегіональний центр підвищення кваліфікації \| Про узгодження програми курсів \| Отримано лист від 09.01.2006 № 56/1/02-06 04.01.2006 01-12/2 \| Держархів Донецької області \| Про стан видавничої діяльності \| Отримано лист від 24.01.2006 №01-01/16 05.01.2006 02-09/3 \| Мін'юст \| Про погодження Державної програми розвитку архівної справи на 2006-2010 роки \| Отримано висновок Мін'юсту від 28.01.2006 № 06/01/04-15/67 06.01.2006 03-10/4 \| Доповідна записка начальника відділу кадрів «Про стан трудової дисципліни» \| Розглянуто на засіданні колеги від 20.01.2006 ЖУРНАЛ реєстрації наказів з основної діяльності Двта \| Номер \| Короткий зміст \| Найменування структурного підро іділу, який підготував наказ 1 \| 2 \| 3 \| 4 04.01.2006 \| 1 \| Про вдосконалення організації діловодства \| Канцелярія 05.01.2006 % \| 2 \| Про створення робочої групи з підготовки Міжнародної конференції «Проблеми зберігання електронних документів» \| Відділ інформаційних технологій 06.01.2006 \| 3 \| Про введення у дію номенклатури справ на 2006 рік \| Канцелярія Карткова форма реєстрації Карткова форма реєстрації документів була по ширена у всіх розвинутих країнах на початку XX століття. В СРСР така форма реєстрації доку ментів була введена за вказівкою В. І. Леніна в апа раті Раднаркому в 1918 році. Єдина державна система діловодства (ЄДСД) впроваджена в 1975 році, передбачала введення в уста новах з документообігом понад 600 документів на рік карткової форми реєстрації документів із застосуван ням реєстраційно-контрольних карток (РКК). Картко ва система реєстрації документів більш зручна, її пере ваги перед журнальною безперечні. Картки можна згрупувати за будь-яким принципом: за авторами ко респондентами, за питаннями, за видами документів за реьстрашйними номерами, датами, термінами ви конання, за виконавцями. У жур налі ж запис ведеться тільки в хро- (~ нелогічній послідовності, у поряд ку надходження документів. Карт кова форма реєстрації дає мож ливість створити таку кількість \|_' карток, що забезпечить усі кар тотеки і звільнить від реєстрації ті структурні під розділи, куди документ надходить на розгляд вико нання чи контроль. При журнальній формі документи багатоступінчатого виконання мають реєструватися неодноразово (у канцелярії, приймальні керівника У приймальні заступників, групі з контролю, структур- ни підрозділах). Карткова форма реєстрації дає можливість ство рити якісно новий апарат з контролю за строками ви конання документів, застосувати засоби механізації та автоматизації. Бланки реєстраційної картки виготовляють дру карським способом або методом оперативної полігра- Ф". У раз, заповнення картки на комп'ютері - надалі їх. можна роздрукувати на принтері. Картки виготовля- "ться на цупкому папері формату А5 (148 х ПО) аб.о А6 (105 х 148). Форма реєстраційної картки - єдина Для вхідних, вихідних і внутрішніх документів - наведе на у додатку 2. Основним принципом реєстрації доку ментів за карткової системи реєстрації є принцип одно разовою, тобто кожен документ має реєструватися в установі тільки один раз. Не повинно бути повторної реєстрації з метою створення облікового, контрольного і довідкового апарату до документів. Усі ці завдання ма ють вирішуватися одночасно. Індекс вхідного, вихідного і внутрішнього документа спадаешься з реєстраційного номера документа й індек су справи за номенклатурою Порядок заповнення реєстраційної картки Календарна шкала реєстраційної картки викорис товується для контролю за строками виконання доку мента. На ній відзначається число місяця, до якого документ має бути виконаний. У графі Автор документа або кореспондент запису ють назву установи, з якої надійшов документ чи як що документ вихідний, установи, до якої він направ ляється. При реєстрації звернень громадян у цій графі вказують також прізвище, ім'я, по батькові, домашню адресу заявника. Графу Назва виду документа заповнюють відповідно до назви документа, що реєструється (постанова, наказ акт, доповідна записка, висновок тощо). При реєстрації листів цю графу не заповнюють. У графі Термін виконання проставляють дату до якої має бути виконано документ. При реєстрації ініціативного документа, що надсилається до інших ус танов, записують дату очікуваної відповіді. Термін ви конання проставляють так: число, місяць, рік - трьома блоками арабських цифр. Наприклад, 23.05.2006. Графу Дата та індекс надходження заповнюють тільки на вхідні документи. Тут проставляють дату над ходження документа та індекс, наданий установоюодержувачем. Дані переносять з реєстраційного штам- па. а після виконання документа доповнюють номе ром справи за номенклатурою або іншим індексом. У графі Дата та індекс документа при реєстрації вхідного документа проставляють дату документа та індекс, наданий йому установою-автором При реєстрації вихідного або внутрішнього документа У ти графі зазначають дату його відправлення (підписання) та індекс документа. До графи Заголовок документа або короткий зміст переносять заголовок, сформульований на доку мент,. У разі відсутності заголовка на документі він формулюється відповідно до правил. Якщо заголо вок недостатньо повно відбиває зміст документа то в графу додатково вносять дані з тексту. Від того наскільки кваліфіковано і докладно будуть заповнені графи реєстраційної картки, залежатиме швидкість пошуку документа як у поточній роботі з документа ми, так і в архіві. РЕЄСТРАЩЙНО-КОНТРОЛЬНА КАРТКА До графи Резолюція або кому направлено, від повідальний виконавець переносять з документа по вний зміст резолюції (доручення), прізвище автора і дату. З резолюції переносять також прізвище, ініціали відповідального виконавця, можливо, зазначають но мер телефону. Цю графу заповнюють після поперед нього розгляду. Якщо на документі немає резолюції, то секретар зазначає у цій графі прізвише, ініціали, якщо потрібно, посаду (структурний підрозділ) виконавця, якому направлено документ, і дату. У графі Розписка в одержанні документа викона вець розписується про одержання документа і про ставляв дату. Графа Позначка про виконання призначена для запису про вирішення питання по суті або тут за значають дату та індекс документа-відповіді. У тих випадках, коли письмової відповіді на зареєстрова- І ний документ не потрібно, у графі робиться запис І про те, коли, ким і як вирішено питання, порушене І в ініціативному вхідному документі. Цей запис і засвідчується підписом виконавця документа із за- І значенням його посади, ініціалів і прізвища. У цій і же графі зазначають індекс справи за номенклату- і рою, до якої документ буде підшито дія подальшо- ' го зберігання. У картці, складеній на ініціативний вихідний документ, у цій графі зазначають дату одержання відповіді на нього, дату, індекс і стислий зміст лис- та-відповіді, а в деяких випадках — посаду і прізвише особи, яка підписала лист-відповідь. Якщо письмо ва відповідь не складалася, записують, коли і яке рішення прийнято по суті розглянутого питання. Цей запис засвідчується підписом виконавця до кумента із зазначенням його посади, ініціалів, прізвища. У картці, складеній на внутрішній документ, у цій графі зазначають конкретні дії, спрямовані на виконання документа. Якщо у процесі виконання було складено новий документ, зазначають його да ту й індекс, посаду і прізвище особи, яка підписала документ. Безпосередній виконавець засвідчує цей запис підписом із зазначенням своєї посади, ініціалів, прізвища. На зворотному боці картки в графі Контрольні відмітки фіксують відмітки про контроль за строка ми виконання, що мають містити дату перевірки і конкретні причини затримки виконання документа. Нерідко цю графу використовують і для ведення за писів, що відображають рух документа, для внесен ня додаткової інформації з питання, що міститься в ініціативному документі. Графи Фонд №, Опис №, Справа № заповню ються в архіві, куди реєстраційні картки передають ся разом з документами після закінчення строку їх зберігання в поточній роботі. Автоматизована форма реєстрації Ручна традиційна карткова система реєстрації сьо годні швидко замінюється реєстрацією документів на персональних комп'ютерах. Реєстрація документів на комп'ютері дає мож ливість:* одночасно реєструвати документи на кількох робочих місцях;* організувати децентралізовану реєстрацію доку ментів у структурних підрозділах з об'єднанням відомо стей про всі документи (вхідні і внутрішні) в одній базі данігх;* на основі комп'ютерної бази даних організува ти інформаційно-довідкову роботу;* організувати автоматизований контроль вико нання документів. У системах автоматизації діловодства та системах електронного документообігу застосовується також електронна реєстраційна картка, яка має всі реквізи ти традиційної РКК. Установлюється такий склад ос новних реквізитів реєстрації:* назва організації (автор чи кореспондент);* назва виду документа;* дата і реєстраційний індекс документа;* дата та індекс надходження;* заголовок до тексту (короткий зміст документа);* резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата);* строк виконання документа;* відмітка про виконання документа і направлен ня його до справи. Склад основних реквізитів електронної картки за лежно від характеру документа і завдань використання інформації може доповнюватися іншими реквізитами:* гриф (позначка) обмеження доступу до доку мента;* внутрішнє переадресування документів за ви конавцями;* код за тематичним класифікатором;* ключові слова;* кількість аркушів документа;* наявність додатків;* посадова особа, яка поставила документ на кон троль;* проміжні строки виконання;* перенесення строків виконання;* строк зберігання документа;* статус документа (проект, версія);* вид передачі документа (поштою, телеко мунікаційними каналами тощо). Порядок розміщення реквізитів в електронній реєстраційній картці (табличний чи анкетний) може визначатися безпосередньо в установі. У випадку автоматизованої реєстрації формується банк даних, а за наявності мережі — центральний банк даних, з якого реєстраційна картка зареєстрова ного документа передається в структурний підрозділ. Секретарі підрозділів вносять до реєстраційних кар ток додаткову інформацію, що відбиває хід вико нання документа. Електронна база даних замінює журнали реєстрації і реєстраційні картотеки тра диційного типу. Організація пошукової системи за документами Для забезпечення ефективності використання інформації при прийнятті рішень в установах створю ються пошукові системи за документами. Інформація про документи, отримана під час їх реєстрації, надхо дить у пошукову систему, що містить в собі картотеки і класифікаційні довідники. Пошукова система має бути організована так, щоб принцип її побудови був зрозумілий. Це особливо важливо при існуючій плин ності кадрів у сучасному діловодстві. При традиційній картковій реєстрації друкують необхідну кількість РКК (у великих установах від трьох до п'яти примірників) для різних картотек, кількість яких залежить від потреби установи — це довідкові картотеки (за кореспондентами, видами до кументів, авторами документів тощо), контрольно- довідкові, кодифікаційні, за зверненнями громадян, алфавітні й інші, що створюються залежно від зав дань пошуку інформації. Ефективності роботи пошукової системи досяга ють шляхом розробки класифікаційних довідників:* класифікатора з питань діяльності установи;* класифікатора видів документів;* класифікатора кореспондентів;* класифікатора резолюцій;* класифікатора виконавців;* класифікатора результатів виконання доку ментів;* номенклатури справ. У невеликих установах картку складають у двох примірниках (для канцелярії і структурного підрозділу). У разі взяття документа на контроль складаються три примірники картки: один разом з документом пере дається виконавцю, два — до канцелярії і контрольної служби. Картки для реєстрації різних категорій доку ментів можна виготовляти різного кольору або по значати кольоровими смутами на верхньому полі. Довідкова картотека, як правило, складається з двох частин: невиконаних і виконаних документів. Перша частина картотеки служить для пошуку документа в процесі його виконання за структурними підрозділа ми (виконавцями) — в такому разі документ знаходять за індексом підрозділу (прізвищем виконавця) і датою документа; за алфавітом кореспондентів — тоді доку мент знаходять за адресатом і датою документа. Картки з першої частини в міру виконання доку ментів із проставленими в них необхідними відмітка ми переміщаються у відповідний розділ і рубрику другої частини картотеки виконаних документів. Друга частина картотеки — будується за виробни чо-галузевою схемою, що відображає напрям діяль ності, функції, питання і ділянки роботи установи. Схе мою систематизації карток може служити номенклату ра справ. Головною пошуковою ознакою документа є його зміст. Розділи і рубрики картотеки відповідати муть розділам і статтям номенклатури справ. Довідкові картотеки створюють окремо на кожний календарний рік. В оперативній роботі користуються картотеками за поточний і минулий рік. Загальний строк зберігання карток — три роки. У картотеці зако нодавчо-нормативних і розпорядчих документів карт ки залишаються до заміни документів новими. В автоматизованих пошукових системах, як прави ло, пошук інформації здійснюється централізовано на автоматизованих місцях реєстрації й обробки інформації. Користувач повинен мати можливість одержати інформацію за всіма чи кількома реквізита ми реєстрації і дізнатися про точне місце зберігання документа на певну годину. Довідка може видаватися:* за конкретним документом: стадія підготовки, результат виконання, місце зберігання;* за темою (змістом): конкретний документ, гру па документів; з* а кореспондентом (автором): конкретний до кумент, усі документи автора, усі документи автора за певним питанням, усі документи автора за зазначе ний період;* за регіонами: країна, область, місто, район. Для пошуку документа чи групи документів мож на задавати такі реквізити:* вхідні, вихідні, внутрішні документи (як окре мо по кожній категорії, так і за всіма трьома кате горіями документів);* вид документа (лист, доручення, наказ, договір тощо);* приблизні хронологічні рамки пошуку (дата надходження або підписання документа (для внутрішніх документів), від і до);* регіон, за яким ведеться пошук (країна, область);* установа (кореспондент/адресат);* зміст (тема). Шукаючи відомості щодо конкретного документа, зазначають індекс документа. Пошук можна здійсню вати за невиконаними документами, що мають дату ви конання і відмітку про направлення до справи, за всією оперативною базою даних (документи поточного діло водного року), а також за архівною базою даних (доку менти попередніх років). У разі надання інформації про конкретний доку мент на екран виводиться, а за необхідності, роздру- ковується реєстраційна форма. Якшо здійснювався пошук групи документів, то результати пошуку виво дяться на екран і роздруковуються в табличній формі. Результатом пошуку невиконаного документа є інформація: в якому структурному підрозділі (у яко го виконавця) документ перебуває у момент пошуку. Якшо документ виконано, то на екран виводиться інформація, до якої справи підшито цей документ. Сподіваємося, дорогі читачі, що ви дістали вичерпну шформацію щодо реєстрації' вхідних та вихідних доку ментів у діловодстві установи. Однак якшо якісь момен ти залишилися поза увагою, ми обов'язково відповімо на всі ваші запитання. Успішної вам роботи!
1 2 3 4 5 Категория: Діловодство \| Добавил: Aspirant (20.05.2015)
Просмотров: 651 \| Рейтинг: 0.0/0

Всего комментариев: 0


Имя *:
Email *:

Код *: