РЕФЕРАТ НА ТЕМУ: Правила оформлювання змінних реквізитів - Діловодство - Реферати - Каталог статей

Правила оформлювання змінних реквізитів Змінні реквізити — важливі складові службових документів. Зокрема, вони засвідчують затвердження останніх, набуття ними юридичної сили. Під час оформлювання документів щоразу доводиться заново заповнювати змінні реквізити, до подання яких існує чимало зауваг у вітчизняній практиці. Пропонована стаття є своєрідним довідником, що допоможе належним чином виконувати це важливе завдання Дата документа Датування документа — важливий етап надання йому юридичної чинності. З-поміж 32 реквізитів, ви значених ДСТУ 4163-2003 «Державна уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Ви моги до оформлювання документів», виокремлено групу обов'язкових для кожного документа. Серед цього загалу — дата документа (реквізит 11). Цей реквізит засвідчує час створення і (або) підпи сання, затвердження, прийняття, реєстрації службового документа. Його оформлюють цифровим та словесно-ци фровим способами. Елементи дати наводять арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Наприклад: 25.12.2006 Дату дозволено оформлювати також у послідо вності: рік, місяць, число: 2006.12.25 У нормативно-правових актах і фінансових докумен тах використовують словесно-цифровий спосіб оформ лювання дати: 27 березня 2006 року. Згідно з Методичними рекомендаціями щодо за стосування ДСТУ 4163-2003 (далі - Методичні реко мендації) словесно-цифровий запис може буде пода но в такий спосіб: 08 березня 2006 р. Увага! Датуючи документи, перед цифрами від 1 до 9 проставляють 0. Наприклад: 07 вересня 2006 року 09.08.2006 Дату розміщують нижче назви документа поряд із реєстраційним індексом на спеціально відведено му місці бланка. Дата та реєстраційний індекс (реквізит 12) є дани ми документа, які наводять поряд із назвою виду до кумента, організацією-власником, заголовком до тек сту (реквізит 19) та слугують для ідентифікації доку мента. Для зазначеного блоку характерні: мінімальний відступ між реквізитами (при їх ку товому розташуванні), що можливий на цьому рівні, - 1,5-2 міжрядкові інтервали; неможливість перенесення на новий рядок при посиланні на документ у складових частинах окремих реквізитів та (чи) у тексті документа. Іншими слова ми: якщо поряд із назвами документа та організації- власника подано дату та реєстраційний індекс, то при неможливості розміщення в одному рядку їх єдиним блоком переносять на наступний. Дата може виступати складовим елементом інших реквізитів: грифа погодження, затвердження, візи, ре золюції, відмітки про виконання документа й направ лення його до справи, відмітки про наявність докумен та в електронній формі, відмітки про надходження документа до організації віл адресанта, прізвища вико навця та номера його службового телефон}'. У такому разі її .місцезнаходження визначається правилами оформлення відповідного реквізиту. Якшо документ оформлено не на бланку, його да ту позначають нижче підпису ліворуч. Дату документа прийнято проставляти від руки в момент підписання документа особою, яка засвідчує його. Для окремої групи організаційно-розпорядчих до кументів (ОРД) — протоколу, акта тошо — латою є час фактичної події, фіксованої цим документом, а не час підписання. Такі документи датує особа, шо їх складає. Останнім часом в організаціях з великим обсягом документообігу і значною кількістю документів, шо проходять через керівництво, дату в документах про ставляє працівник служби діловодства під час їхньої реєстрації. У цій ситуації надзвичайно важливо, шоб дата документа відповідала тому дню, коли він був фак тично підписаний, а отже, нагальною стає вимога про водити датування і реєстрацію офіційних документів у день їхнього підписання. Реєстраційний індекс документа Реєстрація документа — це фіксування факту його створення або надходження шляхом проставлення на ньому умовного позначення — реєстраційного індексу (реквізит 12) з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ. Усі зовнішні та вагомі внутрішні документи підля гають обов'язковій реєстрації. Реєстраційний індекс містить порядковий номер документа та, за рішенням організації, такі додаткові відомості, як індекс справи за номенклатурою справ, інформацію про кореспондента, виконавші тошо. Місце розташування реквізиту 12 залежить від блан ка та виду документа. У службових листах із кутовим розташуванням реквізитів: де 149 - порядковий реєстраційний номер документа, одержаний під час його реєстрування в реєстраційних формах, 03-16 — індекс справи за номенклатурою справ В організаційно-розпорядчих документах, крім служ бових листів, з поздовжнім розташуванням реквізитів: де 67 — порядковий реєстраційний номер документа в межах певних груп документів (накази з питань ос новної діяльності, накази з особового складу, акти, про текши та ін.). який за рішенням організації може бути доповнено інформацією про кореспондента, виконав ця (приміром, індекс структурного підрозділу за пе реліком структурних підрозділів):* 01 — індекс структурного підрозділу, шо є автором документа (наприклад, загальний відліт, адміністрація тошо). Якшо документ підготувати дві чи більше органі зацій, то реєстраційний індекс складається із реєстра ційних індексів кожної з цих організацій, які відокрем люють один від одного правобіжною похилою рискою згідно з послідовністю підписів авторів докумеита. Так, у договорах, зовнішніх актах прюїмання-пере- давання кожна зі сторін проставляє реєстраційні індек си відповідно до it зазначення в преамбулі (вступній ча стині договору або акта). Наприклад: 123/79. Посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь Позначки цього реквізиту (На № від /. шо має номер ІЗ. відтворюють на бланку службового листа, змінна ж інформація вноситься лише улистах- відповідях. Якшо йдеться про ініціативний лист, то трафарет на частина реквізиту 13, яка завжди є у бланку для ли ста, залишається незаловненою. Реквізит 13 розташовують нижче або на рівні реє страційного індексу на спеціально відведеному місці бланка. При кутовому розташуванні: У вітчизняному службовому листуванні листи не розпочинають зворотом: У відповідь на Ваш лист від 12.09.2002 М І78 01/04 повідомляємо... Ці відомості вже подано в реквізиті 13. Натомість можна вжити загальні звороти, шо підтверджують одержання інформації, вказують на певні результати попередньої співпраці: Із вдячністю підтверджуємо отримання інформації У відповідь на Ваш запит по…, повідомляємо… тощо. Місце складення або видання документа Для окремих видів документів особливе значення [ має місце складення чи видання (реквізит 1-І). Напри клад, місцем складення зовнішньоекономічного дого вору визначаються правша урегулювання розбіжно стей між сторонами, міжнародні норми, чинні на те риторії конкретної держави. Цей реквізит включає назву населеного пункту, де видається документ, і пови- і нен узгоджуватись із адміністративно-територіальним : полном країни, офіційно встановленими назвами на- і селених пунктів. Обов'язковим є використання загаль ноприйнятих географічних скорочень {м.. смт. с.): м. Одеса і смт Біюзір'я с. Райгород Залежно від спрямування документа дія невели ких населених пунктів наводять ше й район, область, для міжнародних - назву держави: с Лузанівка Ком янського р-ну Черкаської о&і. Місце складення або видання документа подають у всіх документах, крім листів, де ці відомості наявні в реквізиті Ловідкові дані про організацію. Розмішують реквізит 14 на рівні або нижче реквізитів 11, 12. Місце видання в документі не вказують, якшо во но входить до назви організації: Київський професійно-педагогічний коледж Lu. Ан тона Макареика Однак його зазначають, якшо документ був скла дений в іншому місці. У документі, автором якого є філія організації, на водять місце розташування останньої. Гриф обмеження доступу до документа Відповідно до Закону України «Про інформацію» від 2 жовтня 1992 p. N° 2657-ХІІ за режимом доступу інформація поділяється на відкриту та з обмеженим доступом, яка. у свою чергу, за правовим режимом класифікується на таємну і конфіденційну. Віднесення інформації до тієї чи іншої категорії конфіденційності чи таємниці здійснюється шляхом зазначення у відповідному документі на паперовому (звіт, лист, бізнес-план) чи іншому матеріальному носії (гнучкий магнітний диск та ін.) грифа обмеження доступу до цього документа (реквізит 15). При цьо му звичайно послуговуються такими відмітками: «Ціл- ком таємно; «Таємно; «Дія службового користуван ня; КТ «Комерційна таємниця; «Конфіденційна; Суво- ро конфіденційно». «ДОК» (Документ обмеженого кори стування), «Банківська таємниця» тошо. Гриф обмеження доступу до документа проставля ють без лапок на верхньою березі у правому куті пер шої сторінки документа, доповнюючи, за рішенням ор ганізації, номером примірника документа. Наприклад: За потреби до цього реквізиту долучають інші лані, передбачені нормативноправовими актами, які регла ментують порядок ведення діловодства, шо містить інформацію обмеженого доступу. Адресат Документна інформація, зафіксована на певному матеріальному носії, може призначатися широкому зага лу (закони, постанови), обмеженому кату осіб (розпоря дження, вказівки) або мати конкретне адресне спряму вання. Адресування документної інформації, зафіксова не реквізитом Адресат (реквізит 16), є в службовій лис тах, доповідних, пояснювальних, службовій записках, довідках, заявах та інших документах. У Методичних рекомендаціях поняття адресат ви значено як «сукупність точних і повних даних, за якими документ може бути доставлений за призначенням». Адресатами документа можуть бути організації. їхні структурні підрозділи, посадові особи та громадяни. Увага! Кожну зі складових адресата друкують з но вого рядка шрифтом 14 пунктів через 1,5 міжрядково го інтервалу. Довжина максимального рядка не повин на перевищувати 80 мм і заходити за праву межу текс тового берега. Розділові знаки (крапки і коми) між складовими частинами реквізиту 16 не ставлять. У разі адресування документа організаціїабо її струк турному підроздігу без зазначення посадової особи їхні назви наводять у називному відмінку: Якщо документ адресовано керівникові установи або його заступникові, назва установи входить до складу на зви посади адресата: Надсилаючи документ посадовій особі (зверніть Увагу: не керівній!), назву установ,, подають називному відмінку, а посаду і прізвище адресата – y давальному: Якшо документ адресують багатьом однорідним організаціям, адресата наводять узагальнено: При узагальненому адресуванні тиражований засо бами множеної техніки документ выдают у конверти, звфяючи із заздалегідь складених, списком розсилань, який містить перелік організацій.куди має бути відправлено документ, адреси установ, відмітку про відправлення кореспонденції де робиться спеціальна позначка Документ не повинен містити більше чотирьох адресатів. Слово «копія» перед адресатом не додають. Наприклад: Слід пам'ятати, шо відповідно до етикету службово го листування в разі відправлення кореспонденції орга нам законодавчої і виконавчої алали або постійним клієнтам адресу в документі не зазначають. У цих ви падках доцільно скористатися конвертами із завчасно надрукованими на них адресами. Надсилаючи документ фізичній особі, наводять у називному відмінку прізвище, ім'я, по батькові (або ініціали) адресата, вулицю, номер будинку і квартири, населений пункт, район, область, поштовий індекс: Забродський Павло Павлович вул. Еспланадна, буд. 46, кв. 415,.«. Київ, 01004 Гриф затвердження Особливим способом засвідчення документів — носіїв інформації нормативного та правового харак теру — є їхнє затвердження. Документи, які потребу ють такого засвідчення, набувають чинності саме після затвердження рішенням колегіального органу, іншим розпорядчим документом або посадовою осо бою відповідно до повноважень. Затвердження доку мента здійснюється шляхом проставлення Грифа за твердження (реквізит 17). Гриф затвердження посадовою особою складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), назви посади, підпису, ініціату(-ів) і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження: У разі затвердження документа кількома посадови ми особами їхні грифи розташовують на одному рівні. Якщо документ затверджено постановою, наказом, протоколом, то гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО (без лапок), назви документа, шо за тверджує створений документ ( у називному відмінку), його дати і номера: Гриф затвердження розмішують у правому верх ньому куті першого аркуша документа. При затвердженні документів слід діяти відповід но до правій, установлених у Примірному переліку документів, шо підлягають затвердженню, який пода но.) [Тримірній інструкції з діловодства від 17 жовтня 1997 р. № 1153. та інструкції з діловодства організації. Обов'язковому затвердженню піддягають статути (положення про організацію), структура і штатна чи сельність працівників, штатний розпис і зміни до нього, переліки, правила, інструкції, акти, звіти, пла ни та ін. Документи, шо потребують затвердження, доцільно оформлювати на кутових бланках або чистих аркушах. Резолюція Резолюція (реквізит 18) — напис на документі, зроблений керівником установи, шо містить вказівки шодо виконання документа. Стисло фіксуючи рішення із зазначених у доку менті питань, шляхи реалізації управлінських ситу ацій, порядок їх здійснення, цей реквізит є передумо вою виконання документа. Право оформлення резолюції поряд з керівником організації можуть мати його заступники та керівни ки структурній підрозділів у межах їх повноважень. Резолюція, яку ставить на документі посадова осо ба, складається з прізвища виконавця (виконавців) у да вальному відмінку, змісту доручення, терміну виконан ня, особистого підпису керівника, дати. Наприклад: Кондратенку О. П. Підготувати проект змін та доповнень до контракту 10.02.2004 №321/349 Підпис 08.12.2006 Коли виконавців кілька, головним виконавцем вва жається особа, зазначена в резолюції першою (якщо в документі не обумовлено інше). Методичні рекомендації дозволяють наводити як ви конавця резолюції організації, підрозділи або посадові особи, яким доручають виконання документа: Фінансово-аналітичний віддії Підготувати проект бюджету 2007 року до 12.12.2006 Підпис 14.11.2006 Якшо в тексті документа обумовлено термін вико нання і резолюція не потребує додаткових вказівок. У ній подають зворот «До виконання», виконавців, підпис автора резолюції, дату. Резолюцію треба ставити безпосередньо на доку менті, під реквізитом «Адресат», паралельно до основ ного тексту або на вільній площі лицьового боку пер шого аркуша, однак не на березі документа, призна ченого для підшивання. Документ, як правило, має одну резолюцію. Про те в разі потреби деталізувати порядок виконання до кумента можливі інші резолюції. Якщо на документі немає вільного місця для резо люції, дозволено оформлювати її на окремих аркушах або спеціальних бланках. Цієї ж рекомендації варто дотримуватися, коли доку мент підлягає поверненню або конкретизується поря док виконання документа та уточнюються виконавці. Заголовок до тексту У цьому реквізиті з номером 19 стисло викладається сутність документа. Як визначено в Методичних реко мендаціях, він містить лаконічний виклад основного смислового аспекту змісту документа й граматично узгоджується з назвою документа. Його правильне та чітке формулювання обґрунтовує логічність, послідов ність викладу порушуваних питань, структурування до кумента, а отже, сприяє досягненню мети документу вання управлінської інформації. Заголовок до тексту прискорює обробку докумен та. Цей реквізит використовують під час реєстрації та контролю за виконанням документа, він є підставою для внесення відомостей про короткий зміст докумен та до контрольної реєстраційної картки, графи журна лу реєстрації відповідних форм, бази даних. Заголовок відповідає на запитання «про шо?», «кого?», «чого?». Наприклад: РОЗПОРЯДЖЕННЯ (про що?) - Про припинен ня трудового договору НАКАЗ (про що?) — Про внесення змін у структу ру і штатну чисельність апарату управління НАКАЗ (про що?) - Про приймання Соколова О. Л. економістом відділу кредитування АКТ (про що?) — Про списання бланків трудових книжок і вкладок до них ПРОТОКОЛ (чого?) — Загальних зборів акціонерів ПРАВИЛА (чого?) - Внутрішнього трудового роз порядку ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ (кого?) - Архівіста Граматичні конструкції реквізиту 19: віддієслівні іменники та залежні від них слова (на дання, забезпечення, впорядкування, звільнення тощо); іменники (звіт, план, рух (матеріальних ціннос тей], перспективи, розвиток тощо). Як залежні слова поряд з іменниками, в тому числі й віддієслівними, вживають прикметники, окремі ка тегорії прислівників та числівників. Заголовок до тексту документа розмішують від межі лівого берега першого аркуша над текстом: Згідно з Методичними рекомендаціями його мож на продовжувати до межі правого берега, якшо заголо вок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків). Крапку наприкінці заголовка не ставлять: Відмітка про контроль Відмітка про контроль (реквізит 20) означає, що документ взято на контроль з метою забезпечення його виконання у встановлений строк. Терміни вико нання документа можуть бути: визначені законодавчим чи іншим нормативно- правовнм актом (типовий строк): встановлені розпорядчим документом організації чи резолюцією. Відмітку про контроль за виконанням документа по значають літерою «1С», словом або штампом «Контроль» на лівому березі першого аркуша документа на рівні за головка тексту. Наприклад: Методичні рекомендації унормовують написання цієї відмітки червоним, синім, зеленим чи іншим яс кравим кольором. Відмітка про наявність додатків Досить часто в управлінській діяльності послуго вуються не окремим документом, а кількома доку ментами, об'єднаними між собою тематично, які до повнюють, пояснюють окремі питання або документ у цілому. З-поміж документів-додатків вирізняють: Додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа (позовної заяви, претензійного ли ста, доповідної, службової записок, довідки, звіту, заяви та ін.), в яю»гу висновки та судження аргументуються посиланнями на документн-лодатки: розрахунок суми збитків, товарно-транспортні документи, платіжні дору чення, списки, акти, різного роду переліки, копії дип ломів і свідоцтв та ін.* Документи, які набувають статусу основного до кумента (проекту договору, контракту, програми, по станови) і надсилаються разом із супровідним докумен том - переважно супровідним листом, інструкцією. У цьому разі в супровідному документі даються додаткові роз'яснення, вказівки, інструкції шодо докумен- та-додатка (приміром обговорення проекту договору, внесення зауважень та поправок до певної програми, порядок впровадження тошо). В обох випадках в основному чи супровідному доку менті оформлюють відмітку про наявність додатків (реквізит 22). проте в самому документі-додатку вка зівка на їхній зв'язок здебільшого відсутня. Окрему групу становлять додатки до розпорядчого документа, в яких відмітка про наявність додатка мо же проставлятися:* в основному документі (розпорядчому);* в документі-додатку (наприклад, уніфіковані фор ми звітності, графіки, кошториси). Додаток до розпорядчого документа повинен мати відмітку з постанням на цей документ, його дату і но мер. Відмітку роблять у верхньому правому куті пер шого аркуша додатка: Якщо до розпорядчого документа існує один до даток, то його не нумерують. Відмітку про наявність додатків в основному чи су провідному документі розмішують під текстом доку мента, її складовими є слово «Додаток»/«Додатки» та текстова частина. Остання може містити:* назву документа-долатка. де в разі потреби зазнача ють організашю-власника документа, його вихідні дані (дата та реєстраційний індекс);* кількість аркушів;* кількість примірників. Розглянемо варіанти форм відміток про наявність додатків залежно від ситуацій, шо виникають. Якщо документ містить додатки, повній назв яких не має в тексті, то ці назви треба подати пісія тексту, зазна чивши кількість аркушів у кожному додатку та кількість примірників останніх. За наявності кількох додатків їх нумерують арабськи ми цифрами (без знака №). Назви додатків відділяють одну від одної 1.5 міжрядковими інтервалами. Якщо до документа додають інший документ. який має додатки, то відмітки про додатки оформлю ють так: На велику кількість додатків складають опис, а в са мому документі після тексту зазначають: Якщо додаток надсилають не за всіма поданими в документі адресами, відмітку про наявність додатка оформлюють так: Документи-додатки, оформлені на стандартних ар кушах паперу, повинні мати всі необхідні для цього ви ді документа реквізити. Важливо тім 'ятити:* відмітку про наявність додатків розмішують після тексту (реквізит 21) через два міжрядкових інтервали;* після слова «Додаток» («Додатки») ставлять дво крапку;* текстову частину додатка оформлюють з відсту пом через один пробіл після слова «Додаток:» («Додат- юп») до правого берега:* якшо текст відмітки про наявність додатка зай має декілька рядків, то її друкують через один міжряд ковий інтервал;* у тексті відмітки про наявність додатка дозволе но перенесення на межі слів;* наприкінці тексту відмітки про наявність додат ка ставиться крапка. Підпис Засвідчення документів здійснюється шляхом їхньо го підписання, затвердження та проставлення відбитка печатки. Підпис (реквізит 23) — обов'язковий реквізит будь- якого документа, який засвідчує відповідальність осо би за зміст останнього та надає йому юридичну силу. Офіційні документи підписують посадові особи відповідно до їхньої компетенції. Право підписання до кументів урегульовується відповідними установчими та організаційними документами (статутом, установ чим договором, положенням про організацію, наказом керівника установи про розподіл посадових обов'язків, інструкцією з діловодства, посадовими інструкція ми тошо). В установах, шо функціонують на засадах єдино начальності, документи до вищих організації! підпи сує керівник або його заступник відповідно до по вноважень. Документи, які направляють спорідненим органі заціям, мають право підписувати поряд з вищеназва ними посадовими особами ще й керівники структур них підрозділів. Окремі внутрішні документи (доповідні, поясню вальні записки, довідки, звіти про одноразові події то шо) та офіційні документи особового характеру (заяви, автобіографії, доручення, розписки) підписує укладач. Реквізит 23 розмішують після тексту чи відмітки про наявність додатка. Підпис складається з назви посади особи, яка підпи сує документ (повної, якшо документ надруковано не на бланку, скороченої — на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціала(-ів) і прізвища Роз шифрування підпису (ініціал(-и) і прізвище) подають на рівні останнього рядка назви посади: Якщо документ підписують кілька (дві або більше) осіб, то їхні підписи розташовують один під одним відповідно до підпорядкованості посадових осіб: Затверджуючи документ особистими підписами за значених посадових осіб. їх почергово проставляють у зворотному порядку, тобто спочатку — головного бух галтера, потім — директора Якшо документ підписують кілька осіб, що займа ють аналогічні посади, то їхні підписи розташовують на однаковому рівні: Документи колегіальних органів підписують голо ва колегіального органу і секретар: Якшо документ складає комісія, то наводять не по сади осіб, які підписують документ, а їх статус у складі комісії: У разі відсутності посадової особи, підпис якої за значено в документі, його підписує особа, яка виконує відповідні обов'язки або заступник. У такому випадку обов'язково наводять посаду та прізвище особи, яка підписала документ (випрааіення вносять рукопис ним або машинописним способом), наприклад: «Ви конувач обов'язків», «Заступник». Підписувати документ із прийменником «за» або ставити правобіжну похилу риску перед назвою поса ди не дозволено. У повному складі компонентів (назва посади, осо бистий підпис та інішал(-и). прізвище) реквізит Підпис наявний лише в оригінальних примірниках докумен та. Примірники, шо направляються у справу, оригіна льного особистого підпису не мають, натомість копію засвідчує працівник служби діловодства. Примірною інструкцією з діловодства у міністер ствах, інших центральних органах виконавчої влади. Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади від 17 жовтня 1997 р. № 1153 визначено: «У разі надсилання документа одночасно кіль ком установам вищого рівня керівник підписує всі примірники. У разі надсилання документа одночасно кільком ор ганізаціям, шо належать до сфери упраатіння установи, підписується тільки оригінал, який затишається у справі установи-автора, а на місця розсилаються засвідчені кан целярією примірники». Організації самостійно визначають склад докумен тів, на яких може проставлятися факсиміле. Здебільшо го це листи-запрошення, повідомлення тощо. При укла данні угод використання факсиміїьного відтворення підпису, електронно-цифрового підпису можливе у ви падках, передбачених законом чи угодою сторін. Гриф погодження документа Гриф погодження (реквізит 24) розміщують нижче реквізиту Підпис. Згідно з Методичними рекомен даціями він фіксує згоду іншої організації, підрозділу, посадової особи, шо не є автором документа, з його змістом. До складових грифа погодження належать слово ПОГОДЖЕНО (без лапок), назва посади особи, яка погоджує документ (разом з назвою організації), осо бистий підпис, ініціал(-и) і прізвище, лата погодження: Якщо документ погоджують листом, протоколом, актом, то гриф погодження оформлюють так: За наявності кількох грифів погодження. їх розта шовують на одному рівні вертикальними рядами. Пер ший — від межі лівого берега: другий — через 104 см: Візи документа Віза документа (реквізит 2S) — напис, шо засвідчує внутрішнє погодження документа — згоду або незгоду посадових осіб організації, яка є автором документа, з його змістом. Віза складається з назви посади, особи стого підпису, ініціалів і прізвища особи, яка візує до кумент, дати візування: Візу розміщують нижче реквізиту 23 як на лицьо вому, так і на зворотному боці останнього аркуша до кумента, її ставлять на примірниках документів, які залишають в організації. Документ можуть візувати посадові особи, в межах компетенції яких знаходиться вирішення питань, пору шених у документі. Проект документа можуть завізува ти заступники керівника організації, керівники струк турних підрозділів, певні посадові особи (бухгалтер, го ловний бухгалтер, юрист, інспектор відділу кадрів, інже нер з техніки безпеки тошо), у компетенції яких знахо диться це питання. Увага! У назвах посад допускаються скорочення типу: заст. - заступник директора: зав. — завідувач ла бораторії тощо. Зауваження і пропозиції до змісту документа ви кладають на окремому аркуші, про шо на проекті роблять відповідну відмітку: Якщо під час візування з'ясовується, що підготовле ний до підписання документ потребує суттєвих змін, необхідно провести повторне візування. Відбиток печатки організації Відбиток печатки організації (реквізит 26) простав ляють на документах, шо засвідчують права громадян і юридичних осіб, фіксують факт витрати грошових коштів та використання матеріальних цінностей, а та кож у випадках, передбачених нормативно-правовими актами. Відбиток печатки ставлять на такі документи, як статут організації, штатний розпис, договір, посвід чення, довіреність тощо. Відбитком печатки організації засвідчують підпис відповідальної особи. Його слід проставляти таким чи ном, шоб він охоплював останні кілька літер назви по сади особи, яка підписна документ. Відбиток печатки має бути чітким. Відмітка про засвідчення копії Відмітка про засвідчення копії (реквізит 27) скла дається зі слів «Згідно з оригіналом», назви посади, підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціала(-ів) та прізвища, дати засвідчення копії. Цей реквізит розміщу ють під реквізитом Підпис. Наприклад: Відмітку проставляють на копіях документів (у то.\гу числі ксерокопіях) для засвідчення їхньої відповідності оригіналу. Піл час розсилання копій документів, шо ма ють юридичну силу (постанов, наказів, розпоряджень, інструктивних листів тощо), їх слід засвідчувати відбит ком печатки організації. Дія копій інших вихідних до кументів достатньо печатки з назвою служби діловод ства організації. Прізвище виконавця і номер його телефону Виконавцем документа може бути заступник керів ника організації, керівник структурного підрозділу чи певна посадова особа, що відповідно до своїх повнова жень коригує певні напрями управлінської діяльності, порушувані в документі. Відомості про виконавця (реквізит 28) подають на лицьовому боці в нижньому лівому куті останньо го аркуша документа. Розмір шрифту — 8-Й пунктів: Залежно від ситуації цей реквізит доповнюють ім'ям та по батькові виконавця документа, що при скорює встановлення ділових контактів з цією осо бою та вирішення питань: У разі потреби зазначають шифр оператора комп'ю терного набору, який утворюється першими літерами імені та прізвища, наприклад: КС — Катерина Семенко, кількість віддрукованих примірників, дату друкування, а на документах, шо мають гриф обмеження доступу, ще вказують, куди напраатено примірники: Відмітка про виконання документа і направлення його до справи Відмітку про виконання документа і напра&іення йо го до справи (реквізит 29) стаазять після вирішення пи тання, яке порушено в документі, або направлення відповіді. Вона свідчить про те, що оперативну роботу з документом завершено. Після її оформлення доку мент долучають до справи для подальшого зберігання. Реквізит 29 може вктючати постання на дату та реєстраційний індекс джерела, шо свідчить про вико нання документа. У разі відсутності такого джерела — короткі відомості про виконання, сполучення слів «До справи», номер справи, посаду, підпис і дату. Підписує і датує відмітку виконавець, який працював з докумен том, або керівник структурного підрозділу. Якщо ор ганізація невелика, то назву посади можна не вказува ти. Цей реквізит проставляють від руки у лівому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша. Ло справи № 09-41 Відповідь надіслано 13.0S.200S № 03/062/143 Підпис В. И. Постоііко 17.0S.200S Відмітка про наявність документа в електронній формі У відмітці про наявність документа в електронній формі (реквЬит ЗО) наводять повне ім'я та місце збері гання файлу, код оператора, інші пошукові дані. її роз міщують у центрі нижнього берега лицьового боку пер шого аркуша документа в колонтитулах (команда Вид > > Колонтитулы > Нижний колонтитул > Вставить авто текст > Полное имя файла): E:\delo\od\rekvszit.doc. Відмітка про надходження документа до організації від адресанта У реквізиті 31 фіксують такі дані: скорочена назва організації (або абревіатура), дата (у разі потреби — годи на та хвилина) надходження документа, реєстрацій ний індекс. Відмітку про надходження документа до ор ганізації ставлять за допомогою штампа, при відсутності якого роблять запис від руки у правому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа: UCTP1 Вх. М 57 - -17.94.2006 Якщо документ надійшов у неробочий час, датою реєстрації є наступний робочий день. Запис про державну реєстрацію Цей запис (реквізит 32) роблять лише на норматив но-правових актах органів державної влади, долучених до державного реєстру відповідно до Указу Президента України «Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконав чої влади». У Міністерстві юстиції України на вказаних више нормативних актах оформляють запис про дер жавну реєстрацію, розташовуючи його після номера акта чи після грифа затвердження. Для реквізиту 32 ор ганізація — автор нормативного акта повинна залиши ти вільне місце (6 х 10 см) у верхньому правому* куті після номера акта чи грифа затвердження.
1 2 3 4 5 Категория: Діловодство \| Добавил: Aspirant (19.05.2015)
Просмотров: 470 \| Рейтинг: 0.0/0

Всего комментариев: 0


Имя *:
Email *:

Код *: