РЕФЕРАТ НА ТЕМУ: Основні вимоги до мовних засобів у документах - Діловодство - Реферати - Каталог статей

Основні вимоги до мовних засобів у документах План 1. Поняття документа, його призначення; класифікація документів. 2. Основні вимоги документа, його призначення; класифікація документів. 3. Основні вимоги до документів, їх складання і оформлення. Державний стандарт на оформлення документів, їх реквізити. 1. Поняття «документ». Види документів. Офіційно-діловий стиль – це мова ділових паперів: розпоряджень, постанов, програм, заяв, автобіографій, протоколів, указів, актів, законів, наказів, анкет тощо. Тому, основний вид ділового стилю – це документ. Документи використовують в різних галузях людської діяльності, ділянках знань, сферах життя. З латинської мови документ означає взірець, посвідчення, доказ. Є і інші тлумачення терміна «документ». Документ є носієм інформації. В управлінській діяльності використовуються головним чином текстові документи, інформацію в яких зафіксовано будь-яким письмовим способом – рукописним, машинописним, друкарським. Такі документи, оформлені за певними правилами, часто називають управлінськими, а сукупність їх – управлінською документацією. Класифікація документів Види документів визначаються за кількома ознаками. За найменуванням документи поділяються на: заяви; лист; телеграми; довідка; протокол та ін. За змістом інформації: документи з адміністративних питань, бухгалтерського обліку, підготовки й розстановки кадрів, фінансово-кредитних операцій та ін. За походженням документи поділяються на службові (офіційні) й особисті. Службові документи створюються організаціями, підприємствами та службовими особами, які їх представляють. Особисті документи створюються окремими особами, поза сферою їх службової діяльності. За стадіями створення розрізняють документи чорнові, оригінальні й копії. Рукописний або машинописний документ, що відображає роботу автора над текстом, є чорновим. Документ є оригіналом, якщо відомості про автора, про час та місце його створення відповідають дійсності. Оригінал офіційного документа — перший і єдиний його примірник. Він може бути розмножений копіями. У юридичному розумінні оригінал і копія рівнозначні. Копія є точним відтворенням оригіналу, має у верхньому правому куті позначку "Копія" і завіряється у певному порядку. Установа може засвідчувати копії лише тих документів, які створюються в ній (це правило не поширюється на архівні установи, державні нотаріальні контори і на приватних нотаріусів. Різновидами копії є відпуск, витяг, дублікат. Відпуск — це повна копія відправленого куди-небудь оригіналу, яка залишається у відправника. Витяг — копія, що відтворює частину документа. Дублікат — другий примірник документа, виданий у зв'язку з втратою (чи з іншої причини) оригіналу. Дублікат має однакову із справжнім документом юридичну силу. За ступенем гласності документи бувають загального користування, таємні, цілком таємні, для службового користування. За терміном зберігання документи поділяють на тривалі, тимчасові, постійного зберігання За терміном виконання: звичайні безстрокові; термінові; дуже термінові За призначенням розрізняють документи організаційні, інформаційні, розпорядчі, про особовий склад, обліково-фінансові, з господарсько-договірної, господарсько-претензійної та зовнішньоекономічної діяльності. За юридичною силою розрізняють справжні і підроблені документи. Справжніми вважаються документи, видані в установленому законом порядку з додержанням усіх правил; підробленими, — реквізити або зміст яких не відповідають істинним. Справжні документи у свою чергу бувають дійсними, які мають на даний момент юридичну силу, і недійсними, як такі, що з якихось причин утратили її. Підробленими документи можуть вважатися внаслідок матеріальної чи інтелектуальної підробки. Перша буває тоді, коли до змісту справжнього документа замість правильних вносять неправильні відомості, роблять виправлення, підчистки та ін. За місцем виникнення: внутрішні; зовнішні. До внутрішніх належать документи, що мають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено. До зовнішніх належать документи, які є результатом спілкування установи з іншими установами чи організаціями. За напрямом: вхідні; вихідні. За формою: стандартні індивідуальні Стандартні – це документи, які мають одинакову форму й заповнюються в певній послідовності й за обов’язковими правилами (типові листи, типові інструкції). Індивідуальні документи створюються в кожному окремому випадку для розв’язання окремих ситуацій (протоколи, накази, заяви). За складністю: прості; складні За носієм інформації: на папері; диску; фотоплівці; дискеті. 2. Реквізит як елемент документа Реквізитами називають структурні елементи, з яких складається документ. Розрізняють постійні й змінні реквізити документа. Постійні реквізити друкуються під час виготовлення бланка; змінні —фіксуються на бланку в процесі заповнення. Формуляр-зразок – це єдина модель побудови комплексу документів, яка встановлює сукупність реквізитів, властивих документам цього комплексу, розміщених в усталеній послідовності. Кількість реквізитів у кожному документі не однакова. Вона визначається видом документа та його змістом. Аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію, називається бланком. Кожна установа, організація, підприємство повинні мати два види бланків: а) для листів; б) для інших документів. Бланки виготовляються двох форматів — А4 (210x297 мм) та А5 (148x210 мм). Група реквізитів та їх постійних частин, відтворена на бланку документа як єдиний блок, називається штампом. Державні стандарти передбачають кутове і поздовжнє розміщення штампа. Поздовжнє розміщення доцільне тоді, коли назва установи складається з великої кількості слів і не може розміститися на площі, відведеній для кутового штампа. Бланк з кутовим штампом доцільніший, оскільки праворуч від штампа на вільному місці можна заповнити реквізити: "адресат", "гриф обмеження доступу до документа", "гриф затвердження", "резолюцію". Реквізити документів та їх оформлення Таблиця № п/п \| Реквізити \| Правила оформлення 1 \| Державний герб \| Розташовується посередині бланка або у кутку над серединою рядка з назвою організації. 2 \| Емблема організації чи підприємства \| Розміщується поряд з назвою організації. Як емблему можна використовувати товарний знак, зареєстрований у встановленому порядку. 3 \| Код підприємства, установи, організації \| Розташовується у верхньому правому кутку 4 \| Код форми документа \| Розташовується у верхньому правому кутку під кодом підприємства, організації, установи. 5 \| Назва міністерства або відомства, якому підпорядковується установа \| Розташовується у верхньому лівому кутку або посередині рядка. 6 \| Повна назва установи, організації або підприємства - автора документа \| Розташовується у верхньому лівому кутку або посередині рядка. Може наноситися за допомогою штампа або друкарським способом. 7 \| Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпу, номер телефону, факсу, номер рахунка в банку \| Розташовується у верхньому лівому кутку, оформляється відповідно до поштових правил: вул. Пирогова, 9, м. Київ-030, т. 221-99-33*. На бланку для листів вказується номер розрахункового рахунка у відділенні банку: розрахунковий рахунок № 11632516 в Укрінбанку м. Києва МФО № 321518. 8 \| Дата \| Документ датується днем його підписання або затвердження. На бланках дату підписання документа ставлять у лівій верхній частині разом із індексом на спеціально відведеному для цього місці. Вона записується словесно-цифровим способом (24 серпня 2005р.) або цифровим — трьома парами арабських цифр у такій послідовності: день, місяць, рік —17.06.05 9 \| Індекс \| Розташовується у верхній частині сторінки зліва. Індекс документа включає в себе; три пари арабських цифр, де перша пара — індекс структурного підрозділу, друга — номер справи за номенклатурою для підрозділу, третя — порядковий номер за журналом обліку. 10 \| Місце укладання чи видання \| Розташовується у верхній частині сторінки зліва. Містить назву міста чи населеного пункту, де видається документ. 11 \| Гриф обмеження доступу до документа \| Розташовується з правого боку під кодом форми. Записується з середини рядка: "для службового користування", "таємно", "цілком таємно". 12 \| Відмітка про контроль \| Розташовується з лівого боку у верхній частині поля першої сторінки документа. її проставляють за формою "К" або "Контроль". 13 \| Адресат \| В особових офіційних документах розташовується праворуч у верхній частині сторінки. Кожний елемент - назва установи, підрозділу, посада, прізвище та ініціали особи, поштова адреса — пишеться з середини нового рядка. У порядку адресування поштових відправлень по Україні відбулися зміни. Адреси адресата й адресанта зазначаються у такій послідовності: ім'я, по батькові та прізвище адресата (для організацій — найменування підприємства, організації, установи); вулиця, номер будинку, квартири; населений пункт; номер відділення зв'язку; район і область (у разі потреби). На поштових відправленнях, адресованих "До запитання", на абонементну скриньку або до населених пунктів, що не мають назв вулиць і нумерації будинків, ім'я, по батькові та прізвище зазначаються повністю. 14 \| Гриф затвердження \| Розташовується у верхній правій частині документа. Затвердження — спосіб засвідчення документа після його підписання, який санкціонує поширення дії документа на визначене коло структурних підрозділів, організацій чи службових осіб. Елементи грифу затвердження: — слово "ЗАТВЕРДЖУЮ"; — назва посади; — особистий підпис; — ініціали та прізвище особи, що затвердила документ; — дата затвердження. 15 \| Заголовок до тексту \| Друкується малими літерами, розміщується під назвою виду документа, відображає головну ідею документа і, як правило, починається з прийменника "про"; має бути лаконічним і точним, з максимальною повнотою розкривати зміст документа. 16 \| Текст \| Складається з таких логічних елементів: — вступу; — основної частини; — закінчення. Розташовується по всій ширині сторінки (від поля до поля). 17 \| Підпис \| Підписують, як правило, перший примірник документа. До складу підпису входять: — зазначення посади (ліворуч); — ініціали й прізвище особи, що підписала документ (праворуч); — підпис (посередині). Підписи кількох службових осіб на документах розташовуються один під одним у послідовності, що відповідає займаній посаді. 18 \| Відмітка про засвідчення копії \| У правому верхньому кутку пишеться слово "копія"; під реквізитом "підпис" слово "правильно"; дата; посада виконавця; підпис і його розшифрування. При потребі підпис засвідчується печаткою. 19 \| Печатка \| Печатка прикладається до документів, що вимагають особливого засвідчення. Печатки є гербові та прості. Гербова печатка прикладається до документів, що засвідчують юридичні або фізичні права осіб; до статутів, положень, які вимагають відбитка печатки, та інших. Прості печатки мають різну форму: круглу, квадратну, трикутну. Герб на них не зображується. Просту печатку прикладають до документів, що виходять за межі організації, до розмножених примірників розпорядчих документів під час їх розсилання, до довідок з місця роботи тощо. 20 \| Прізвище виконавця та номер його телефону \| Цей реквізит обов'язковий на вихід них документах (листах, довідках, висновках). Складається з: — прізвища виконавця; — номера його службового телефону. Вони ставляться в нижньому лівому кутку останньої сторінки документа. 21 \| Відмітка про надходження \| Містить: — скорочену назву організації, що отримала документ; — дату його надходження. Ця відмітка робиться від руки чи за допомогою гумового штемпеля організації (реєстраційного штампа). Відбиток штампа містить: — назву організації; — дату надходження; — індекс документа. Відмітка про надходження розташовується праворуч на нижньому полі документа. 3. Документи особового складу: автобіографія, заява, резюме, особовий листок з обліку кадрів Автобіографія – це документ, у якому особа повідомляє основні факти своєї біографії. Реквізити: 1. Назва виду документа. 2. Текст, у якому зазначаються: прізвище, ім'я, по батькові; дата народження; місце народження; відомості про освіту (повне найменування всіх навчальних закладів, у яких довелося навчатися); відомості про трудову діяльність (коротко, у хронологічній послідовності назви місць роботи й посад); короткі відомості про склад сім'ї (батько, мати, чоло вік, дружина, діти). 3. Дата написання. 4. Підпис. Кожне нове повідомлення пишеться з абзацу. ЗРАЗОК: Я, Прокопенко Марина Олександрівна, народилася 29 квітня 1978 року в м. Києві в родині військовослужбовця. У 1985 році була зарахована до першого класу середньої загальноосвітньої школи № 2 м. Термез (Узбекистан). У зв'язку зі вступом батька до військової академії переїхала разом з родиною до Москви, де з 1986 по 1989 рік навчалася в ЗОШ № 204. З 1989 по 1995 рік навчалася в ЗОШ № 50 м. Києва. 1995 року вступила до Національного педагогічного університету імені М. П. Драгоманова на музично-педагогічний факультет денної форми навчання, де навчаюся і зараз. Склад сім'ї: Батько — Прокопенко Олександр Васильович, 1954 року народження, військовослужбовець; працює в Міністерстві оборони України. Мати — Прокопенко (Мітіна) Наталія Вікторівна, 1958 року народження, викладач музики в дитячій музичній школі № 9 м. Києва. Сестра — Прокопенко Катерина Олександрівна, 1987 року народження, учениця 2-го класу ЗОШ № 50 м. Києва. 17 травня 2005 року Підпис Резюме – це документ, у якому коротко викладаються особисті, освітні та професійні відомості про особу. Реквізити: 1. Назва виду документа. 2. Текст, що містить таку інформацію: домашня адреса, телефон (факс); прізвище, ім'я, по батькові; мета написання документа; особисті дані (дата народження; сімейний стан; національність (якщо потрібно)); відомості про освіту (повне найменування всіх навчальних закладів, у яких довелося вчитися; ступінь володіння іно земними мовами (при потребі); відомості про професійний досвід (яку посаду обіймає зараз, попередні посади, із зазначенням стажу роботи); відомості про публікації (якщо потрібно); інша інформація на вимогу роботодавця. 3. Дата (при потребі). 4. підпис (при потребі). Резюме повинно бути детальним, точним, але лаконічним. Кожне нове повідомлення пишеться з абзацу. ЗРАЗОК: РЕЗЮМЕ вул. Довженка, 25, кв. 167 тел. 53-48-87 м. Івано-Франківськ 76000 Наталія Василівна Марченко Мета: заміщення вакантної посади літературного редактора з умовою професійного вдосконалення і росту. Особисті дані: українка; 1970 року народження; одружена; маю сина семи років. Освіта: 1987—1992 рр. — філологічний факультет НПУ імені М. П. Драгоманова; 1992—1995 рр. — аспірантура при Інституті української мови НАН України, кандидатська дисертація на тему: "Засоби стандартизації мови ділових паперів". Маю науковий ступінь кандидата філологічних наук. Досвід: 1995-1999 рр.—газета "Освіта" (м. Київ), літературний редактор. Заява – це документ, який містить прохання особи (особиста за ява) або установи (службова заява) щодо здійснення своїх прав або захисту інтересів. Реквізити: 1. Адресат (назва установи або посада, прізвище та ініціали керівника у давальному відмінку, на ім'я яких подається заява). 2. Адресант (назва установи або посада, прізвище, ім'я, по батькові у родовому відмінку (іноді адреса і паспортні дані) особи, яка звертається із заявою). 3. Назва виду документа. 4. Текст. 5. Підстава (додаток): перелік документів, доданих до заяви на підтвердження її правомірності. 6. Дата. 7. Підпис. 8. Заява пишеться власноручно в одному примірнику. Різновидами заяви є заява-зобов'язання (прохання про на дання позики), заява про відкриття рахунка, про притягнення до відповідальності тощо. ЗРАЗОК: Ректорові Прикарпатського національного університету Іім. В.Стефаника Остафійчуку Б.Й. Котловської Ірини Михайлівни Заява Прошу допустити мене до складання вступних іспитів на денну форму навчання факультету української філології. Додаток: Атестат про загальну освіту (копія або оригінал). Автобіографія. Медична довідка (форма 086—У). Довідка з місця роботи. Довідка з місця проживання. Чотири (шість) фотокартки. 0.07.02 р. Підпис Ректорові Прикарпатського національного університету Іім. В.Стефаника Остафійчуку Б.Й. Котловської Ірини Михайлівни Заява Прошу звільнити мене із занять з 02.10 по 10.10. у зв’язку з сімейними обставинами (з візитом до лікаря, з хворобою). 1.10.2005. Підпис Література 1. Глущик С.В. та інші. Сучасні ділові папери: Навч. посібник. – К.: Вид-во А.С.К., 2003. – 400с. 2. Ділова українська мова : Навч. посібник. – К.: Т-во «Знання», КОО, 2001. – 226С. 3. Зубков М.Г. Мова ділових паперів: Комплексний довідник. – Харків: Фоліо, 2002. – 288с. 4. Коваль А.П. Культура ділового мовлення: писемне та усне ділове спілкування.—К., 1982. 5. Корж А.В. Ділова українська мова для юристів: Навчальний посібник. — К.: НАН України, 2002. — 176с. 6. Марахова А.Ф. Мова сучасних ділових документів. — К, 1981. 7. Паламар Л.М, Кацавель Г.М. Мова ділових паперів. — К., 1995. 8. Токарська А.С. Ділова українська мова. — Львів, 1995. 9. Український правопис / НАН України, Ін-т мовознавства ім.. О.О.Потебні; Інститут української мови – стереотип. вид. – К.: Наук.думка, 2002. – 240с. 10. Фурдуй М.І. Практикум з правопису: Навч. посібник. – К.: Либідь, 2003. – 272с.
1 2 3 4 5 Категория: Діловодство \| Добавил: Aspirant (18.05.2015)
Просмотров: 404 \| Рейтинг: 0.0/0

Всего комментариев: 0


Имя *:
Email *:

Код *: