РЕФЕРАТ НА ТЕМУ: Раціоналізація документообігу на підприємстві - Діловодство - Реферати - Каталог статей

Раціоналізація документообігу на підприємстві У сучасному суспільстві інформація є повноцінним ресурсом управління, важливим елементом соціального й політичного життя. Доступ до світових інформаційних ресурсів, перехід на електронні технології документу вання, зберігання й передавання документів, тобто перехід на нові наукові способи організації інформації та доступу до неї, ставлять перед управлінцями різних рівнів принципово нові завдання Проблема надмірного документообігу Важливою складовою організації роботи з документами є налагодження документообігу підприємства, організації, установи (далі - підприємство), зберіїання документів та їх використання в поточній діяльності підприємства. Документообіг — це рух службових документів в установі від дати їх створення чи одержання до завершення виконання або надсилання (ДСТУ 2732:2004 «Діловодстов й архівна справа. Терміни та визначення понять»). Час проходження документа через усю технологічну схему покладено в основу оперативності переміщення й виконання документів, водночас він є показником відповідності технологій обробки документів, застосованих на підприємстві, сучасним вимогам. Характеристикою документообігу є його обсяг – кількість створюваних на підприємстві документів та їх копій упродовж року. Наразі документообіг багатьох підприємств постійно зростає, сягаючи 100-200 тис, іноді 300-400 тис. і більше документів на рік. Серед основних причин виникнення «паперового буму» зокрема такі: недостатньо сформована законодавча база; нестабільність економічної ситуації; заміна реальної діяльності «паперовою творчістб», залучення до «паперової» бюрократичної діяльності більшої кількості працівників. Документи часом створюють як данину традиції, аби убезпечити себе від випадковостей. На деяких підприємствах поширена дублетність документів, як наслідок дублювання функцій організацій, структур них підрозділів. Часто значний потік невиправданих документів спричинений виданням неякісних доку ментів, особливо нормативних актів, які породжу ють потік запитів і додаткових роз'яснень. На зрос тання обсягу документообігу також впливає несвоє часне і неякісне виконання доручень, договірних зо бов'язань, що призводить до появи значної кількості додаткових документів — нагадувань, претензій, скарг тощо. Уникнути цих явищ можна шляхом організації ефективної системи контролю виконання документів і доручень, підвищення виконавчої дисципліїпі. Шляхи раціоналізації документообігу Процес раціоналізації документообігу передбачає організацію безперервного потоку документів, їх негай ного розгляду, прийняття без зволікань щодо них від повідних рішень, мінімізацію накопичення нерозгляну- тих документів на робочих місцях. На практиці раціона лізацію документообігу досить часто ототожнюють зі зменшенням кількості документів, створюваних під приємством. Певною мірою це так. Інформація, яка існує сама по собі і не впливає на прийняття рішень, є надлишковою, власне управліїїським «галасом з нічо го». Але перш ніж вдатися до «іїжвізидійних» методгв боротьби з обсягом показників, скажімо, звітності, пер шочергово радимо визначити, чи потрібні ці докумен ти організації, і наскільки ефективно вони реалізують цілі корпоративного управління. Можливо, доцільніше обрати шлях їх упорядкування та уніфікації. Тим паче, нині можна розраховувати на допомогу компьютера. Адже із середини 90-х в Україні започатковано засто сування корпоративних систем документообігу, які передбачають не лише автоматизацію традиційних функцій діловодства, а й реалізацію принципово нових можливостей управління документообігом, виконан ня довідково-інформаційної роботи, використання електронного документообігу, здійснення централізо ваного контролю документообігу всіх включених до мережі підрозділів. Функціонування на підприємстві внутрішніх інформаційно-пошукових систем сприяє значному скороченню документообігу. Розроблення добре налагодженої пошукової системи дасть змогу одержати будь-яку необхідну інформацію, не встаю чи з робочого місця, а отже обмежить потребу працівни ків у тиражуванні документів. Дієвим методом скорочення обсягів невиправда ного документопотоку є підвищення якості самих до кументів як носіїв інформації. Тут у пригоді стане ме тодика складання уніфікованих текстів різних видів документів, які удосконалюються упродовж певного часу CO1 AS 5, 7,2007;. Зменшення розміру тексту документа — один з кро ків до скорочення документообігу. Доцільно прагну ти до створення стислих текстів за рахунок зменшення традиційних преамбул, виключення зі службового лис тування невмотивованих слів-звернень та вдячності то що. Для раціонального розміщення інформації на па пері доцільно використовувати кутове розташування реквізитів у документах, що містять гриф затверджен ня, адресата (задіяний лівий верхній кут робочої площі документа). Ефективним є широке впровадження блан ків документів, їх уніфікованих форм тошо. Щоб уникнути невмотивованого документотворен- ня, слід замість нього по можливості застосовувати інформаційний обмін у мережі on-line, телефонні ко мунікації. Серед основних ознак раціонального документо обігу можна виділити, зокрема, такі:* прямоточність (без зворотного повернення) і як найкоротший рух документів під час виконання певних технологічних операцій;* мінімізація етапів створення та обробки докумен та, кількості задіяних структурних підрозділів та посадо вих осіб, які беруть участь у цих процесах (приміром, скорочення кількості підписів на посвідченні про відря дження —на одному підприємстві обходяться 1-2 підпи сами, на іншохгу необхідно 5-6);* одночасність роботи з документом певних поса дових осіб під час виконання різних технологічних опе рацій (скорочується час руху документа, підвищується оперативність його виконання);* одноразовість операцій з оброблення документів, уникнення паралелізм і дублювання (наприклад, цент ралізована одноразова реєстрація документа);* налагоджена інформаційно-пошукова система відомостей шодо руху і виконання документа. Раціоналізація документопотоку Безумовно, окрім документа, об'єктом раціоналізації є також документаційний технологічний процес та основ ний учасник документообігу — документопотік. Організація роботи щодо удосконалення докумен тообігу підприємств невіддільна від аналізу сформова них документопотоків. Під докумеитопотоком мається на увазі сукупність документів, які виконують певне цільо ве призначення в процесі документообігу. Так. у докумен тообігу будь-якого підприємства структурують такі до- кументопотоки:* вхідні (надійшли ззовні, від інших підприємств);* вихідні (створені підприємством та надсилають ся до інших суб'єктів господарювання);* внутрішні, або локальні (створені підприємством, але залишаються у внутрішньому обігу). Під час реєстрації документів виокремлюють до кументи, які підлягають передаванню конкретним ви конавцям, та документи, які передаються на розгляд керівника задля визначення кількості виконавців, стро ків та характеру виконання тошо. Порядок руху документів. їх склад є вторинними в конкретній організації щодо цілей, завдань, внутріш ньої структури і розподілу посадових обов'язків праців ників. Утім, це аж ніяк не означає, що організація доку ментопотоку немає ніяких регулятивних важелів. Анаїіз документопотоків — шлях до вивчення та раціоналізації існуючої системи управління організації. Найбільш простім та наочним методом аналізу доку ментопотоків є графічний; будуються графіки докумен тообігу від місця створення документа до місця викори стання і зберігання із зазначенням часу (нормативного і фактичного) перебування документа у працівника, відповідно до його посадових обов'язків. Аналіз доку ментопотоків нерозривно пов'язаний із аналізом ор ганізаційної структури підприємства, що дає змогу од ночасно зробити висновки шодо ефективності остан ньої. На їх основі з урахуванням обсягу документообігу та категорії підприємства (IV—до 10 тис. документів на рік, III - 10-25 тис. документів на рік, II — 25-100 тис. документів на рік, І — понад 100 тис. документів на рік), а також форми організації діловодства (централізова- ної, децентралізованої, змішаної) розробляють схеми документообігу (схеми 1-3). Схема 1. Документообіг підприемства без поділу на структурні підрозділи Основні параметри документопотоку:* зміст потоку;* структура потоку;* спрямування потоку та його обсяг. Зміст документопотоку — це склад документів, включених до нього, та склад інформації, зафіксованої в цих документах. Структурними показниками потоку документів зазвичай є ознаки функційного призначен ня документів (організація систем управління, організа ція процесів управління, обліку кадрів, управління кад рами тощо). Режим документопотоку визначається циклічністю виконуваних операцій (наприклад, плану вання, звітності (квартальної, піврічної, річної), внутріш німи ритмами роботи підприємства. Напрям докумен топотоку характеризується змістом конкретної техно логічної операції, способом засвідчення, погодження, затвердження, ознайомлення тощо. Обсяг документо обігу — фізичною кількістю документів — оригіналів та їх копій, створюваних упродовж року. Зовнішні потоки документів під час надходження концентруються в канцелярії, згодом розосереджу ються у виконавців. Внутрішня розпорядча, фінансово- облікова, звітнс-статистична документація, зливаючись з іншою спеціальною документацією підприємства, ут ворює потік вихідних документів певного суб'єкта уп- раатіння. Режим руху документів характеризують обсяг доку ментообігу, пропускна здатність різних каналів зв'язку, засобів створення й тиражування документів (напри клад, пластикових карток, брошур, друкованих сторі нок, копій), нормативне завантаження працівників, які опрацьовують цю інформацію. Виокремлення в загаль ному документопотоці систематичної (постійної) та не систематичної (змінної) документації є базовим для уніфікації технологічних процесів організації роботи з постійною інформацією. Документи рухаються в ор ганізаціях за суворо визначеними напрямами, і їх рух, У разі належного чіткого розмежування меж цього пото ку й усталеного порядку їх доведення до виконавців, мо же відбуватися без участі керівництва. Наявність у до кументообігу змінної інформації визначає специфіку адресності руху документів і режимів обробки. Саме з цією метою частина вхідних документів спрямовується на розгляд керівництва і доповнюється резолюцією, яка фіксує виконавців, порядок та строки виконання. Як розвантажити керівника Керівник підприємства, документообіг якого стано вить 20-30 тис. документів на рік (йдеться про підприємство III категорії, а отже — не найбільше) підпи сує щорічно не менше 20 тис. тільки організаційно-роз- порядчих документів, не враховуючи договорів, звітно- статистичної, обліковскрінансової документації, різних проектів, графіків і т. д. Неодмінний під час підписання побіжний перегляд документа та власне підписання до кумента займає близько 0,5 хв. Таким чином, 20-25 днів на рік керіїшики зайняті виключно підписанням доку мента. Таку організацію документопотоків у сучасних умовах навряд чи можна назвати ефективною. Зменшити кількість документів, які проходять через кабінет керівника, допомагає бездокументне спілкуван ня: розвиток між кершниками підприємств ділових сто сунків, шо базуються на довірі, вирішення питань на підставі максимально лаконічного листування; розви ток бездокументних засобів обміну шформаціею (теле фон, спілкування в режимі on-line). Основним чинником, який сприяє зменшенню кількості документів, шо перебувають на розгляді керів ника, є достатньо повне делегування повноважень, се ред них — і права підпису певної категорії документів. Зазвичай делегування повноважень супроводжується посиленням функцій контролю: чим більша довіра до підлеглих, тим більшою має бути впевненість у тому, шо вони правильно виконують делеговані їм функції Можливості зменшення навантаження керівника вбачаються в аналізі складу цього документопотоку, виз наченні ступеня та періодичності і розширенні на їх ос нові складу постійної інформації вхідних та вихідних документопотоків з подальшим делегуванням повно важень розгляду та підписання документів. Таке делегу вання не обмежене законодавством і перебуває в ком петенції керівника. Постійний документопотік мож на вважати упорядкованим, якщо в систем управління визначено склад і обсяг документів, що перебувають в цьому документопотоці, склад інформації, вміщеної в них, встановлені раціональні схеми руху документів. Графік документообігу Назва структурного підрозділу Функш \| Назва виду документа \| Складання документа \| Оформлення документа Підстава \| виконавець \| строк виконання \| КІЛЬКІСТЬ примірни ків \| погодження \| підписання \| затвер дження \| ознайом лення 1 \| 2 \| 3 \| 4 \| 5 \| 6 \| 7 \| 8 \| 9 \| 10 Організа ція систем управління \| Штатний розпис \| Формуван ня штату працівни ків \| Бухгалте рія \| 25.12 поточного року \| Не менше трьох \| Керівники структур них підрозділів \| Начальник відділу кадрів, головний бухгалтер \| Наказ керівника підприєм ства Обробка документа \| Оперативне зберігання \| Передавання в архів \| Примітки переда вання в підрозділи \| строк переда вання \| контроль за вико нанням \| підрозділ \| JSsсправи \| відпові дальний \| строк зберігання \| відпові дальний \| строк 11 \| 12 \| 13 \| 14 \| 15 \| 16 \| 17 \| 18 \| 19 \| 20 Дирекція, відділ кадрів, бухгалтерія \| Після затвер дження \| Відділ кадрів, бухгал терія \| Бухгалтерія \| 03-09 \| Головний бухгалтер \| Не менше трьох років \| Секретар відділу \| І квартал наступного року після затвер дження нового Графік документообігу Графік документообігу (далі — Графік) дає змогу простежити весь «життєвий цикл документа»: від ство рення або одержання до виконання або надсилання. Його додають до Інструкції з діловодства підприємства (СР№ 6, 2007, с 9). Досить часто цей графік може мати табличну форму фіксації інформації (додаток). У ньому фіксуються всі дЕ, здійснювані в процесі роботи з до кументом (зазначаються виконавці, наводяться не обхідні характеристики виконуваних операцій). Графік документообігу підприємства — це зведений графік, ок ремими складовими якого є графіки документообі гу структурних підрозділів. Така форма організації Графіка є доцільною, оскільки дає змогу врахувати особливості складу документації і технологію робо ти з документами окремого структурного підрозділу. Отож, розділами Графіка будуть назви структурних підрозділів. Графік розроблюється структурними підрозділа ми під керівництвом служби діловодства й затвер джується керівником підприємства або окремим роз порядчим документом керівника підприємства - за звичай наказом. Зміни до Графіка, як і до інших нормативно-мето дичних документів з організації діловодства (Інструкції з діловодства. Класифікатора форм. Альбому форм, Збірника типових текстів), вносяться наказами керівни ка підприємства. У разі великої кількості суттєвих змін затверджується новий графік. Відповідальність за дотримання Графіка, як і за своє часне і якісне створення документів, вчасне внесення до інформаційної бази підприємства, інформаційну до стовірність, покладено на авторів до кумента та осіб, які його підписали. На доповнення Графіка на під приємствах можуть створювати ся оперограми* руху певної групи документів. Етапи роботи з доку ментами, які набувають реального вираження в документі чи його складових (реквізитах), є графами оперограми, поданої у табличній формі. Заголовками - структурні підрозділи або поса дові особи, відповідальні за певний стан документа. Слід зазначити, шо етапами видання розпорядчих документів при одноосібному прийнятті рішень мо жуть бути:* ініціювання рішення (обгрунтування та необхід ність видання розпорядчого документа);* збір та аналіз інформації з певного питання;* підготовка проекту розпорядчого документа;* погодження проекту розпорядчого документа;* внесення проекту розпорядчого документа на розгляд (керівник):* прийняття рішення (підписання, реєстрація до кумента);* доведення розпорядчого документа до виконавців;* організація контролю за виконанням розпоряд чого документа. Маршрут документа В системі документообігу існує поняття «маршрут документа». Піл маршрутом документа розуміють перелік окремих елементів технологічного процесу створення та обробки документа, кожен з яких може характеризува тися такими параметрами: дата надходження документа; строк виконання в днях; дата фактичного виконаная;* код відділу і табельний номер працівника, відпо відального за обробку цього етапу певного технологіч ного процесу;* код відділу і табельний номер працівника, відпо відального за обробку попереднього етапу певного тех нологічного процесу;* очікуваний статус документа в системі докумен тообігу (що шанували?);* набутий статус документа в системі документо обігу (що отримали?);* примітки;* шлях та ім'я файлу, пов'язаного з поточним ста ном документа. Зазвичай маршрут документа відтворюють у таб личній формі, яка фіксує зміну стану певного докумен та, виокремлюючи незакриті стани кольором або ж словесним підтвердженням нинішнього стану документа. Так, початкові етапи роботи з клієнтами можуть позна чатися зворотами «на введенні» (даних), «передано на авторизацію». Довідкова інформація щодо нинішнього стану документа викликається з автоматизованого ро бочого місця. На практиці здебільшого створюють маршрути на комплекси документів - первинні та вто ринні. Наприклад, заява про надання кредиту поро джує підписання з клієнтом договору про надання кре диту, графіка погашення платежу, ознайомлення з тари фами операцій тошо. Окреслені шляхи вдосконалення документообігу логічно вплітаються в загальну схему раціоналізації тех нологічних процесів дітоводства, відтворених у внутріш ніх нормативно-методичних документах, передусім в Інструкції з дітоводства, Класифікаторі форм. Аль бомі форм, Збірнику уніфікованих текстів. А отже, проект раціоналізації технологічних процесів діловод ства має охопити усі сторони документного обслугову вання апарату управління.
1 2 3 4 5 Категория: Діловодство \| Добавил: Aspirant (07.05.2015)
Просмотров: 824 \| Рейтинг: 0.0/0

Всего комментариев: 0


Имя *:
Email *:

Код *: