РЕФЕРАТ НА ТЕМУ: Контроль за виконанням документів - Діловодство - Реферати - Каталог статей

ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ 1. Контроль за виконанням документів і прийнятих решеній- невід'ємна функція управління, необхідний елемент організації управлінської діяльності і важлива складова частина діловодного процесу. Мета контролю - сприяння своєчасному і правильному виконанню рішень, завдань і доручень керівництва, забезпечення отримання інформації, необхідної для оцінки діяльності підрозділів і виконавців. 2. У контрольній діяльності розрізняють дві групи операцій: по контролю за виконанням документів по суті поставлених в них питань і по контролю з погляду відповідності форми створюваних документів їх змісту і за своєчасністю виконання. Першу групу контрольних операцій виконують керівники всіх рангів, другу - діловодна служба установи з вхідною в її склад службою контролю виконання. Основні задачі контрольної служби - контроль за термінами виконання вхідних, витікаючих і внутрішніх документів і усних вказівок керівництва; узагальнення даних, одержуваних в результаті контрольної діяльності і доведення їх до зведення керівництва; розробка пропозицій по прискоренню і вдосконаленню документообращенія, зміцненню виконавської дисципліни. Контрольні служби міністерств, главків, промислових і виробничих об'єднань здійснюють також методичне керівництво роботою по контролю за виконанням документів в підвідомчих установах і структурних підрозділах. 3. У установах I, II і III категорій контроль за виконанням здійснюють спеціальні структурні підрозділи (управління справами, управління по контролю виконання і діловодству, інспекції, контрольні групи, бюро і т. п.), спеціальні співробітники (інспектора по контролю, референти) або секретарі (інспектора, діловоди). Всі вони у багатьох випадках входять до складу управлінь по контролю виконання або канцелярій. У установах IV категорії і в структурних підрозділах виконання документів контролює секретар або інша спеціально призначена особа. По вказівці керівника установи або структурного підрозділу виконання документів може контролювати 126 спеціально призначений співробітник, що не числиться у складі діловодної служби, але суміщаючий свої прямі обов'язки з обов'язками по контролю за виконанням документів. У виконкомах обласних Рад народних депутатів контроль виконання документів здійснюють завідувач канцелярією, інспектор по контролю, помічники голови виконкому і заступники голови, старший референт, референт, секретарі приймалень голови і його заступників. У відділах і управліннях виконкому обласної Ради цей контроль здійснює завідувач канцелярією (секретар) або інспектор по контролю. 4. Важливою умовою ефективності контролю є його централізація. Контрольні операції слід зосереджувати в одному структурному підрозділі або у одного співробітника. Контрольні функції повинні бути висловлені в інструкції по діловодству; обов'язки, права і відповідальність, пов'язані з контрольною діяльністю, - в посадовій інструкції. 5. У установі відповідно до чинних нормативних актів і вказівок складається перелік документів, що підлягають контролю виконання. Разом з документами директивних і вищестоящих органів і розпорядливими документами самої установи в перелік включають важливі специфічні документи, властиві даній системі управління. Перелік розробляється діловодною службою установи з участю юриста, включається в інструкцію по діловодству або затверджується керівником установи. Зразковий перелік документів, що підлягають контролю, з вказівкою термінів їх виконання приведений в прплояс_32. 6. Інформація про результати контролю виконання повинна поступати тим керівникам, які встановлюють необхідність контролю документів п терміни їх виконання. Цю вимогу необхідно дотримувати незалежно від місця контрольної інстанції в структурі установи. Наприклад, інформацію про виконання документів і доручень контрольна група направляє безпосередньо керівництву установи, хоча група може входити до складу канцелярії, а по"следпня - до складу управління справами даної установи. 7. Підвищенню ефективності контролю виконання і виконавської дисципліни сприяють глибоке п чітке разделе-. пні праці в апараті.^правилыю складені положення про підрозділи і посадові інструкції, що забезпечують позначення відповідального виконавця; чіткі і однозначні формулювання рішень, що фіксуються в резолюціях, і термінів виконання, встановлених в установі; висока якість підготовки документів. -- 1 § 2. ТЕРМІНИ ВИКОНАННЯ ДОКУМЕНТІВ 1. Для всіх документів, циркулюючих в апараті управління, встановлюються терміни виконання. Для цього використовуються нормативні акти (наприклад, для термінів розгляду пропозицій, заяв і скарг громадян, відповідей на критичні виступи друку, запити депутатів Верховної Ради СРСР і т. д.); вказівки, що містяться в документах вищестоящих організацій; положення, відображені в інструкції по діловодству; рішення, що містяться в резолюціях керівників. 2. Для абсолютно переважаючої частини документів в кожній установі па основі законодавчих і нормативних актів, рішень керівництва встановлюються терміни виконання, які відображаються в інструкції по діловодству. Керівник указує в резолюції термін виконання документа тільки в тих випадках, коли цей термін відрізняється від встановленого інструкцією або конкретно вказаного вищестоящою організацією. 3. Більшість документів, термін виконання яких не встановлений нормативними актами, повинна виконуватися протягом 10 днів. 4. Термін виконання вхідних документів обчислюють з моменту їх поступлення до установи, витікаючих - з моменту підписання. Термін виконання може продовжити тільки особу або установу, його що встановили. Робити це слід в усній або письмовій формі не менше ніж за 2-3 дні до закінчення терміну виконання документа. Інакше документ вважається не виконаним в строк. При продовженні терміну на картці роблять відповідну відмітку і поміщають її в картотеку під рубрикою, відповідною новому терміну виконання. Виконання документа контролюється з моменту постановки його на контроль. 5. У діловодній практиці бувають випадки, коли термін виконання документа у момент його реєстрації або розгляду встановлений бути не може. Тоді за узгодженням з виконавцем встановлюють умовний термін виконання, який потім коректується відповідно до ходу виконання документа. § 3. ТЕХНІКИ КОНТРОЛЬНИХ ОПЕРАЦІЇ 1. Технічним засобом контролю за виконанням документів є картотеки. Як контрольні картки використовують екземпляри реєстраційних карток. Для організації контролю за виконанням документа на нього складають декілька карток відповідно до числа виконавців або різних термінів виконання. Ці картки слід складати у момент реєстрації документів, а якщо неможливо - в контрольній службі. В цьому випадку складають картки на кожне контрольоване завдання або доручення. Картки складають в контрольній службі і тоді, коли для контролю необхідно зафіксувати усну вказівку керівника; коли контролюється виконання незареєстрованого документа; коли необхідно звернутися до документа, що раніше вважався виконаним. Витрати часу на створення документа скорочуються при централізації складання карток. Необхідне для організації контролю за виконанням кількість карток слідує созда-; вать в процесі реєстрації документів. 2. На лівому полі бланків контрольованих документів і на контрольних картках, найчастіше при реєстрації, контрольна служба може проставляти знак контролю «К» або штамп «контроль». 3. Картки в контрольній картотеці і у відповідному розділі довідкової картотеки групують по термінах виконання. Термін виконання наголошується на календарній шкалі. На картці формату А-6, де нанесені тільки непарні числа, термін виконання документа, якщо він доводиться на парне число, наголошується на день раніше. Відмітки виробляються шляхом графічних позначок або прикріпленням смуг кольорового паперу до граф календар-* ний шкали," соотєєусувуюїдім термінам виконання документів. 4. Контрольну картотеку доцільно розділити на 33 осередки (рубрики). 31 осередок відповідає максимальному числу днів в місяці; у 32-й осередку розміщують картки на * документи, термін виконання яких наступить в наступному місяці; у 33-й осередку розташовують карточки^, відповідні невиконаним в строк документам, нові терміни виконання яких з тих або інших причин своєчасно не встановлені. Вказаний порядок розміщення карток в картотеці ісполи зуєтся в більшості установ, хоча і не є єдино можливим або обов'язковим. 5. У контрольній картотеці картки розташовують по датах виконання документів, тобто кожному дню виконання (в межах місяця) відповідає осередок картотеки. Контрольні картки на вхідні п внутрішні документи можна розташовувати в одній картотеці, на контрольовані витікаючі ініціативні документи, на які чекають відповідь, - в окремому розділі контрольної картотеки ; у спеціальний ' Приблизний термін очікуваного пропаща на ініціативний документ проставляють на його копії при реєстрації (якщо цей термін не вказаний в течіть документа), розділ контрольної картотеки виділяються картки контролю за виконанням пропозицій, заяв і скарг громадян. 6. Документ вважається виконаним, якщо вирішені поставлені в ньому питання, виконані доручення, кореспонденту дана відповідь по суті справи, в картці і на документі-запиті зроблена відмітка про виконання, засвідчена підписом відповідального виконавця, і картка поступила в підрозділ, що здійснює контроль. Якщо при виконанні доручення або резолюції потрібно скласти новий документ (відповідь на запит, проект наказу, пояснювальну записку), наявність такого документа є основним підтвердженням виконання. Пропозиції, заяви і скарги громадян вважають виконаними тільки після фактичного дозволу поставлених в них питань і сповіщення про це заявника. 7. Згідно Основним положенням ЕГСД спять документ з контролю може посадовець, що поставив його на контроль. У окремих установах ця операція спрощена: документ знімається з контролю за наявності па картці запису відповідального виконавця про виконання, засвідченим його підписом. Це запобігає вторинному зверненню керівника до документа, підвищує відповідальність виконавця і зосереджує увагу керівника лише па тих документах, виконання яких вироблене з відступом від прийнятих правил (управління по відхиленнях). Законодавчі акти, рішення партійних і радянських органів і інші найважливіші документи знімаються з контролю за рішенням особи, що встановила контроль (як правило, керівника установи). 8. Якщо контрольна служба встановила, що зміст і форма ухваленого рішення не відповідають резолюції (вказівці), питання про зняття документа з контролю вирішує особу, що встановила контроль. 9. Особа, що здійснює контроль, фіксує своїм підписом на картці факт зняття документа з контролю. 10. Інформація про виконання документа може поступати в контрольну службу таким чином: виконавець безпосередньо або через кур'єра пред'являє особі, що здійснює контроль, внутрішній плі витікаючий документ, що свідчить про виконання доручення; виконавець фіксує на картці факт виконання документа, засвідчує його своїм підписом і передає її в контрольну службу; керівник, що поставив документ на контроль, повідомляє контрольну службу про те, що він знятий їм з контролю. Для візуального спостереження за ходом виконання документів доцільно використовувати при реєстрації документів картки двох кольорів, наприклад, одну білу і три зелених. Біла картка з контрольованим документом прямує відповідальному виконавцю і знаходиться у нього до виконання документа. Зелені утворюють необхідні картотеки, у тому числі і контрольну. Таким чином, контрольна картотека невиконаних документів складається тільки із зелених карток. У міру виконання документів білі картки із записами про виконання поступають в контрольну картотеку. Через деякий час на їх фоні ясно видно зелені, відповідні невиконаним документам. 11. Особа, що здійснює контроль, щодня розглядає картки, 'ІІіТхо»оІпщие?я у відповідній рубриці картотеки. Картки виконаних документів переміщають у відповідну картотеку. Про закінчення терміну виконання решти документів виконавців оповіщають по телефону. В кінці дня відповідні невиконаним документам картки переміщають в осередки, відповідні новим датам нх виконання, або розміщують під рубрикою «Документи, не виконані в строк». 12. Відповідні виконаним документам картки витягують з контрольних картотек н поміщають в єдину картотеку виконаних документів, систематизовану по ознаці наочно-питання, іноді по структурному, плі по виконавцях. Найменування рубрик такої картотеки відповідають предметам (питанням) діяльності організації, назвам структурних підрозділів або прізвищам відповідальних виконавців. 13. У установах I, II і III категорії за даними карток, що зберігаються в осередку «Документи, не поповнених в строк», періодично (1-2 рази на тиждень плі декаду) заповнюються переліки не виконаних в строк документів (прілож. 33). Ці переліки прямують в структурні підрозділи і після заповнення там відповідних граф повертаються в контрольну службу. В деяких випадках відомості про документи, не виконані в строк, можуть передаватися безпосередньо керівництву установи (прілож. 34). Рішення керівника записують в графі «Примітку». 14. У установах I, II і III категорії для контролю іспол» ненія документів можна застосовувати ручні перфокарти (з краєвою перфорацією н щілисті), що особливо ефективне при подальшій статистичній обробці контрольних картотек. Кодованими ознаками документа є: вид документа, автор (кореспондент), дата надходження (підписання), індекс документа, зміст (дане питання, тема, пред-? мет і т. п.), підрозділ-виконавець плі особа-виконавець, у термін виконання, відмітка про виконання.-Лицевая і оборотна 'і сторони перфокарти заповнюються аналогічно відповідним сторонам реєстраційної картки. Якщо число перфокарт, відповідних контрольованим документам, не перевищує 500-600 шт., систематизувати їх по термінах виконання не обов'язково. Інакше для прискорення пошуку доцільно створювати підмасиви перфокарт. Перфокарти використовують також для контролю спеціальних і усних доручень керівництва. Зразковий макет перфокарти приведений в прілож. 35. Використовувати карти з краєвою перфорацією доцільно в тому випадку, якщо на контролі знаходиться 500-1000 документів. 15. У установах I категорії з об'ємом контрольованих документів більше 1000 шт. контроль виконання можна здійснювати за допомогою рахунково-перфораційної і електронно-обчислювальної техніки. Дані контролю з використанням цих засобів доцільно обробляти в установах, обслуговуваних машинолічильними станціями або обчислювальними центрами. 16. З використанням електронно-обчислювальних машин збільшується періодичність надходження інформації в структурні підрозділи і служби контролю, забезпечується вибірковий контроль виконання, застосовуються різні види аналітичного контролю, поліпшується оформлення документів, зокрема, розпорядливих, підвищується виконавська дисципліна. В даний час в складі АСУ функціонують підсистеми автоматизованого контролю виконання документів. 17. Організація систем автоматизованого контролю виконання документів передбачає централізацію всіх контрольних операцій; створення спеціалізованої контрольної служби; машинну реєстрацію документів, забезпечуючу отримання реєстраційної картки і машинного носія інформації; автоматизацію обробки інформації. Система автоматизованого контролю дозволяє здійснювати централізований контроль за виконанням документів н дорученні незалежно від їх кількості, вигляду, адресносте, структури і т. д.; .обеспечивать керівників, виконавців, служби контролю інформацією (оперативної і із заданою періодичністю) про всі стадії проходження і виконання контрольованих документів; виробляти статистичний аналіз інформації з метою виявлення причин невиконання, розрахунку рівня виконавської дисципліни і т.д. 18. Формою вхідної інформації є бланк регистра-циошю-контролиюй картки. Форми і періодичність вихідної інформації визначаються у кожному конкретному випадку. Чаші всього застосовуються табуляграми: контрольованих документів (у установі, по підрозділах і виконавцях); невиконаних документів; документів, термін виконання яких наближається (3, 5, 7 днів); виконання пропозицій, заяв і скарг громадян; виконання доручень директивних органів. 19. У більшості установ схожу форму заповнюють п двох екземплярах: одна прямує на ЕОМ для постановки на машинний контроль, друга разом з документом прямує виконавцю. Після постановки на машинний контроль перший екземпляр повертається контролеру. 20. З розвитком засобів автоматизації і їх периферійних пристроїв набуває поширення метод введення в ЕОМ інформації про контрольовані документи е допомогою дисплеїв, розташованих на робочих місцях секретарів. 21. В рамках УСОРД розроблена і упроваджується в установах країни підсистема автоматизованого контролю виконання документів (АКІД). Докумснтацпонноє забезпечення АКІД входить в альбом форм УСОРД, нормативно-правова частина закріплена ГОСТ 6.15.1-75 і ОКУД. Переваги АКІД полягають у тому, що вона не передбачає створення додаткових форм і проміжних носіїв інформації, сприяє впорядкуванню документообігу і спрощенню реєстрації доручень і документів; забезпечує пошук документів як в традиційному, так і в автоматизованому режимі; дозволяє використовувати для введення інформації різні технічні засоби; може експлуатуватися як єдина реєстраційна, контрольна і пошукова система; діє в режимі як ручної, так і автоматизованої обробки. 22. Основні положення по застосуванню уніфікованих форм документів приведені в Інструкції по застосуванню уніфікованих форм документів, що забезпечують функціонування автоматизованого контролю виконання документів. У прілож. 30 і 37 приведені форма рсгистрациошго-контроль-іой картки і типовий формуляр вихідного документа, передбачені АКІД. 23. Після обробки на ЕОМ інформація видається у вигляді седомостєї (переліків документів), складених по термінах виконання, виконавцях, кореспондентах і т.д. § 4. УЗАГАЛЬНЕННЯ І ДІАЛІЗ ДАНИХ ПРО ВИКОНАННЯ ДОКУМЕНТІВ 1. Дані про результати контролю за виконанням документів узагальнюються за станом на перше число кожного місяця і доводяться до зведення керівництва установ I і II категорії у вигляді зведення($б виконанні документів н зведення розгляду пропозицій, заяв і скарг громадян. У установах III і IV категорії складають довідку про виконання документів, в якій виділяють відомості про виконання пропозицій, заяв і скарг громадян. 2. Дані про хід і результати контролю за виконанням документів періодично аналізуються. Ступінь виконання документів характеризується коефіцієнтом старанності, обчислюваним по формулі р До = ^исп р » '"па де і1,,, Епі.- відповідно кількість фактично виконаних за даний період документів і підлягаючих виконанню в звітному періоді (включаючи не виконані за попередній період). Коефіцієнт старанності можна також визначити по наступній формулі: з __ р ., _ '"общ пр Н1СП -- /7 > ьобщ де ?общ, ?пр - відповідно кількість документів, виконаних в звітному періоді і не виконаних в строк (прострочених). Застосовується також формула ДО ДО, + ДО, + * + Кп МІСП,1 І де К-коеффіциент старанності по кожному документу; п - кількість документів, па, що поступили, контроль в звітному періоді по виконавцю (відділ, служба). Коефіцієнт старанності по кожному документу визначається по формулі К- "ПЛ 1<-~п^' де Лив, Яф - відповідно число днів, відведених на виконання документа (термін виконання в днях) і фактично витрачених. Своєчасність виконання документів характеризується коефіцієнтом оперативності роботи апарату управлення до - (Р, -4) Кі + (Р2-<І-2) к+ +(РП-а„)кп д°.у- 01К1 + 02Кг+ * 0ПК„ де ?>І, Ог,...,Оп-установленный директивно або нормативний термін виконання відповідного виду до-^ кументов, днів; сії, (І2,...,сІ,І-отставание від прийнятого терміну виконання відповідного виду документів в днях (відставання обчислюється як різниця між - - фактичним промелем виконання в днях н норм.тппшнм терміном; при достроковому виконанні докуу.епто:: з!.,, <1«,...,Лп приймаються рівними кулю); К\, К2,...,Кп- коефіцієнти, що умовно характеризують різні види документації по ступеню важливості. Адміністративну документацію рекомендується класифікувати по трьох групах з наступною умовною оцінкою кожної з них: _ , , Значення Вид документації коефіцієнта Документація вищестоящих організацій (міністерств, відомств) КІ = 1 Документація заводоуправління (управління) К% = 0,8 Документація виробничих і функціональних підрозділів /<3 = 0,6 При розрахунку коефіцієнта оперативності роботи апарату управління враховують ті документи, по яких встановлені певні терміни виконання (по нормативах для даного вигляду, керівництвом, вищестоящою організацією і т. д.). 3. Один з напрямів аналізу даних про результати контроля- аналіз причин затримки виконання документів: перевантаження керівника; високий ступінь централізації повноважень; недисциплінованість співробітників і підвідомчих установ; нсдо%т#точная потужність технічних служб (машбюро, розмножувальний цех); нераціональна система документообігу; нечіткий розподіл обов'язків між виконавцями н ін. На основі результатів аналізу розробляють пропозиції по прискоренню виконання документів, підвищенню виконавської дисципліни, вдосконаленню організації контролю ц управління в цілому. кумеятациі. Так, прийом документів для розмноження може бути регламентований порядком роботи відповідного підрозділу і т.п. Приймаючи від працівників документи для подальшої передачі їх керівнику, секретар зобов'язаний з'ясувати характер виконаної по даному документу роботи, а при необхідності запропонувати виконавцю внести потрібні доповнення (наприклад, резолюція вимагала крім складання відповіді представлення графіка робіт, а цей графік не додавався до тексту відповіді). Про результати передачі документа (чи прийнятий він як виконаний, потребує доробки, переданий на машинопис і т.п.) секретар оперативно повідомляє виконавця. У цих цілях секретарю слід вести со-. записи, що відповідають, в своєму робочому блокноті (оргблок-нотеит.п.). . Якщо працівники передають секретарю документи для їх подальшого машинописного оформлення, то необхідно при цьому враховувати розпорядок роботи спеціалізованого .машинописного підрозділу, ступінь його конкретного завантаження в даний період і пов'язані з цим можливості передачі документів для машинопису. Разом з тим слід перевірити якість чернетки з погляду дотримання правил підготовки документів до машинопису, в част-ності наявність в чернетці місць, важких для зорового сприйняття (наприклад, написаних дрібним або нерозбірливим почерком), а також латинських знаків, формул, скорочень; фрагментів тексту, написаних олівцем, зеленим або червоним чорнилом і т.п. У разі виявлення подібних недоліків текст повертається для переоформлення виконавцю. Бажано направити у всі підрозділи організації, що мають відношення до документування її деятельноє- ті, короткі пам'ятки з вимогами до чернеток, що підлягають передачі в машбюро. Облік машинопису, виконаного машбюро або окремими особами, секретар веде в спеціальному журналі, де наголошуються дати виконання замовлення, його об'єм в листах і кількість екземплярів, якість виконання. Передача робіт для машинопису може також вестися і шляхом оформлення замовлень на спеціальних бланках. Форма організації машинописних робіт повинна бути обумовлена в інструкції по діловодству конкретної Організації і доведена до зведення зацікавлених фахівців. У разі прийому від співробітників документів для копіювання (розмноження) секретар зобов'язаний перевірити ці документи з погляду їх придатності для копіювання, тобто чіткість шрифтових знаків і ліній, відсутність кольорів, не відтворних при копіюванні, і т.п. Як і у випадку з машинописними роботами, в організації (у всіх підрозділах, що ведуть операції документації) повинен бути перелік вимог до оригіналів, що підлягають копіюванню. Копіювання (розмноження) невеликих об'ємів документації може здійснюватися безпосередньо секретарем за допомогою засобів оргтехніки, що є на його робочому місці (наприклад, шляхом використовування т ермокйгшровального апарату). При необхідності копіювання (розмноження) великих об'ємів документації, яке здійснюватиметься силами спеціалізованого підрозділу або сторонней організації, зацікавлений підрозділ готує замовлення, де указуються кількість листів, подле-жа'щих копіюванню, тираж, масштаб, характер розмножуваної документації (текст, таблиці і т.п.) і деякі інші відомості. Таке замовлення передається керівнику організації або особі, відповідальній за копіювання (розмноження) матеріалів, і після отримання дозволу прямує на виконання. Може бути організований і інший порядок копіювання (розмноження) документації в конкретній організації, який повинен бути зафіксований в інструкції по діловодству даної організації. Слід обов'язково вести облік копіювально-розмножувальних робіт. Всі матеріали, що поступили до секретаря із спеціалізованих підрозділів (машбюро, копіювальної лабораторії і т.п.) документації, перш ніж бути направленими в зацікавлені підрозділи, повинні бути переглянуті з точки^^киа ошлшшешшлаказа^___________________ ~-==°ТСонтроП_! виконання документів і доручень керівництва має на своїй меті забезпечення своєчасного і достатнього виконання вказаних документів і доручень. Контроль виконання завдань і доручень здійснюється по суті їх змісту і правильності складання і оформлення документів. Контролируются5 також терміни виконання. Це, як правило, входить в обов'язку секретаря. Для документів, по яких термін виконання не проставлений, таким є десять днів, В організації слід мати перелік видів документів, термін виконання яких підлягає обов'язковому контролю; із змістом переліку слід ознайомити зацікавлених осіб. На контроль можуть бути поставлені також доручення керівництва, висловлені в резолюціях на тих, що входять доку- ментах, в усній формі (бажане перенесення формулювань і цих доручень на окремі бланки (листи паперу), кото- \| риє можна групувати і зберігати для зручності контролю), що містяться в організаційно-розпорядливих документах, видаваних усередині організації, а також витікаючі ініціативні документи, по яких очікується надходження інформації. Документи на контроль ставляться керівництвом організації, об чип робиться відмітка "К" або проставляються штампи "Контроль", "На контроль" і т.п., розміщувані на лівому полі документа. Вказівки про контроль переносяться на регист-рационно-контрольні картки до відповідних документів, потім ці картки поміщаються в спеціальний розділ "Контроль" контрольно-срокових картотек. Такі картотеки можна формувати по термінах виконання, підрозділах-виконавцях, кореспондентах, питаннях і т.п. У них слід передбачити розділи для прострочених документів і для документів, виконання яких перенесене на наступний термін. Для зручності користування такими картотеками застосовують кольорові індикатори (рейтери), прикріплювані до календарних розділів картотеки. Контрольні картотеки потрібно проглядати щодня, ч виявляти документи з термінами виконання, що наближаються, і регулярно доводити "це до зведення конкретних виконавців. Так само регулярно слід запрошувати виконавців про хід робіт по контрольованих документах. При необхідності цю інформацію можна заносити в реєстраційно-контрольну картку. На підставі наявної інформації секретар докладає керівництву в наперед певні терміни, а при необхідності і оперативно про випадки можливого невиконання документів у встановлений термін, У разі вживання заходів по таких доповідях (наприклад, передача виконання документа іншому працівнику, продовження терміну виконання і т.п.) інформація про це заноситься в регистра-ционно-контрольні картки (дата передачі документа на виконання в інший підрозділ і ін.). Можна складати перелік документів, не виконаних у встановлені . терміни, який представляється керівнику для вживання необхідних заходів. Під час вступу до секретаря документа, що знаходився на контролі, перевіряються відповідність термінів його виконання встановленим, правильність оформлення документа, потім його передають керівнику або тій особі, від якого виходило вказівку про постановку на контроль даного до- кумента. Цей же посадовець ухвалює рішення про зняття документа з контролю і повноті виконання наказаних по даному документу управлінських дій. Після зняття документа з контролю, про що робить записи сам посадовець, що ставив документ на контроль, в регистращюнно-контрол'них картках записуються дата виконання документа, відмітка про виконання і номер справи, в якому знаходитиметься копія документа, Для підвищення рівня роботи документації, аналізу результатів виконання документів у встановлені терміни складається щомісячне зведення про хід виконання документів в організації. Форма зведення про хід виконання документів передбачає наступні показники: 1) дату і номер документа, його вигляд; 2) короткий зміст документа; 3) встановлений термін виконання; 4) виконавець; 5) стан виконання документа на встановлений термін; 6) причини невиконання; 7) очікуваний термін виконання. Терміни представлення подібної інформації можуть змінюватися, наприклад, можна проводити щоденне інформування керівництва, подекадне і т.п. Організація такої роботи закріплюється в інструкції по діловодству для конкретної організації. _ ___ __ _;„___^.г-:= ^^^В-обязанности секрйаряГ входять складання, оформлення ы шгот9)злск(не деяких видів оргашшционно-распорадн-тельіих документів, зокрема службових листів, бланків з розпорядженнями і дорученнями керівництва, телефонограм, текстів телеграм і телетайпограм (останні можуть ' представляти підрозділи, у такому разі секретар перевіряє відповідність цих документів діючим вимогам). Відповідно до вказівок керівництва секретар може складати для подальшого розгляду і підписання тексти службових листів з тих питань діяльності організації, перелік яких визначається керівником. Доцільно передбачити використовування типових текстів по управлінських ситуаціях, що найчастіше зустрічаються, і наперед заготовлених бланків службових листів з трафаретними текстами. Запас таких бланків зберігається у секретаря, який за підсумками безпосередньої практики веде постійну роботу з ними, доповнюючи, редагуючи наявні тексти і готуючи нові. Крім того, відповідно до інструкції, що є в організації, по діловодству секретар може виготовляти на пишучій 5.3. Організація контролю за ходом віконання документів Г" -, - Коло пітань: завдання і порядок контролю; рядки віконання документів; здійснення контролю за віконанням документів; автоматізована форма контролю. * Завдання і порядок контролю про Контроль документів забезпечує своєчасне та якісне їх віконання. Контролю підлягає віконання всіх зареєстрованих документів. Відповідальність за віконання документа несуть есобі, вказані у розпорядчому документі (наказ, рішення, вказівка худе), резолюції керівника та безпосередні виконавці. У тихий віпадках, коли документ віконують кілька виконавців, відповідальним є віконавець, який у резолюції вказаній деремо. Обов'язково контролюється віконання законів України, постанов Верховної Ради України, указів, розпоряджень та доручень Президента Україні, постанов та розпоряджень Кабінет}' Міністрів України, запитів та звернень народніх депутатів України, наказів міністерств і відомств, наказі керівників. Безпосередній контроль за віконанням документів,'Іокладається на канцелярію або спеціально створену контрольну службу. У структурніх підрозділах його здійснює секретар-референт або -особа, відповідальна за зедення діловодства. * Рядки віконання документів Рядки віконання документів віраховуються у кален-Іарних днях від даті підписання або затвердження для :творюваних установою документів чи від даті надходження (для вхідних). Ці рядки можуть буті тіповімі та ндивідуальннуи. Для окреміх, найбільш масовіх категорій документів встановлюються типові рядки віконання відповідно до акгів віщих органів законодавчої та виконавчої владі України (додаток 5.8). З інших віпадках рядки віконання документів не повинні перевіщуваті 10 днів-. Триваліші рядки віконання встановлюються для документів, ськладніх за характером віконання. Індивідуальні рядки віконання встановлюються для найважливіших документів керівником встанови. Кінцева дата віконання фіксується" у тексті документа. Якщо у вхідному документі зазначеній рядків, до якого передбачається одержаті відповідь, його потрібно дотрімуватіся. Зміна рядок віконання проводитися ліше за вказівкою керівника в такому порядку: типові рядки - прійняттям нового акту, індивідуальні - керівником, який прізначив рядків. Продовження рядок віконання має буті оформлене відразу ж після одержання документа віконавцем або не менш ніж за два-три дні до його закінчення, якщо в процесі віконання з'ясувалось,, що вкластіся у встановле-ншї термін неможліво. Якщо нього не зробіті, документ вважається не віконанім у рядків. Пріпініті віконання документів або відмінити їх віконання має право ліше віша в порядку підпорядкування організація, організація - автор документа чи орган держ-нагляду. Рядки підготовки (оформлення), подання (відправлення) і типові рядки віконання документів закріплюються інструкцією з діловодства. « Здійснення контролю за віконанням документів Контроль з р. БШ:С;::.>:І;:;М документів включає: - постановку документа (доручення) на контроль, формування картотеки контрольованіх документів; - пгреоірку СР.О:'-;^:-::>;У' доведення документа до ви-конаішя: -\| попередню перекір:;}- і регулювання ходу віконання; -\| облік і узагальнення результатів контролю вико-кг.няґ документів (Іюручіґн^); . - інформування керівника про хід і підсумки віконання документів (доручень); -* повідомлення про хід і підсумки віконання документів на оператівніх г^рах, засіданнях колегіальних органів; - зняття документів з контролю; - формування картотеки віконаніх документів. Контроль за віконанням документів може відображатись у реєстраційно-контрольних картках, додаткові примірники яких розраховуються на ПК при взятті документів на контроль. Одночасно на лівому полі першої сторінки документа, ніЗ піддягає контролю, проставляється штамп «Контроль» або літера «К», після чого документ передається виконавцеві; додатковій примірник реєстраційної картки зберігається у контрольній картотеці. Картки контрольованіх документів групуються в спеціальній контрольній картотеці або у відповідному розділі довідкової картотеки за рядками віконання документів, віконавцямі, групамі документів (наказі, рішення худе). Дані телефонного запіту про хід віконання документів або дані, одержані під годину перевірки структурного підрозділу-виконавця, вносяться до графи «Контрольні відмітки» контрольної картки. При цьому попередні записі не закреслюються. У установі з обсягом документообігу понад 25 000 документів щорічно періодично ськладаються і надсилаються в структурні підрозділи-виконавці переліки документів, що знаходяться на контролі (додаток 5.9). Після заповнення відповідних граф ці переліки повертаються до контрольної службі. - Автоматізована форма контролю У сучасніх установах контроль за віконанням документів провадіться за допомогою комп'ютерної техніки. Підсумком автоматізованого пошуку є віведення шуканої інформації або повідомлення про її відсутність. Автоматізованому контролю віконання підлягають документі зі строком віконання не менше 10 днів. Нагадування віконавцям про рядки віконання, зведення стану віконання, відомості про перенесення строків, завершення -виконання худе віводяться на друкуючий пристрій. Документ вважається віконанім ліше тоді, коли поставлені в ньому пітання вирішені і кореспондентові дана повна відповідь. Після віконання документі знімаються з контролю. Зняті документ з контролю може тільки та відповідальна персона, яка поставила його на контроль; при цьому на документі і картці робіться позначка про зняття з контролю. Дані про віконання документа і зняття з контролю вносяться у контрольну картку та відповідний файл в ПК. Дані про наслідки віконання взятіх на контроль документів періодично узагальнюються і доповідаються керівництву встанови на оператівніх нарадах, засідан- ,нях колегіальних органів з пропозиціями щодо поліп- Ішення усієї роботі. \| 5.4. Роботи з листами, пропозиціями, -' заявамі та ськаргамі громадян Коло пітань: порядок контролю за розглядом пісьмовіх та вус:::::: зссрнсаь громадян; розгляд пропозицій, заяв і ськарг; особістій прійом громадян. Лісті, заяви, пропозиції та ськарги громадян надходять у різні встанови: з^а;;»; владі, міністерства та відомства, редакції газет і журналів, на радіо і телебачення. * Порядок контролю за розглядом пісьмовіх та усніх звернень громадян Згідно із законс\\: України від 12.10.96 «Про звернення громадян» порядок контролю за розглядом пісьмовіх та усніх звернень гро'.'анчн регламентується Інструкцією з д:.':оводстг.:. зг зі--г::с::к;.;.;і; громадян в органі державної владі і місцевого самоврядування, об'єднань громадян, в установах, організаціях, на підприємствах незалежно від форм власності, в затвердженою Постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 р. за ^2348. Пропозиції, ськарги і заяви громадян надходять у встанови як усні, так і письмові. Письмові заяви можуть пересилатіся поштою, телеграфом, вручатіся особісто або Через експедиції чи спеціальні бюро ськарг, створені у великих установах. Усні - вісловлюються на особістому прийомі чи передаються по телефону. Останні узагальнюються пісьмово у вигляді довідки чи в іншій формі. Письмові та усні пропозиції, заяви, ськарги мають однакову силу, якщо законом не встановлене інше, і підлягають ретельній перевірці. Принцип реєстрації пропозицій, ськарг, заяв подібний до принципу роботі зі службовімі документами. Реєстрації підлягають всі пропозиції, ськарги і заяви, шо надходять, але особливістю індексації тут є ті, що до індексу додається деручи літера прізвища автора документа (напріклад, ськаргу гр. Лісенко під №83 запісують так: Л-83). Картотека заяв, пропозицій і ськарг ведеться окремо від картотеки інших видів документів. Картки розташовуються за прізвищами заявників в алфавітнолгу порядку. За споживи алфавітну картотеку можна поділити за адміністративно-територіальною ознакою, а всередині - за прізвищами (згідно з алфавітом). Під годину реєстрації первінного надходження заяви, ськарги худе картка заповнюється повністю (за вінятком деяких колонок). У колонці «Кореспондент» пішуть прізвище, ім'я, по батькові, місце роботі чи домашню адресі громадян. У разі повторного надходження заява реєструється в тій самій картці в спеціально передбаченіх графах. У ряді випадків ведуться журналі реєстрації пропозицій, заяв і ськарг. Заповнення граф журналу проводитися аналогічно заповненню граф єдиної реєстраційної картки. Інколи надходять повторні лісті громадян з одного й того ж пітання. Доводитися перегортаті журнал, шоо з'ясуваті, чи заява не повторна. Бувають віпадки про- пусків при перегляді журналу, внаслідок того документі знову реєструються і направляються на* розгляд іншим віконавцям. Про надходження та результаті розгляду пропозицій, заяв і ськарг громадян в установах І і II категорій щомісяця складається окреме зведення, III і IV категорій --- заповнюється спеціальна графа в єдиній щомісячній довідці про віконання документів. Ці дані вікорістовуються, для узагальнення і аналізу. Після реєстрації всі пропозиції, заяви, ськарги передаються керівникові встанови, який призначає віконавця. * Розгляд пропозицій, заяв і ськарг Для справі розгляду пропозицій, заяв, ськарг веліке значення мають рядки віконання. Термін розгляду заяв і ськарг громадян в усіх органах не повинний перевіщуваті 1 місяця. При цьому заяви і ськарги, що не вімагають додаткового вівчення і пе-ревірки, підлягають розгляду невідкладно, в усякому разі не пізніше 15 днів з дня надходження. Керівник встанови може продовжіті рядків розгляду заяви чи ськарги, але не більше ніж на 1 місяць, повідомивши про це заявника в п'ятіденній рядків. Рядків розгляду пітань, що містяться у пропозиціях, заявах худе, рахується з моменту їх надходження до організації. Заяви чи ськарги, що надійшли до встанови, яка не вирішує зазначеніх у нігх пітань, у п'ятіденній рядків пересилаються до відповідного заставі з повідомленням заявника. На особістому прийомі в такому віпадку громадянам дається роз'яснення, куді їм потрібно звернутіся. Усі ськарги, ЗЗЯБ;І, пропозиції треба розглядаті вчасно, без зайвої тяганіні. Категоричне забороняється направляті ськарги громадян для розгляду посадовім персонам, дії які;х оськаржуються. Посадові особини, виріппточи пітання, зазначені у пропозиціях, заявах і ськаргах, зобов'язані уважно розібратися з їх суті, прийняті; про;';';.птозані рішення, забезпечиті їх оператівне і г:р;:^;^;;/:^ .виконання, повідомити грома- дян про свої рішення, вчасно віявіті та усунуті заподій порушення прав громадян. Особістій прійом громадян ^ Завдяки добрі організованому особістому прійому, уважному ставленню "керівників установ, підприємств, працівників місцевих органів владі до повсякденніх потреб сі запитів громадян значною мірою знижується кіль-* кість заяв і ськарг, що надходять у різні державні органі та громадські організації. ^ Кожна установа повинна маті книгу для запісу в стислій формі імені та по батькові відвідувача, суті його заяви та напряму розгляду справі. Прійом громадян проводитися у встановлені і доведені до їхнього відома дні та годіні, передусім зручні для них, за споживи - у вечірні годіні. Відповідальність за проведення прійому громадян покладається на керівників установ, організацій, підприємств. Веліке значення мають форма прійому, обставіні, за яких він відбувається, вміння керівника віслухаті " відвідувача, зрозуміти суть ськарги чи заяви, чуйне, уважне ставлення до співрозмовника худе. Тому до прійому громадян слід ретельно готуватіся: продуматі його дні і годіні, підготувати приміщення, створіті ділову атмосферу. Відповідальний за прійом повинний фіксувати все, про шо говорів заявник і. рішення, яку прійняв керівник встанови. Облік прііііо.\лг громадян ведеться на спеціальній картці, що містить такі реквізити: порядковій номер, дата прійому; рік; ім'я, по батькові, прізвище та адреси заявника; зміст заяви; прізвище особини, яка веде прійом; результаті розгляду заяви. У разі повторного прійому но зворот-ному боці картки персона, яка веде його, зазначає дату і результат повторного розгляду заяви (додаток 5.10). Громадянін, який прійшов на прійом, має дістати задовільну відповідь або роз'яснення (у разі неправомірності прохання). Якщо ж пітання вимагає додаткового вівчення, відвідувачеві пояснюють, що його заяву буде розглянуто найбліжчим часом, не перевіщуючи рядки, визначені законом. У ряді випадків громадянинові дається проміжна відповідь щодо вжітіх заходів за його заявою, повідомляється рядків отрімання остаточ-" ної відповіді, пояснюється причина затрімки. 5.5. Систематизація документів та їх збереження ^~ Коло пітань: ськладання номенклатурі справ; групування документів у справі, їх розміщення; зведена номенклатура справ; правила формування справ; особливості групування різних видів документів; оператівне зберігання доку- Я ментів; підготовка справ до наступного зберігання та вікорістання; правила зберігання справ в архіві. » Ськладання номенклатурі справ Номенклатура справ - це систематізованій перелік конкретніх заголовків створюваніх у діловодстві встанови справ із зазначенням строків їх зберігання, ськладеній у відповідному порядку. Вона обов'язкова для кожної вуста: :ови як документ, що забезпечує встановлення єдиної системі формування справ, їх облік, швідке відшукування документів за змістом та різновидом, відбір документів для державного зберігання у процесі діловодства. Розрізняють три бач номенклатур справ: тіпова, примірна (взшрцевз) п 'індивідуальна. Тіпова номенклатура справ складається для однорідних за характером діяльності і структурою установ. Вона встановлює тіповій склад справ з єдиною систе^-мою індексації і є норматівнім документом. Примірна номенклатура справ встановлює орієнтовний склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, але різних за структурою, і має рекомендаційний характер. Типові і примірні номенклатурі справ розробляються віщимі устансп^мп для мережі підвідомчих ус- Реєстраційно-контрольні картки можуть маті різну форму в залежності від потреб організації з обліковування документів та специфіки заставі. ^ т Більшу частіну документів реєструють у канцелярії, а решту -згідно зі специфічним прізначенням самих документів - у підрозділах: - відділі кадрів; - бухгалтерії; - юрідічному відділі; ; - плановому та ін. І Службові лісті реєструють за принципом: "запитий - відповідь". У державніх організаціях при реєстрації документів вікорістовують Класифікатор документів. При цьому слід пам'ятаті, що бухгалтерські, статистичні документі не реєструються. Не реєструються також вітальні лісті, проспекті, каталоги, порядок денній, оголошення, заявки, повідомлення, особиста кореспонденція. Індексацією документів називається умовне позначення, що вказує на місце ськладання чи зберігання документів або, інакше кажучи, індексація - це проставлення при реєстрації документа порядкового номера, який вказує на місце віконання чи зберігання документа. Місце проставлення індекса визначається за ГОСТ 6.38-90. Правила індексації: - умовні позначки мають вігляд арабських чисел у певній комбінації; - розташування ськладовіх частін індекса повинне буті постійним; - система індексів повинна залішатіся незмінною; - документ отримує тільки один індекс. Основою для індексації документів є загальна або зведена номенклатура справ заставі. Реєстраційний індекс складається з: - індексу справі по номенклатурі; - власного порядкового номера самого документа. Напріклад: наказ № 05-12, де 05 - порядковій номер документа, а 12 - номер за номенклатурою структурного підрозділу. Реєстраційний індекс може маті і більш ськладній набір позначень, особливо для кореспондентських документів, оскільки до вихідного може додаватіся номер вхідного документа. Напріклад: (для вихідного листу) № 08-12/345, де 08 - порядковій номер документа, 12 - структурній підрозділ, а 345 - номер його по номенклатурі. У процесі діловиробництва важлівою умовою чіткої роботі документообігу є систематизація документів заставі. Систематизація - це комплектування документів у групі -документальні масиві за певнімі ознакамі. Систематизація здійснюється за допомогою реєстраційних картонів або журналів. Систематизація за допомогою картонів передбачає створення довідкової картотеки. Картони групують за ознакамі: - алфавітна (у порядку зростання від "А" до ;ІЯ". Напріклад: анкеті, акті, акредітіві та ін.); - географічна (за географічними пунктами: держава, область, місто, район та ін.); - предметно-пітальна (принцип "запит-відповідь''); - кореспондентська (за кількістю адресатів, куді направляється документація: фірма, керівник, посадова персона); - структурна (підрозділи, з якимі найбільше відбувається обмін документацією); - хронологічна (за рокамі, місяцями - в порядку зростання); - номінальний (за власною назвою документа: акті, наказі, протоколі та ін.). Щоб не було плутаніні, вибирається тільки одна ознака, яка найбільше відповідає потребам організації та специфіці її діяльності. Стосовно журналів систематизація може враховуваті одну з двох ознак - хронологічну чи номінальну. Деякі організації можуть фіксувати факт облікування документів у двох журналах, якщо це необхідно. Найчастіше це практикується в комерційних організаціях. 11.4. Контроль за віконанням документів та його термінами. Контроль за віконанням документів і прійняття рішень - невід'ємна функція управління, необхідний елемент організації управлінської діяльності і ськладова частіна діловиробничого процесу. Основна мета контролю - забезпечення своєчасного і якісного віконання документів (рішень, завдань і доручень), отрімання оперативної інформації. Стосовжжонтролю розрізняють дві групі операцій: - деру групу контрольніх операцій віконують самі керівники всіх рангів; - другові - діловиробничі службі заставі. Основні завдання контрольної службі - контроль за термінами віконання вхідних, вихідних та внутрішніх документів і всі вказівки керівництва; віроблення пропозицій щодо пріськорення і вдоськоналення документообігу; зміцнення виконавчої дисципліни. Важлівою вімогою ефективності контролю є його централізація. Контрольні операції вімагають зосередження в одному структурному підрозділі або в одного віконавця. Контрольні операції повинні буті викладені в інструкції з діловодства. Обов'язки, має рацію та відповідальність осіб, пов'язаніх з контрольною діяльністю, - в посадовіх інструкціях. Інформація про результаті контролю повинна надходіті до тихий керівників, які-встановили необхідність контролю документів і терміни їх віконання. Цю вімогу необхідно віконуваті незалежно від місця контрольної інстанції у структурі заставі. Підвищення ефективності контролю виконавчої дисципліни сприяє чіткому розподілу праці в апараті. Правильне складені положення про підрозділи, посадові інструкції забезпечують візначення відповідного віконавця, чіткі й однозначні формулювання рішень, які фіксуються у термінах віконання, встановленіх в закладі. Контролю підлягають всі документі, в яких визначені терміни віконання, виконавці, завдання. Обов'язковому контролю підлягають: Законі України, указі та розпорядження Президента Україні, ухвали Верховної Ради України, ухвали і розпорядження Кабінету Міністрів України, лісті народніх депутатів України та обласніх радий народніх депутатів, подання та протесті прокуратурі. Дії з контролю включають в собі: - поставлення документа на контроль; - своєчасне направлення документа віконавцю (віконавцям); - перевірка та регулювання ходу віконання; - облік, узагальнення та аналіз результатів контролю; - інформування віщих інстанцій (керівника); - підготовку матеріалів для зняття документа з контролю. Кожен документ повинний віконуватіся в терміни, зазначені безпосередньо в ньому, або терміни, визначені норматівнімі документами (інструкціями, положеннямі). Терміни віконання вимірюються календарнімі днями з годині надходження документа, його підписання чи затвердження. Терміни діють згідно зі встановленімі нормами.! бувають: - типові (передбачені); - індивідуальні (встановлюються керівництвом заставі). Окрім того, за класифікацією сучасніх документів терміни за характером віконання бувають: - дуже термінові; - термінові; - безстрокові. Як правило, максимальній рядків для віконання загальніх документів не повинний перевіщуваті ЗО днів (один місяць). У окреміх віпадках віконання документів може здійснюватися з відхиленням в межах 10 днів (однієї декаді). Більш трівалій термін може буті встановленій для документів, ськладніх за характером віконання. Терміни віконання документів можуть буті продовжені, якщо віконавець з об'єктивних причин не може віконаті доручення у вказаній термін. У такому віпадку він зобов'язаній в день одержання документа або не пізніше як за 3-5 днів до закінчення терміну звернутіся усно (пісьмово) з обгрунтованімі пропозиціями про продовження строків до керівника, який написавши контрольну резолюцію. Інакше документ вважатіметься не віконанім. У більшості випадків для повного інформування контрольованіх документів, вікорістовують обліковий документ - відомість з віконання документів, взятіх на контроль.
1 2 3 4 5 Категория: Діловодство \| Добавил: Aspirant (22.05.2015)
Просмотров: 896 \| Рейтинг: 0.0/0

Всего комментариев: 0


Имя *:
Email *:

Код *: