РЕФЕРАТ НА ТЕМУ:ОСОБЛИВОСТІ ЗБЕРІГАННЯ ЕЛЕКТРОННИХ ДОКУМЕНТІВ В АРХІВНИХ ФОНДАХ - Діловодство - Реферати - Каталог статей

ОСОБЛИВОСТІ ЗБЕРІГАННЯ ЕЛЕКТРОННИХ ДОКУМЕНТІВ В АРХІВНИХ ФОНДАХ Розглядаються деякі методологічні, технічні, організаційні та нормативно-правові особливості створення архівів електронних документів та автоматизації діяльності традиційних архівних фондів. Ключові слова: архів, електронний архів, електронний документообіг, електронна архівація. Рассматриваются некоторые методологические, технические и нормативно-правовые особенности создания архивов электронных документов и автоматизации деятельности традиционных архивных фондов. Ключевые слова: архив, электронный архив, электронный документооборот, электронная архивация. Some methodical, technical, organizational and legal regulations of making electronic documents archives and workflow of traditional archives are considering in the article. Key words: archive, electronic archive, workflow, electronic archiving. Еволюція інформаційного суспільства сприяє автоматизації людської діяльності, зокрема широкому впровадженню електронних документів, електронного документообігу й електронного цифрового підпису. Це очевидно на прикладі комп'ютеризації управлінської сфери. Сучасною тенденцією розвитку інформаційних технологій є значне зростання обсягів інформації, необхідної для прийняття рішень – тож виникає необхідність обробляти документи в більшій кількості, ніж раніше. Традиційні методи роботи з документами стають при цьому малоефективними, документи на паперовій основі поступово поступаються місцем документам на електронних носіях. У європейських країнах набуто суттєвий досвід з функціонування електронного документообігу на всіх етапах життєвого циклу документа нарівні з традиційним, а інколи електронний документообіг навіть перевищує паперовий. При цьому електронні документи мають таку ж юридичну силу, як і традиційні. До того ж у Європі й Америці широко створюються електронні архіви відкритого доступу до наукових та гуманітарних знань (наукових публікацій) [4]. У результаті масового застосування електронних документів стає актуальним створення електронних архівів, або електронна архівація, яка можлива завдяки автоматизації діяльності архівних установ. Електронна архівація може розглядатися в трьох напрямах: автоматизація роботи безпосередньо з фондами архівних організацій і підрозділів; створення електронних сховищ у результаті накопичення електронних документів у системі електронного документообігу організації, установи, підприємства; організація збереження в архівах електронних документів: документів, які функціонують у системі електронного документообігу архіву, а також електронних документів від установ-джерел комплектування державних архівів. За наявності відмінностей, електронний архів в усіх вищенаведених випадках повинен відповідати однаковим методологічним і технологічним умовам. Мета статті – узагальнити методологічні, організаційні й технологічні особливості автоматизації архівів і створення електронних архівів. Актуальність дослідження зумовлена розвитком автоматизації всіх видів діяльності суспільства (зокрема управлінської діяльності, де документи відіграють виняткову роль) та широким застосуванням систем електронного документообігу (що викликано вкрай низькою ефективністю традиційних методів обробки документів). В Україні дослідження проблем електронної архівації розпочалося з 2000 р., відколи Державний комітет архівів України (Держкомархів) створив Центр інформаційних технологій, одним з результатів роботи якого стала розробка версії програмного продукту «Архівні фонди України». Ця програма орієнтована на створення електронних версій місцевих каталогів архівних фондів та їх інтегрування в єдину національну систему [3]. Український досвід розміщення інформаційних ресурсів архівів в Інтернеті розпочато з відкриття офіційного веб-сайта Держкомархіву. Ознайомлення зі станом організації діловодства в 44 центральних органах виконавчої влади довело, що в 37 з них комп'ютерне обладнання об'єднано в єдину мережу із реалізацією систем електронного діловодства чи автоматизації певних діловодних процесів; у деяких установах вони є функціональними підсистемами систем електронного документообігу [5]. Створення електронного архіву можна розглянути як комплексне рішення щодо автоматизації та оптимізації системи надійного збереження всіх типів електронних документів, підтримки різних версій документів, автоматичний контроль термінів збереження документів і перенесення їх на різні фізичні носії інформації, ефективної системи пошуку документів за реквізитами та змістом, розмежування рівнів доступу для різних категорій користувачів системи залежно від їхніх службових обов'язків, внутрішнього кодування та криптування документів, відстеження користувачів та їх інформаційних запитів, централізації адміністрування й управління всією системою в цілому, впровадження єдиного корпоративного стандарту, який забезпечує технологію долучення співробітників до інфраструктури колективної роботи [1]. Традиційний архів в організації є сховищем паперових документів. При його автоматизації існують два підходи. Перший підхід полягає у створенні сховища електронних документів різних типів на електронних носіях. Електронні документи традиційного архіву переводяться в електронне сховище без суттєвих змін, а паперові документи потребують конвертації в електронну форму через сканування. Для такого сховища підбирається чи розробляється відповідне програмне забезпечення, що надаватиме можливість здійснити пошук необхідної інформації. Найчастіше це автоматизована інформаційна система, яка обробляє дані про документи та їхні реквізити в метадані (вторинні дані) і надає ці дані користувачам. Іншими словами – це створення електронного каталогу архіву. Особливістю конвертації паперових архівів в електронну форму при автоматизації є велика кількість документів, призначених для поцифрування, а строки, зазвичай, обмежені. Інша особливість полягає в тому, що ці документи, здебільшого, не потребують повнотекстового розпізнавання. Другий підхід до автоматизації архівів полягає лише в розробці автоматизованої інформаційної системи (електронного каталогу) і наповненні її даними про реквізити паперових документів. При цьому архів так і залишається в традиційній формі, автоматизується лише функція пошуку документів. Аналогічний розподіл можна побачити на прикладі розміщення електронних архівів у мережі Інтернет. Трапляються як власне архіви електронних документів з доступом до текстів (бази даних із пошуковим апаратом), так і електронні варіанти традиційних тематичних каталогів архівних фондів. Відзначається [1], що характерною ознакою більшості каталогів архівів у Інтернеті є відсутність анотацій, які розкривали б їхній зміст. Переваги створення електронних архівів очевидні: суттєва економія площ, з огляду на те, що зберігання паперових документів потребує все більших і більших площ; вирішення проблеми складності або неможливості створення резервних копій традиційного архіву на випадок непередбачених обставин; забезпечення триваліших строків зберігання документів, порівняно з паперовими, без утрати якості, завдяки мінімізації впливів зовнішнього середовища; забезпечення максимальної швидкості пошуку документів і даних про документи. Комплекс вимог стосовно функціонування електронних архівів можна розділити на дві групи: загальні (фундаментальні) та спеціалізовані. До загальних (фундаментальних) вимог належать [6]: конфіденційність – захищеність документа від ознайомлення з ним сторонніх осіб через кодування; цілісність – надходження даних до адресата неушкодженими і без змін, що забезпечується використанням електронного цифрового підпису, кодів аутентифікації повідомлення; ідентифікація – підтвердження, що документ складено або відправлено саме тією особою, чиї реквізити наведено; незаперечність – означає, що відправник (отримувач) електронного документа не може заперечити цей факт після його відправлення (отримання). До спеціалізованих вимог належать [6]: забезпечення зберігання кожного документа в незмінному вигляді; неприпустимість втрати документів під час передачі в архів або перебування в архіві; можливість пошуку документа за допомогою пошукових систем; неприпустимість пошкоджень документів протягом передбаченого строку придатності носія; можливість пошуку будь-якого документа в найкоротший термін; знаходження в результаті пошуку необхідного документа, а не будь-якого іншого; придатність документа до візуалізації і роздрукування в тій же формі, в якій його було створено; протоколювання всіх процесів в архіві, котрі можуть спричинити зміни його організації та відновлюваність вихідного стану; готовність електронного архіву до міграції на нові платформи, носії, програмні засоби й технічні компоненти без утрати інформації; доступність користувачеві інформації про законодавчі норми і галузеві вимоги, що регулюють діяльність архіву щодо захисту даних та інформації, протягом усього часу існування архіву. Задовольнити всі вимоги повністю при нинішньому стані обладнання і технологій, на жаль, неможливо. Функціональними вимогами щодо електронних архівних систем, які використовуються нині, зокрема є такі [6]: безпосередній доступ до інформаційних об'єктів (електронних документів) або інформаційних колекцій (списків, контейнерних електронних документів тощо); управління інформаційними об'єктами з використанням баз даних, завдяки метаданим та/або індексуванню змісту прийнятих на зберігання документів; підтримка різних пошукових технологій для забезпечення прямого доступу до інформації; уніфіковане спільне зберігання будь-яких інформаційних об'єктів; відскановані рукописи, текстові файли, медіафайли, бази даних тощо; управління архівними системами з неперезаписуваними носіями, зокрема можливість надання носіїв, що не входять безпосередньо до системи; гарантування можливості візуалізації документів протягом усього періоду їхнього зберігання в архіві незалежно від походження, типу апаратного забезпечення і операційної системи. Якщо говорити про технології створення електронних архівів, слід мати на увазі як програмне забезпечення для управління архівними документами, так і носії, що використовуються для зберігання документів в електронних архівах. Створенням електронного архіву забезпечують гарантоване зберігання електронного документа протягом певного часу та надійний його захист. Проблема довгострокової перспективи зберігання електронних документів пов'язана з тим, що електронний документ, на відміну від паперового, залежить від зміни технологічного середовища. Найпоширенішими проблемами електронних архівів є захист електронних документів від знищення чи пошкодження внаслідок утрати фізичних властивостей носіїв інформації, зміни програмних та/або апаратних компонентів, запобігання некоректному поводженню з документами через низьку компетентність користувачів [6]. Крім того, магнітні й оптичні носії інформації ненадійні (термін їх придатності звичайно становить від 3 до 30 років), а конвертованість форматів даних нестабільна та обмежена. Таким чином, донині питання про носії інформації, які необхідно використовувати для електронної архівації документів, залишається невиріше- ним. Магнітні носії нині вважають непридатними для тривалого зберігання, оскільки електронні дані, що зберігаються на них, можуть бути змінені або знищені будь-коли. Особливо це стосується жорстких дисків, що перебувають у динамічному використанні. Оптимальним наразі вважається застосування для електронних архівів оптично-цифрових носіїв, запис на які можна здійснити за допомогою лазера і тільки один раз. Ця технологія має назву WORM – Write Once, Read Multiple Times; носії створені спеціально для електронної архівації та мають об'єм пам'яті понад 50 Гб. Подібні носії завдяки своїм фізичним властивостям захищені від внесення змін і мають значно більший термін придатності, порівняно з магнітними носіями [6]. Одним з центральних питань стосовно створення електронного архіву є вибір технологічної платформи й інформаційної системи його ведення (іншими словами, вибір системи електронного документообігу). Основні вимоги до функціональних можливостей такої системи, за [1], можна визначити таким чином: інформаційна система повинна забезпечувати надійне зберігання значних обсягів інформації й документів різного типу з різних носіїв та в різних форматах, конвертацію даних з інших систем, бути сумісною з Інтернет-технологіями; забезпечення доступу до всіх інформаційних ресурсів системи через єдиний інтерфейс користувача; просте й гнучке управління інформаційними активами, можливість створювати бази даних (електронні довідники, тематичні каталоги тощо) з розвинутим пошуковим апаратом, багаторівнева система обмеження доступу користувачів до інформації; можливість формувати сфери інформаційних послуг для внутрішніх і зовнішніх користувачів архівного фонду (створення тематичних підбірок документів, пошук документів на замовлення, передача документів засобами електронної пошти, інтеграція в Інтернет тощо); забезпечення високо рівня безпеки важливої інформації при прозорому доступі для авторизованих користувачів; можливість використання інтегрованої технологічної платформи щодо створення електронного архіву з метою подальшого впровадження інших додатків автоматизації документообігу. Найпоширеніші програмні продукти для створення електронних архівів є відкритими системами для розробки додатків (наприклад, Microsoft, IBM/Lotus). Крім того, різні компанії розробили достатньо велику кількість додатків, які можна використовувати при створенні комплексної системи. Але не існує однозначно ідеального вибору базової платформи для впровадження системи електронного документообігу. Будь-яке рішення потребує додаткових зусиль як щодо розробки комплекту додатків, так і щодо доповнення базових інструментів. Гарантувати фізичну збереженість і доступність електронних архівів можна завдяки використанню нижчевикладених стратегій [6]. Стандартизація файлових форматів, метаданих електронних документів, типів і властивостей, носіїв інформації тощо. Це одна з основних передумов доступності електронної інформації протягом тривалого часу. Міграція – це забезпечення доступності інформації протягом необмеженого часу завдяки регулярному перенесенню даних із застарілого системного оточення в нове. Емуляція – передбачає створення нових комп'ютерних систем і програмного забезпечення, здатних відтворювати старі версії і в такий спосіб працювати з даними, генерованими в старих комп'ютерах та операційних системах. Інкапсуляція – збір разом з інформаційними об'єктами (електронними документами) і програмного забезпечення, за допомогою якого вони можуть бути відтворені, а також відповідних метаданих. Конвертація – передбачає постійну наявність у систем програм- конвертерів та оглядачів, здатних при відкриванні файлу в застарілому форматі перевести його в актуальніший. Захист даних в електронному архіві ґрунтується на врахуванні загальних для електронних комунікацій факторів ризику. Це можуть бути відсутність або невідповідність апаратних та програмних засобів; недовго- строковість магнітних та цифрових носіїв; накопичення особистих даних, якими можуть скористатися зловмисники; несанкціоноване втручання в процеси чи несанкціонований доступ до документів; невідповідність систем безпеки. Залишається відкритим питання про необхідність сумісності систем електронного діловодства та довічного зберігання найважливішої для держави та суспільства електронної інформації. На практиці різні організації, підприємства й установи застосовують системи електронного діловодства та системи автоматизації архівної справи, що базуються на різних програмних продуктах: готових, адаптованих до специфіки діяльності чи розроблених за власним замовленням. Це призводить до несумісності систем і перешкоджає створенню єдиного інформаційного простору. Не розроблено нормативно-правову базу, що має регулювати обмін електронною управлінською інформацією, порядок упровадження і функціонування систем електронного документообігу й електронного діловодства, на яких базується автоматизація діяльності архівів. Так, наприклад, дія законів України «Про електронні документи та електронний документообіг» і «Про електронний цифровий підпис» поширюється тільки на електронні документи з електронним цифровим підписом; інші документи, що фактично мають статус носіїв з електронною інформацією, залишаються за межами норм даних актів [5]. Стратегія Держкомархіву України полягає в розробці централізованого вирішення цих питань, зокрема в межах національної програми інформатизації України. Альтернативними рішеннями щодо організації постійного зберігання електронних документів національного архівного фонду можуть бути зберігання в існуючих державних архівах або зберігання в єдиному Державному архіві електронних документів [5]. Розробка комплексу організаційних та нормативно-правових заходів регулювання діяльності електронних архівів має розвиватися в напрямах забезпечення зберігання електронних документів, створення спеціальних архівних фондів електронних документів, здійснення обліку документів в електронній формі, внесення їх до номенклатури справ та формування справ згідно з номенклатурою, передавання електронних документів до архівних установ [5]. Потребують вирішення проблеми технічного, методичного і кадрового забезпечення державних архівів для прийняття електронних документів на зберігання. Отже, головними проблемами, що заважають застосуванню електронного документообігу в архівних установах та організації зберігання електронних документів в архівах, є такі: недостатнє фінансове, матеріально-технічне й організаційне забезпечення; відставання нормативного і методичного забезпечення роботи з електронним документами від технологічного; відсутність єдиних мінімальних вимог до апаратного оснащення та регламентації типів носіїв інформації і форматів архівного зберігання електронних документів; недостатнє кадрове забезпечення архівних установ спеціалістами з інформаційних технологій [5]. Практично всі бази даних і електронні документи обчислювальних центрів СРСР у 1970-80-х рр. були втрачені, тому що не були своєчасно переведені на нові технологічні платформи. Тож при оновленні апаратного і програмного забезпечення архівів необхідно оцінити, які ресурси варті довгострокового зберігання, а які – ні. Рішення про те, які документи, де і в яких форматах необхідно зберігати, слід брати до уваги при створенні концепції автоматизації архіву й електронного документа. Функції здійснення експертизи цінності, забезпечення збереженості й обліку електронних документів можна покладати як на співробітників архівних установ, так і на спеціалістів з інформаційних технологій. Необхідно відзначити, що залишається відкритим питання: який примірник документа вважати оригіналом – паперовий чи електронний? Можливості аутентифікації електронних документів розвиваються дуже інтенсивно, у той час як паперові документи зазнають впливу зовнішнього середовища [7]. Отже, проблема зберігання електронних документів в архівних фондах потребує детальної розробки та вирішення. Уніфікація форматів електронних документів, стандартів їх зберігання та руху в системах електронного документообігу дозволять створити базу електронних архівів. А вирішення цієї проблеми в правовому аспекті надасть можливість створити єдиний електронний національний архів, який у свою чергу стане найефективнішим сховищем інформації та знань, що дуже важливо в умовах нинішньої інформатизації. СПИСОК ЛІТЕРАТУРИ Волхонський С. Електронні архіви в МНС: досвід та перспективи / С. Волхонський// Надзвичайна ситуація. – 2007. – № 7. – С. 44-47. Зверева Н. А. Возможность автоматизации работы архивной службы / Н. А. Зверева// Музей,. – 2005. – № 2. – С. 48-50. Матяш І. Організація архівної справи в сучасній Україні / І. Матяш // Студії з документознавства та архівознавства. – 2005. – Т. 13. – С. 10-26. Московкин В. Институциональные электронные архивы открытого доступа к научному и гуманитарному знанию / В. Московкин, Д. Тюпа// Новий колегіум – 2006. – № 5. – С. 3-11. Про стан і перспективи впровадження електронного документообігу та створення електронних архівів [Електронний ресурс] / Держ. комітет архівів України. – Режим доступу: http://www.archives.gov.ua/law-base /SCAU/index.php?2003-12-16-decision. Рудюк В. Проблеми зберігання і захисту електронних документів: досвід ФРН/ В. Рудюк// Бібліотечна планета. – 2006. – № 4. – С. 17-21. Тихонов В. И. Методология экспертизы ценности электронных документов нуждается в развитии / В. И. Тихонов // Отечественные архивы. – 2003. – № 5. – С. 33-37.
1 2 3 4 5 Категория: Діловодство \| Добавил: Aspirant (25.05.2015)
Просмотров: 830 \| Рейтинг: 0.0/0

Всего комментариев: 0


Имя *:
Email *:

Код *: