РЕФЕРАТ НА ТЕМУ: Перспективні напрямки наукових досліджень у документознавстві - Діловодство - Реферати - Каталог статей

ПЕРСПЕКТИВНІ НАПРЯМКИ НАУКОВИХ ДОСЛІДЖЕНЬ У ДОКУМЕНТОЗНАВСТВІ Оглядаючи розвиток документознавства в Україні за останнє десятиліття, можна констатувати, що воно сформувалося в нашій країні як наукова дисципліна і має вже певні здобутки. Серед стимулів конституювання цієї наукової дисципліни основними, на мій погляд, були (і залишаються): необхідність нормативного та науково-методичного забезпечення організації документостворення та документообігу в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, підприємствах, установах та організаціях (далі - установах) в нових умовах їхнього функціонування (тобто після набуття Україною незалежності); впровадження в установах систем електронного діловодства та документообігу (СЕДД); значна потреба у вузівській підготовці документознавців, які будуть спроможні вирішувати складні завдання, пов'язані з зазначеними вище інноваціями. Інституалізацію документознавства, підвищення його соціального статусу в нашій країні, зокрема засвідчили заснування та діяльність Українського науково-дослідного інституту архівної справи та документознавства (УНДІАСД) Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України (зараз - Державний комітет архівів України), започаткування і проведення документознавчих досліджень в Інституті архівознавства та Інституті рукопису Національної бібліотеки України імені В. І. Вернадського, відкриття вузівської спеціальності "Документознавство та інформаційна діяльність" і, нарешті, серед останніх подій - затвердження ВАКом України наукової спеціальності 07.00.10 "Документознавство, архівознавство", що дає можливість захищати дисертації за результатами документознавчих досліджень. У цілому зміст документознавчих публікацій останніх років свідчить про чітку диференціацію документознавства на загальне та спеціальне. Якщо не брати до уваги вкрай актуальні статті щодо змісту документознавчої освіти у вищій школі1 , то серед небагаточисельних загальнодокументознавчих публікацій привертає увагу монографія Г. М. Швецової-Водки2 (в якій узагальнено результати десятилітніх досліджень автора з теорії документа), а також результати дискусії щодо структури документознавства та його меж як наукової дисципліни у зв'язку із прийняттям паспорта наукової спеціальності 07.00.10 "Документознавство, архівознавство"3. Порушується питання щодо "перейменування науки і відповідної навчальної дисципліни про документ у широкому його розумінні на документологію"4. Слід зауважити, що подібні пропозиції вже мали місце і раніше, вони варті уваги, однак, на мою думку, таке виокремлення доцільне тільки у межах комплексної наукової дисципліни "Документознавство" і як позначення її розділу "Загальне документознавство", зважаючи, що документологія структурно не відрізняється від напрямків спеціального документознавства5. Разом з тим, досить сумнівною виглядає можливість створення у межах документології єдиних концепцій "життєвого циклу документа" або різних сукупностей документів - потоків чи фондів, враховуючи специфіку структури, функціонування чи організації сукупностей видань, службових та архівних документів. Ефективним може бути розроблення лише теоретичних засад створення спільних інформаційних ресурсів цих документів. Вирішення цієї нагальної проблеми знаходиться на межі з теорією та практикою організації інформаційної діяльності. Безперечно, спектр загальнольнодокументознавчої (документологічної) проблематики може бути значно ширшим6 і її дослідження значною мірою споріднені із напрямками спеціального документознавства. Зокрема, як і раніше, я вважаю, такі наукові розробки можуть бути пов'язані з вивченням різних видів документів, специфічних як за характером документної інформації (наприклад, картографічні), так і за способом її фіксування та відтворення (аудіовізуальні, електронні). Полишаючи проблематику загального документознавства, стисло зупинюся на перспективних напрямках наукових досліджень зі спеціального документознавства. Одним з таких напрямків залишається опрацювання теоретичних питань. Поодинокі концептуальні публікації у спеціальному документознавстві пов'язані, як правило, з науковими напрямками чи проблемами споріднених галузей знань. Серед них відзначимо грунтовну статтю К. Є. Новохатського, в якій критично проаналізовано визначення поняття "документ" в законах України7, публікацію Г. М. Швецової-Водки щодо визначень документа в архівознавстві8, а також матеріали дискусії, ініційованої її статтею, присвяченої співвідношенню понять "документ" та "історичне джерело"9. Перспективним є розроблення питань теорії діловодства, як практичної сфери впровадження досліджень спеціального (у даному разі управлінського) документознавства та споріднених наукових дисциплін (джерелознавства, архівознавства). Деякі аспекти цієї проблеми порушені у статті О. М. Загорецької10 . Вважаю, що помітним явищем в теорії спеціального документознавства, незважаючи на загальний архівознавчий контекст, є стаття Л. Драгомірової з методології визначення і технології створення оптимальної моделі організації документів Національного архівного фонду України, де висловлені міркування щодо поняття "документ", сутності інформаційної складової документа, характеристики різних видів документів, побудови класифікацій документів, організації сукупностей документів як інформаційної системи та історичних джерел тощо11 . Виглядає перспективною декларована Л. А. Драгоміровою необхідність взаємопов'язаного дослідження, висловлюючись її термінологією, документальних комплексів (наприклад, організаційно-розпорядчий, плановий, обліково-бухгалтерський, звітний тощо) як елементів первісного фонду (с. 122), що справедливо не тільки для архівних, але й для документаційних (документальних) фондів установ12. Термінологічні проблеми спеціального документознавства можна віднести до ряду "вічних". Про це свідчить, зокрема, і зміст публікацій, про які йшлося вище, та й деяких інших, на які я не посилаюсь. Еволюція поглядів на визначення понять (та й взагалі на засоби вирішення конкретних наукових проблем) цілком закономірна. Вона відображає зрушення як в теоретичному базисі самої наукової дисципліни, так і у практиці відповідної цій дисципліні сфери практичної діяльності. Однак, підбиття певного підсумку, фіксація меж певного етапу розвитку науки так чи інакше є необхідними. Такий етап, зокрема, відбив зміст нової редакції ДСТУ 2732-2004 "Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять" (розроблений УНДІАСД за замовленням Держкомархіву України), затвердженого наказом Держспоживстандарту України. Оскільки остаточна редакція стандарту рік була на затвердженні, а стандарт (за наказом) набуде чинності з 1 червня 2005 р., то можна передбачити, що він втратить частину своєї оперативної інформації. Залишає певну перспективу щодо наукового опрацювання визначень понять, пов'язаних з електронним документостворенням та взяти участь також у розробленні проекту ДСТУ, гармонізованого з ІSО 5127-2001 документообігом, зміст законів України "Про електронні документи та електронний документообіг" і "Про електронний цифровий підпис". Думаю, що документознавці та архівісти мають "Інформація та документація. Словник" і щодо цього відповідні рекомендації направлені УНДІАСД до Технічного комітету стандартизації "Інформація та документація" (ТК-144) для включення їх до плану стандартизації. Безперечно, що перспективними залишаються уніфікація та стандартизація не тільки діловодної термінології, а й технології діловодства, що є традиційним напрямком управлінського документознавства. Разом з тим, під час впровадження національних стандартів з діловодства та уніфікованих вимог до створення управлінських документів можливі труднощі, пов'язані з правовим статусом таких стандартів. Дана ситуація спричинена нормами Закону України "Про стандартизацію", зокрема абзацом першим ст.12, де сказано, що "стандарти застосовуються на добровільних засадах, якщо інше не встановлено законодавством". Наприклад, на цей час в Україні серед нормативних документів, що регулюють сферу діловодства, є "Примірна інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади", затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. № 1153 (далі - "Примірна інструкція з діловодства…"), та національний стандарт України ДСТУ 4163-2003 "Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів" (підготовлений відділом УНДІАСД за замовленням Держакомархіву України), затверджений та набув чинності за наказом Держспоживстандарту України від 7 квітня 2003 р. № 55. В них дещо по різному викладено вимоги до оформлювання організаційно-розпорядчих документів (ОРД). Зрозуміло, що стандарт містить більше нових і, сподіваюсь - раціональних, підходів до змісту таких вимог, зумовлених потребами сьогодення. Однак, у працівників служб діловодства та державних архівів виникає питання: який документ у цьому разі застосовувати? Безперечно, що "Примірна інструкція…" за своїм правовим статусом тут має пріоритет і тоді постає завдання щодо її перероблення і внесення до неї відповідних змін (не тільки пов'язаних з оформлюванням ОРД). Перероблення "Примірної інструкції…" та її затвердження - процес довготривалий і на цей період буде залишатися зазначена правова невизначеність. Водночас за замовленням Держкомархіву України відділом документознавства УНДІАСД було розроблено і видано (на підставі схвалення методичною комісією комітету) методичні рекомендації щодо застосування ДСТУ 4163-200313. Також УНДІАСД на основі цього стандарту планує завершити у 2005 році підготовку збірника форм ОРД. Потреба у такому збірнику вже давно є нагальною, зважаючи на значну поширеність в країні посібників з різними рекомендаціями щодо уніфікованих формулярів ОРД, причому часто копійованих з російських видань, які підготовлені, зрозуміло, на підставі інших нормативних документів. Низку проблем, пов'язаних з правовим регулюванням організації діловодства в Україні, має вирішити відповідний законодавчий акт. Починаючи з квітня 2002 р. працює створена Держкомархівом України робоча група з розроблення проекту Закону України "Про діловодство". Законопроект (після обговорення варіантів проекту із зацікавленими установами, його погодження співрозробниками, Міністерством юстиції України тощо) пройшов юридичну експертизу в Кабінеті Міністрів України, за результатами якої розробникам було рекомендовано доопрацювати його з метою розширення предмета правового регулювання. Зараз робочою групою здійснюється підготовка нової редакції законопроекту. Закон України "Про діловодство" (не виключно, що цю назву буде уточнено), на мою думку, повинен: визначити повноваження суб'єктів організації діловодства в країні; утвердити норму щодо неухильного виконання основних нормативно-правових актів, спрямованих на організацію діловодства, зокрема, стандартів на створення управлінських документів (між іншим, це надасть ДСТУ 4163-2003 статус підзаконного акта), інструкції з діловодства, номенклатури справ в установах незалежно від форми власності; здійснити законодавче регулювання питань організації електронного діловодства з метою уникнення втрат службових електронних документів, їх інформації, а також змін в цій інформації; забезпечити права власності установ на їх документаційні фонди; встановити відповідальність з метою запобігання втрат та несанкціонованого знищення службових документів, зокрема під час ліквідації та реорганізації установ тощо. Прийняття цього закону дасть реальні підстави для перероблення "Примірної інструкції з діловодства…" та підготовки на її основі інструкцій з діловодства органів державної влади, органів місцевого самоврядування, інших установ. У найближчій перспективі передбачається також перевидання ДСТУ 4163-2003, в якому буде враховано пропозиції працівників служб діловодства установ, інших фахівців з питань підготовки службових документів щодо уточнення змісту формулювання окремих вимог до оформлювання ОРД, а також виправлено помилки, що виникли під час редакційного опрацювання тексту у видавництві. Потреба у доопрацюванні "Примірної інструкції з діловодства..." виникне також в результаті прийняття нормативно-правових актів як підзаконних щодо законів України "Про електронні документи та електронний документообіг" та "Про електронний цифровий підпис". Ці доповнення інструкції будуть пов'язані з організацією створення та обігу електронних документів (далі - ЕД) у діловодстві, впровадженням систем електронного діловодства14. Слід зауважити, що представники архівних установ брали участь в обговоренні проекту "Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади", що подано до Кабінету Міністрів України на затвердження. Взагалі, науковий напрямок, пов'язаний з організацією електронного діловодства, є одним з найперспективніших у спеціальному документознавстві. Найактуальнішими завданнями у межах цього напрямку слід вважати підготовку нормативних документів, спрямованих на вдосконалення діловодства із застосуванням електронного документообігу в органах державної влади та органах місцевого самоврядування, нормативного документа, що регламентує організацію зберігання ЕД у діловодстві та архівному підрозділі органу державної влади, органу місцевого самоврядування, підприємства, установи, організації. Значною мірою створення цих документів буде пов'язано (оскільки вказані завдання з реалізації процесів електронного діловодства мають розглядатися у комплексі з проблемою організації електронних архівів) з розробленням експериментальної моделі архівного зберігання ЕД, підготовкою концепції створення архівів ЕД і сертифікатів постійного строку зберігання і відповідно нормативного документа, буде регламентувати постійне зберігання ЕД в архіві. Слід зауважити, що зазначені нормативні документи та перспективні розробки зафіксовані як заходи у проекті "Програми впровадження електронних документів, електронного документообігу, електронного цифрового підпису, стимулювання підприємств, установ і організацій, які впроваджують електронний документообіг", що буде наданий Верховній Раді України для затвердження Законом України. Є сподівання, що прийняття Верховною Радою України цієї Програми як законодавчого акта з відповідним фінансуванням її виконання, уможливить виконання передбачених в ній заходів, оскільки, зрозуміло, що для вирішення таких масштабних завдань необхідним є залучення, крім документознавців та архівознавців, творчих колективів низки науково-дослідних установ, які набули досвід вирішення питань організації створення та обігу електронної документації, розроблення носіїв для максимально тривалого збереження електронної документної інформації. Необхідно також зауважити, що проблематика, пов'язана із створенням та застосуванням ЕД, є однією з найбільш обговорюваних (а звідси актуальною, і разом з цим, дискусійною) світовим співтовариством архівістів та керуючих документацією. Зокрема, найбільше їхнє занепокоєння викликає відсутність на сьогодні вирішення проблеми визначення автентичності ЕД. Серед інших проблем - встановлення правового статусу ЕД, розроблення раціональної технології експертизи їхньої цінності, меж поняття "електронний документ" тощо15. За думкою авторитетних учених певні нормативні засади вирішення проблеми автентичності ЕД надають ISO 15489-1-2001(Е) "Information and documentation - Records management - Part 1: General" та ISO/TR 15489-2-2001 (Е) "Information and documentation - Records management - Part 2: Guidelines"16. Слід також зауважити, що пункт третій Резолюції делегатських зборів національних архівістів і президентів національних професіональних асоціацій, членів Міжнародної ради архівів, з приводу ХХХV засідання Міжнародної конференції Круглого столу архівів (СІТRА) (Рейк'явік, 13 жовтня 2001 р.) містив рекомендацію всім утворювачам документів, як публічним, так і приватним, щоб діловодство, включаючи й електронне, велося відповідно до умов зазначеного двочастинного стандарту ISO 15489-2001. Зважаючи на це, УНДІАСД, як член Технічного комітету стандартизації "Інформація і документація" (ТК-144), подав у 2003 р. до цього комітету пропозицію включити даний стандарт до плану розроблення ДСТУ, гармонізованого з ІSО 15489. Відповідно до цього плану Державне підприємство "Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації та якості" замовило УНДІАСД підготовку ДСТУ, що буде відповідником зазначеного ІSО. На цей час в УНДІАСД вже було розроблено і опубліковано проект концепції впровадження норм міжнародного стандарту ІSО 15489-2001 "Інформація та документація. Керування документацією в Україні" (відп. виконавець І. Є. Антоненко)17. На сьогодні робочою групою підготовлено першу редакцію проекту модифікованого стандар-ту-відповідника ІSО, тобто у цьому документі порівняно зі змістом ІSО є так звані технічні відхили - уточнення, зміни чи доповнення норм ІSО відповідно до вітчизняного законодавства або інших нормативно-правових актів, прийнятих в Україні. Проект стандарту вже погоджено Держкомархівом України та Технічним комітетом стандартизації "Інформація і документація" (ТК-144). Впровадження норм роботи з ЕД та керування документацією є майбутніми інноваційними напрямками практичної діяльності служб діловодства в Україні. Разом з тим, безперечно, в управлінському документознавстві існує ще багато наукових проблем, пов'язаних з організацією традиційного діловодства. Зокрема, можна вказати на багатоаспектну проблему експертизи цінності документів, вирішення якої знаходиться на межі документознавства, архівознавства та історичного джерелознавства. Українські документознавці та архівознавці в останній час посилили увагу до вирішення цієї проблеми, зокрема у контексті підготовки та впровадження нових "Основних правил роботи державних архівів України" (К., 2004), під час розроблення тематики дисертаційних досліджень18. З даною проблематикою також пов'язані перспективні дослідження історії, теоретичних засад, методики підготовки та організації функціонування у діловодстві переліків документів зі строками зберігання19. Особлива актуальність цього дослідницького напрямку зумовлена вкрай низькими темпами підготовки відомчих переліків, відсутністю методологічної та методичної бази цього напрямку практичної діяльності. З іншого боку, збільшення частки економічного сектора з недержавною формою власності призвело до утворення значної кількості видів документів, що раніше в Україні не існували. Це зумовлює нагальність створення відповідного переліку таких документів та й у цілому дослідження видів документів "комерційної" документації. Актуальним залишається також розроблення посібників, спрямованих на наукове та методичне забезпечення організації діловодства в різних типах установ. Провідну роль у реалізації даного напрямку діяльності, як і раніше, відіграють Держкомархів України, центральні та обласні державні архіви, УНДІАСД. Значна активізація цієї роботи зумовлена прийняттям другої редакції Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", впровадженням "Основних правил роботи державних архівів України" (в яких чітко визначено повноваження архівних установ щодо управління діловодством), а також більшою увагою, яка приділяється на засіданнях колегії Держкомархіву України питанням організації діловодства і, зокрема, електронного. Перспективними залишаються історичні документознавчі дослідження, зокрема історії діловодства в Україні. Слід зауважити, що цьому напрямку, завдяки його спорідненості з іншими спеціальними історичними дисциплінами, присвячено значну кількість публікацій. Разом з тим, на сьогодні відсутня фундаментальна праця, в якій було б викладено всі етапи історії діловодства в Україні20. Є також "прогалини" у дослідженні певних періодів і, як не дивно, це стосується також ХХ ст., тобто організації діловодства в УСРР, УРСР21, у тих регіонах України, що знаходились у 1920-1930-х роках під владою Польщі, Чехословаччини, Румунії. Мало вивченими залишаються на сьогодні питання організації діловодства у часи УНР, Української Держави, правління Директорії УНР. НОРМАТИВНЕ ТА НАУКОВО-МЕТОДИЧНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ОРГАНІЗАЦІЇ документознавстваВ УКРАЇНІ У 1950-1980-і роки Виокремлення періоду 1950-1980-х рр. в історії вітчизняного діловодства вмотивовується змінами, пов'язаними з проведенням низки реформ у народному господарстві СРСР у цілому й, зокрема, Української РСР, які відповідно вплинули на організацію діловодства як важливої складової управлінських процесів. Найбільш характерною ознакою початку зазначеного періоду є посилення у 1950-х рр. відповідальності архівних установ у межах свого профілю за організацію діловодства в установах, а також за нормативне та науково-методичне забезпечення діяльності цієї галузі. 7 лютого 1956 р. Рада Міністрів СРСР прийняла постанову "Про заходи по упорядкуванню і кращому використанню архівних матеріалів міністерств і відомств" 1, в якій відзначено невпорядкованість і слабке використання документів у державних і відомчих архівах, недостатню увагу керівників міністерств і відомств до підпорядкованих їм архівів тощо. Відзначені Радою Міністрів СРСР недоліки в архівній справі на загальносоюзному рівні були характерними й для діяльності державних та відомчих архівів Української РСР. У зв'язку з цим Рада Міністрів УРСР видала постанову "Про заходи по впорядкуванню режиму зберігання і кращому використанню архівних матеріалів міністерств і відомств Української РСР" від 18 квітня 1956 р. № 408 2, якою зобов'язала міністерства і відомства республіки протягом 1956-1957 рр. упорядкувати архівні документи, які вони зберігають та ті, що знаходяться у підвідомчих їм підприємствах, установах і організаціях, створити задовільні умови для забезпечення збереженості цих документів і організувати користування ними. Переважна більшість облвиконкомів, виконкомів місцевих Рад депутатів, міністерств та відомств, а також архівні установи УРСР доклали значних зусиль для виконання постанов союзного і республіканського урядів. За два роки відбулися певні зміни: у практику обстежень відомчих архівів були впроваджені комплексні перевірки; міністерствам і відомствам надавалась допомога у складанні номенклатур справ; архівні відділи управлінь Міністерства внутрішніх справ областей почали розробляти номенклатури справ для сільрад, колгоспів, райвиконкомів тощо. Але в цілому стан відомчих архівів вимагав посилення уваги до їхньої роботи і вжиття більш ефективних заходів для усвідомлення керівництвом та рядовими працівниками установ значущості архівних документів. Зрушення, що відбувалися в архівному будівництві СРСР у другій половині 50-х рр. в процесі виконання урядової постанови, вимагали внесення відповідних змін у чинне на той час "Положення про Державний архівний фонд СРСР", схвалене ще у березні 1941 р. У зв'язку з цим Рада Міністрів СРСР 13 серпня 1958 р. прийняла постанову про затвердження нового "Положення про Державний архівний фонд СРСР" 3. Порівняно з попереднім це положення окреслювало науково-дослідні завдання, що покладалися на центральні державні архіви СРСР, союзних і автономних республік та їх філіали, державні архіви областей та міські державні архіви з постійним складом документів. Крім того, за новим положенням було встановлено більш подовжені строки зберігання документів у відомчих архівах. Так, строк зберігання документів в органах державної влади і управління СРСР, союзних і автономних республік, в установах і організаціях загальносоюзного і республіканського значення встановлювався п'ятнадцять років замість десяти. Підвищення ролі архівів у державному і науковому житті країни, зміни у характері та напрямах архівної справи зумовили передачу у 1960 р. Головного архівного управління із системи Міністерства внутрішніх справ СРСР у безпосереднє підпорядкування Раді Міністрів СРСР. Аналогічні зміни сталися й в Українській РСР. У червні 1960 р. відбулася передача архівних установ республіки з системи МВС УРСР у відання Архівного управління при Раді Міністрів УРСР 4. Новим "Положенням про Архівне управління при Раді Міністрів УРСР", затвердженим у вересні 1961 р. 5, на нього, зокрема, покладалося вивчення, узагальнення та поширення передового досвіду вітчизняних і зарубіжних установ у галузі архівної справи, археографії та організації документальної частини поточного діловодства. Від того часу в установах все більше уваги стало приділятися організації поточного діловодства, формуванню справ за номенклатурами, розробленими і погодженими з архівними установами. Останні, в свою чергу, почали систематично проводити республіканські й обласні громадські огляди стану архівів установ, створювали в областях і районах госпрозрахункові групи з упорядкування документів, організували мережу постійно діючих курсів та короткострокових нарад і семінарів для підвищення кваліфікації працівників служб діловодства, посилили практичну і методичну допомогу міністерствам, відомствам, установам і організаціям в упорядкуванні документів. У багатьох відомчих архівах поліпшилися умови зберігання документів, своєчасно стало проводитися їх упорядкування та передача на державне зберігання. Для керівництва цією роботою у 1963 р. в Архівному управлінні при Раді Міністрів УРСР було створено відділ відомчих архівів та організації діловодства. Відповідно до затверджених урядом СРСР положень про Державний архівний фонд СРСР і Головне архівне управління при Раді Міністрів СРСР, в яких, зокрема, право контролю за організацією документальної частини діловодства вперше надавалося саме Головархіву СРСР, останній у 1963 р. переробив "Правила роботи архівів установ, організацій і підприємств" (1956 р.), з урахуванням вимог, необхідних для покращання роботи з документами у поточному діловодстві установ країни. У зв'язку з цим нові правила отримали назву "Основні правила постановки документальної частини діловодства і роботи архівів установ, організацій і підприємств СРСР" 6. В Основних правилах було подано визначення документальної частини діловодства як організації роботи установи з документами з моменту їх створення чи надходження до передачі в архів. На відміну від Правил 1956 р. в них було уніфіковано вимоги до заголовків справ у номенклатурах і описах документів постійного і тривалого (понад 10 років) строків зберігання; по-новому викладався порядок проведення експертизи цінності документів та забезпечення їх збереженості; рекомендувалося проводити одноразову реєстрацію вхідних і вихідних документів переважно із застосуванням контрольно-облікових карток, які у подальшому мали передаватися до архіву установи разом з документами й використовуватися як тематичні картки для поповнення каталогів державних архівів. Основні правила були розраховані на роботу з документацією міністерств і відомств та інших провідних підприємств, установ і організацій союзного, республіканського і обласного значення. Організація документальної частини діловодства і робота архівів районних, сільських та міських установ низової ланки визначалася інструкціями, розробленими на основі даних Основних правил республіканськими архівними органами. У цілому Основні правила мали рекомендаційний характер. У діяльності Архівного управління при Раді Міністрів УРСР в 1963-1964 рр. важливе місце посіла організація виконання постанови Ради Міністрів СРСР "Про заходи щодо поліпшення архівної справи в СРСР" від 25 липня 1963 р. № 829 та аналогічної постанови Ради Міністрів УРСР від 27 вересня 1963 р. № 1107, відповідно до якої на архівні установи республіки, крім вирішення проблем архівної справи, покладалося й завдання з організації підвищення кваліфікації працівників служб діловодства міністерств, відомств, установ та організацій 7. На виконання зазначеної постанови Архівне управління при Раді Міністрів УРСР та Київський державний університет ім. Т. Г. Шевченка (КДУ) у 1964 р. організували при кафедрі архівознавства університету постійно діючі тримісячні курси підвищення кваліфікації керівних працівників служб діловодства міністерств, відомств, установ та організацій республіки 8. Метою курсів була підготовка кваліфікованих працівників діловодства відповідно до нових завдань з удосконалення роботи управлінського апарату, раціоналізації діловодства, впровадження новітніх на той час засобів механізації діловодних процесів й тиражування документів; ознайомлення слухачів із зразковою організацією роботи канцелярій та основними напрямами створення єдиної державної системи діловодства. До проведення занять було залучено професорсько-викладацький склад кафедри архівознавства КДУ, спеціалістів Архівного управління при Раді Міністрів УРСР, а також найбільш досвідчених практичних працівників діловодних служб міністерств і відомств. Заняття проводились у вечірній час двічі на тиждень по чотири години (без відриву слухачів від основної роботи). Окрім читання лекцій відбувалося відвідування деяких канцелярій та відомчих архівів провідних установ республіки, а також науково-дослідних інститутів для ознайомлення з передовим досвідом і тогочасними засобами механізації діловодних процесів. Слід відзначити, що у 1964 р., враховуючи серйозну потребу підготовки середньої ланки працівників служб діловодства і велику зацікавленість у цьому архівних установ, Міністерство освіти УРСР видало й розіслало обласним відділам народної освіти "Навчальні плани та програми середньої загальноосвітньої та робочої політехнічної школи з виробничим навчанням. Підготовка референта з діловодства", розроблені спільно з Архівним управлінням при Раді Міністрів УРСР 9. Читання лекцій у школах було доручено проводити найбільш кваліфікованим архівістам областей. Виходячи з того, що характерною рисою зазначеного періоду було створення нормативної та науково-методичної бази для організації й удосконалення діловодства як на загальносоюзному рівні, так і безпосередньо в Україні, насамперед необхідно відзначити Єдину державну систему діловодства (ЄДСД) 10, яка розроблялася у 1966-1973 рр., була схвалена постановою Державного комітету Ради Міністрів СРСР по науці і техніці від 4 вересня 1973 р. та рекомендована міністерствам і відомствам для використання у практичній діяльності для раціональної організації діловодства. Створенню ЄДСД передувало всебічне вивчення систем діловодства у різних ланках державного апарату з метою визначення загальних закономірностей у роботі з управлінською документацією, а також виявлення можливостей, меж та масштабів системного упорядкування однотипних діловодних операцій 11. Основні положення ЄДСД являли собою науково-впорядкований комплекс правил, нормативів і рекомендацій щодо організації діловодства. Тематичні розділи ЄДСД охопили технологічні питання організації діловодних процесів, питання функцій і структури діловодних служб, економіки та організації праці діловодного апарату, механізації діловодства тощо. Положення ЄДСД доповнювалися Уніфікованою системою організаційно-розпорядчої документації й закріплювалися відповідними ГОСТами. Так, під час складання та оформлення документів за ЄДСД необхідно було дотримуватися положень ГОСТ 6.38-72 "Система організаційно-розпорядчої документації. Основні положення" і рекомендацій Основних положень ЄДСД. Форми документів і місця розміщення реквізитів, як зазначалося в ЄДСД, повинні були відповідати вимогам ГОСТ 6.39-72 "Система організаційно-розпорядчої документації. Формуляр-зразок", на основі якого установи мали розробляти бланки документів. З виданням ЄДСД в Українській РСР розгорнулася широка й активна організаторська робота щодо її впровадження в практику роботи міністерств і відомств республіки. Правовою підставою впровадження ЄДСД на території УРСР став відповідний нормативний акт уряду республіки про впровадження державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію, прийнятий у 1975 р., та постанова Ради Міністрів УРСР "Про затвердження Примірної інструкції по діловодству в міністерствах і відомствах Української РСР та виконавчих комітетах місцевих Рад депутатів трудящих" від 31 липня 1975 р. № 362 12. Значну роль у здійсненні організаційних та методичних заходів, спрямованих на удосконалення діловодства в міністерствах і відомствах УРСР згідно з вимогами ЄДСД та ГОСТів на організаційно-розпорядчу документацію відігравали архівні установи республіки, які розгорнули широку діяльність у наданні міністерствам і відомствам методичної і практичної допомоги у розробленні нормативних документів з регламентації діловодства, складанні типових, примірних та індивідуальних номенклатур справ, організації постійно діючих та періодичних курсів підвищення кваліфікації працівників діловодного апарату, проведенні інструктивних нарад з керівниками діловодних служб і лекційної пропаганди значення основних положень ЄДСД для поліпшення управлінської роботи. У науково-методичній роботі архівних установ важлива роль належала "Науково-інформаційному бюлетеню Архівного управління УРСР", що 1965 р. дістав назву - "Архіви України". Прагнучи допомогти архівістам у розробленні нормативного та науково-методичного забезпечення організації діловодства, редакція бюлетеню організувала публікацію статей і повідомлень, в яких викладалася методика діловодних процесів, узагальнювався нагромаджений досвід здійснення контролю за станом діловодства з боку архівних установ республіки . З огляду на недостатність і недосконалість нормативної і методичної літератури з питань відбору документів на державне зберігання та організації загального діловодства, у бюлетені були опубліковані, як взірцеві, типові та примірні номенклатури справ для облвиконкомів і райвиконкомів, однорідних установ сільського і комунального господарства, споживчої кооперації, науково-дослідних і проектних інститутів тощо, розроблені архівними установами республіки 13. Кращому поданню і засвоєнню інформації з організації діловодства на сторінках "Архівів України" сприяла концентрація публікацій у спеціальній рубриці "Діловодство", яке було започатковано 1971 р. З виданням основних положень ЄДСД на сторінках "Архівів України" було опубліковано 16 матеріалів, що інформували читачів про порядок впровадження ЄДСД у практику установ республіки і роз'яснювали її окремі положення 15. У 1980-і рр. на сторінках бюлетеня було опубліковано низку важливих статей, присвячених питанням підвищення рівня організаційно-методичного керівництва і контролю за організацією діловодства в установах з боку архівних установ республіки, питанням розроблення примірних і типових номенклатур справ тощо 16. Також в цей період на сторінках бюлетеня активно обговорювалися проблеми впровадження Уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації. Цим питанням упродовж 1981-1985 рр. було присвячено 8 публікацій 17. Друга половина 1980-х рр. позначилася значним зменшенням кількості публікацій у рубриці "Діловодство" бюлетеня "Архіви України". Так, у 1986-1987 рр. не було опубліковано жодної статті, присвяченої питанням діловодства, а за період 1988-1989 рр. опубліковано лише три матеріали. Це, передусім, було пов'язано з певною стабілізацією у вирішенні проблем організації діловодства в республіці. З метою виконання архівними установами УРСР важливого державного завдання - організаційно-методичного керівництва здійсненням діловодства у міністерствах і відомствах, покладеного на архівістів постановою Ради Міністрів СРСР "Про затвердження Положення про Державний архівний фонд СРСР і Положення про Головне архівне управління при Раді Міністрів СРСР" від 4 квітня 1980 р. № 274 та постановою Ради Міністрів УРСР "Про затвердження Положення про Головне архівне управління при Раді Міністрів УРСР та мережі центральних державних архівів Української РСР" від 6 червня 1980 р. № 383 18, спільними зусиллями працівників Головного архівного управління УРСР та Центрального державного архіву Жовтневої революції, вищих органів державної влади і органів державного управління УРСР у квітні 1985 р. було створено Республіканський організаційно-методичний кабінет по діловодству 19. Упродовж десяти років цей кабінет відігравав роль науково-методичного центру з впровадження результатів науково-дослідної роботи в галузі документознавства і діловодства, узагальнення і поширення передового досвіду роботи міністерств, відомств, підприємств, установ і організацій. На базі кабінету Головним архівним управлінням УРСР проводилися наради і семінари працівників діловодних служб і відомчих архівів установ, заняття Республіканських курсів підвищення кваліфікації керівних працівників і спеціалістів народного господарства (за спеціальністю діловодство і архівна справа). Виставка досягнень і передового досвіду в галузі діловодства, розгорнута в кабінеті, розкривала основні вимоги до організації діловодства, визначала шляхи вдосконалення і піднесення ефективності роботи з документами, ознайомлювала з набутим у міністерствах, відомствах, підприємствах, установах і організаціях досвідом раціональної організації діловодства. Демонстрація експонатів виставки відбувалася за п'ятьма укрупненими розділами: радянське законодавство про роботу з документами; методика роботи з документами; організація праці спеціалістів з діловодства; форми і методи внутрівідомчого контролю за організацією діловодства; здійснення архівними установами республіки міжгалузевого керівництва організацією відомчого зберігання документів Державного архівного фонду СРСР. Так, наприклад, розділ "Методика роботи з документами" ілюстрував основні положення ЄДСД з документування управлінської діяльності, уніфікації організаційно-розпорядчої документації, організації документообігу, реєстрації і контролю за виконанням документів, а також зі складання номенклатур і формування справ, експертизи цінності документів, їх підготовки до подальшого зберігання і використання. Самостійною темою до цього розділу було включено методику організації діловодства за пропозиціями, заявами і скаргами громадян. Чільне місце у кабінеті було відведено засобам оргтехніки, що використовувалася у ті роки для механізації діловодних процесів у канцеляріях та інших аналогічних службах установ. В експозиції широко застосовувалися кольорові фотографії, плакати, вмонтовані у склопакети, а також пристінні вітрини та демонстраційні тумби. Пристінні вітрини використовувалися для демонстрації нормативних документів з діловодства, виданих Держстандартом СРСР і Головархівом СРСР, методичних посібників, розроблених архівними установами УРСР, документів, виданих міністерствами і відомствами республіки з метою вдосконалення роботи з документами. Кожний експонат мав анотацію, складену з урахуванням можливості самостійного ознайомлення з експозицією кабінету. З другої половини 1970-х до початку 1990-х рр. в СРСР й, зокрема, в УРСР відбувалося значне зростання кількості видань навчальної і довідкової літератури з організації діловодства та секретарської справи. Особливо слід відзначити довідковий посібник "Діловодство", підготовлений А. Б. Фельзером і М. О. Міссерманом, вперше виданий у Києві в 1977 р. та двічі перевиданий у 1987 й 1988 рр. У цьому посібнику були подані відомості про системи документації, структуру та організацію діловодного процесу, техніку діловодних операцій, організацію роботи працівників діловодних служб, описані технічні засоби, що використовуються у процесі створення й оброблення документів. Зважаючи на те, що методична, функціональна, організаційно-структурна та технологічна спільність діловодних процесів, які здійснювалися в різних установах у 1970-1980 і роки, дозволяла формулювати єдині вимоги до створення документів і організації діловодства, рекомендації, що містилися у посібнику, могли бути використані практично в кожній установі. Таким чином, за період 1950-1980-х рр. було сформовано загальносоюзну нормативну та науково-методичну базу, що практично забезпечувала організацію діловодства в органах державної влади та державного управління, підприємствах, установах та організаціях країни, які діяли у той період. Підвищенню рівня організації діловодства в УРСР, передусім, сприяло впровадження таких нормативних і науково-методичних видань як Єдина державна система діловодства, Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації, загальносоюзні стандарти, що встановлювали вимоги до оформлювання організаційно-розпорядчих документів, а також формування власної республіканської нормативної та науково-методичної бази, зокрема, розроблення у 1975 р. "Примірної інструкції по діловодству в міністерствах і відомствах Української РСР та виконавчих комітетах місцевих Рад депутатів трудящих", складання типових та примірних.
1 2 3 4 5 Категория: Діловодство \| Добавил: Aspirant (24.05.2015)
Просмотров: 1000 \| Рейтинг: 0.0/0

Всего комментариев: 0


Имя *:
Email *:

Код *: