РЕФЕРАТ НА ТЕМУ: Концептуальні підходи до проблем управління документацією - Діловодство - Реферати - Каталог статей

Концептуальні підходи до проблем управління документацією Досліджуються концептуальні питання управління документацією в умовах трансформаційної економіки України та їхнє місце в сучасному менеджменті. З огляду на підвищення значення економічного фактора й юридичної чинності документів в управлінській діяльності, розглядається перехід до створення високоефективних, з використанням сучасних техніко-технологічних досягнень, систем управління всім комплексом інформаційно-документаційних ресурсів при здійсненні стратегічних і оперативних цілей управління в будь-яких організаціях, особливо в державному апараті. Остання третина XX сторіччя ознаменувалася настанням інформаційної цивілізації, яка торкнулася ряду країн. Вона характеризується тим, що основна маса працюючих зайнята в сфері інформаційної діяльності, а головним продуктом виробництва і товаром є інформація [1]. Нині вона стала найважливішим ресурсом суспільства і набула стратегічного значення. Глобалізація світових процесів, з одного боку, і глибокі соціально-політичні й економічні перетворення, що розгорнулися в 1990-ті роки, — з іншого, створили передумови для швидкого входження України у світовий інформаційний простір. У нинішньому сторіччі майбутнє нашої країни багато в чому залежатиме від того, наскільки енергійно й ефективно вона рухатиметься в цьому напрямі. Інформаційні процеси активно впливають на всі аспекти людського життя. Використання новітніх інформаційних технологій багаторазово посилює цей вплив. Переважна частина інформації фіксується на різних матеріальних носіях, утримується в різноманітних документах. Особливо важлива роль інформації в процесі управління — на всіх йог,: півнях і в усіх сферах: політичній, економічній, науковій, культурній тощо. Документування інформації, її пошук, опрацювання, збереження, передача потребують значних фінансових, матеріальних, трудових ресурсів і часу. Тому-то організація ефективної роботи з документами, удосконалення всіх інформацінно-документацїйних процесів як у масштабі суспільства в цілому, так і на рівні окремих підприємств, орга нізацій, установ є найважливішим напрямом управлінської діяльності. У свою чергу, для кваліфікованої роботи з доку ментованою інформацією потрібна велика кількість про фесійно підготовлених фахівців. Сучасний етап розвитку України характеризується важ ким і суперечливим шляхом переходу країни до ринкової економіки. Поза всілякими сумнівами, успіх цього переходу значною мірою залежить від ефективності управлінських структур, чия діяльність грунтується на виробництві та вико ристанні інформації, більша частина якої в будь-якій організації, про що уже говорилося, сконцентрована в документах. Необхідно визнати, шо в "дореформених" умовах документознавство адекватно забезпечувало управлінські струк-» тури нормативними і методичними розробленнями й активно використовувало досягнення інформаційних систем того пе ріоду (так звані "автоматизовані системи управління" та "автоматизовані системи управління виробництвом"). Стисла оцінка правил і методик, що застосовувалися, (іноді Й до нині), полягає, на наш погляд, у тому що вони пасивно адап тували локументаційне забезпечення управління і діловодство з обслуговування адміністративно-господарських структур. Документаціітне забезпечення управління в сучасних умовах характеризується новими тенденціями. Вони озна чают!, перехід від аналізу потреб організацій у документова ній інформації до надання вільного вибору необхідних даних і інформаційного масиву і забезпеченні доступу до них, шляхом використання систем електронного документообігу. Такі підходи назвемо системою управління документа цию. Вона полягає в формуванні повноцінного інформацій ного ресурсу організації, створенні умов його збереження і використання для досягнення релевантного документаційно- го забезпечення процесу прийняття управлінських рішень і реалізації інформаційних контактів. При цьому різко зростає актуальність інтеграції нових інформаційних технологій, накопиченюго арсеналу досягнень документознавства і документообігу з організаційними структурами діловодних длужб [2—5]. Нині в управлінських структурах України недостатньо розвинута нормативно-правова база, що визначає порядок функціонування документа, гостро стоїть проблема статусу служб документаційного забезпечення в організаціях і конт ролю їхньої роботи з боку держави. Потребують регламен тації питання, пов'язані з інформатизацією управління, за стосуванням нових інформаційних технологій, комп'ютери зацією і використанням сучасних засобів комунікацій. Не достатньо уваги приділяється підготовці та підвищенню ква ліфікації працівників служб до кументаці йного забезпечення, бракує сучасної навчально-методичної літератури з цих пи тань. Спостерігається певний застій у наукових досліджен нях з проблем електронного документообігу і документо знавства, простежується роз'єднаність у роботі навчальних закладів і наукових організацій, що мають кваліфікованих фахівців. Застаріли раніше прийняті організаційно-методичні документи: Державна система документаиійного забезпечен ня управління й інші нормативи, що були розроблені вче ними і фахівцями в 70—80-ті роки минулого століття. f На ситуацію значною мірою вплинули відновлення складу державних службовців і відхід від устояних бюрокра тичних традицій, утрата досягнутого рівня культури роботи з документами. У результаті проникнення нової техніки і нових технологій у діяльність, пов'язану з управлінням, від буваєте- — 'іна структури документообігу, а через зміну еко номічних основ життя суспільства спостерігається транс формація цінності окремих видів документів і їхньої ролі в процесі управління [2—5]. Однак ці зміни недостатньо враховуються при практичній реалізації систем автомати зованого документообігу в державних організаціях, де пере важно діють застарілі правила і стандарти. А вчені й фахівці- документознавш" більше стурбовані прагматичними пробле мами, пов'язаними з кризовим станом науки. Відзначені процеси розвиваються на тлі політичної й економічної нестабільності, шо пред'являє підвищені вимоги до документації, і, з огляду на це, варто визнати ситуацію да лекою від нормальної. Проте, об'єктивно необхідні процеси зміцнення української державності, а отже, державної служби, вимагають розширення меж зон стабільності й ефек тивності управлінської діяльності. На наш погляд, раціональ на організація функціонування систем документаційного забезпечення управління й електронного документообігу мо же послужити одним з найважливіших опорних моментів зміцнення державного апарату й істотним елементом його стабільності Необхідність визначення концепції управління доку ментацією, його місця в менеджменті серйозно обгрунтовус актуальність досліджень з аналізованої наукової проблеми. У зв'язку з підвищеною складністю інформаційних ресурсів і вибуховим зростанням їхнього обсягу виникає найважливіше завдання раціоналізації й автоматизації управління докумен тацією, то, за своею актухтьністю, можна порівняти із зав данням модернізації виробництва промислової продукції. Великого значення набувають комп'ютерні технології і засо би, шо забезпечують оперативність фіксації, збирання, опра цювання, пошуку і передачі інформації, надійність її збере ження, віддалений доступ, подання інформації в потрібний час, на потрібному носії й у потрібній формі та враховують психологічні й ергономічні вимоги. Таким чином, можна вважати назрілою проблему управління документацією, викликану необхідністю актив ного цілеспрямованого формування інформаційних ресурсів, що задовольняють потреби організацій. Дослідження можли востей сучасних інформаційних технологій, з погляду на їхнє використання в управлінні документацією, надзвичайно важ ливе для сучасного документообігу як прикладної науки. Аналіз накопичених досягнень у сфері теорії і практики до кументообігу, виявлення тенденцій їхнього подальшого роз витку й отримання на цій базі нових наукових результатів уможливлює віднесення проблеми управління документа цією до найактуальніших [6—12]. Особливості сучасного етапу. Розпад СРСР і виник нення нової української державності, перехід до економіки ринкового типу висувають на перший план питання про створення адекватним потребам часу єдиних норм і вимог до системи документаці йного забезпечення і документообігу управлінської діяльності. Підвищення значення економіч ного фактора та юридичної чинності документів в управ лінській діяльності робить актуальними дослідження вчених і експерименти практиків у галузі документації, спрямовані на відхід від традиційного примату діловодства, від звичай ного розподілу документації "по системах" і на перехід до створення високоефективних, з використанням сучасних тех- ніко-технологічних досягнень, систем управління всім комп лексом інформаційно-документаційних ресурсів при здійс ненні стратегічних та оперативних цілей управління у будь- яких організаціях, особливо в державному апараті керу вання. На наш погляд, сьогодні ми маємо набагато більше шансів на успіх у цьому напрямі, незважаючи на всі трудно щі, шо переживає нині народне господарство країни. Підста вою для такого оптимізму є наявність певних передумов і факторів, що дають змогу по-новому подивитись на озна чену проблему. Насамперед слід відзначити, що на держав ному рівні складається розуміння важливості для ефектив ного державного управління проблеми його документаиій ного забезпечення. Про це говорять зміст постанови Кабі нету Міністрів України про Національну програму інформа тизації [ІЗ], низка законів України про електронні докумен ти, інформацію. її захист тощо [14—21]. Усе це дає можли вість сподіватися на прийняття найближчим часом відповід ної урядової програми щодо документаційного забезпечення та управління документообігом, починаючи із закону про діловодство [22]. Наступною передумовою є поява попиту на сучасні системи автоматизованого документообігу в органах держав ного управління й особливо комерційних структурах. Ринок націлює менеджерів на ефективне управління, а реальна конкуренція (особливо в торговельній і банківській сфері) змушує звернути увагу на необхідність побудови Інформа ційних систем, які б забезпечували ефективніше, ніж у кон курента, використання інформації для прийняття рішень. А, отже, більше уваги приділяється питанням управління до кументацією. Про це говорить постійний попит на фахівців- документознавців [6]. Зовсім інша ситуація в порівнянні з попереднім десяти літтям склалася на ринку інформаційної техніки і технології1, програмного забезпечення й устаткування офісів, шо дає можливість придбати будь-які сучасні інформаційні системи і технології. У зв'язку з цим йде бурхливе насичення держав них й інших організацій комп'ютерною і копіювальною тех нікою, сучасними засобами зв'язку, в тому числі електрон ними мережами, електронною поштою тощо. Грамотне використання цих техніко-технологічних нововведень має спира тися на чітко вивірені рекомендації експертів. Особливо важ ливо це для державних організацій, шо повинні викорис товувати технічні пристрої і технології на єдиній методоло гічній базі. З часом ускладнюється устаткування і програмне забез печення, стають швидкіснішими й невибагливішими до якос ті паперового документа сканери, з'являються спеціальні плати, що уможливлюють прискорення процесів друкування, перегляду і сканування образів документів, оптичні і маг нітооптичні роботизовані бібліотеки. Усе більший розвиток отримують системи розпізнавання машинописних і рукопис них символів, у 90-х роках з'явилися перші Workilow-системи, призначені для організації процесу введення паперових доку ментів у систему збереження [23—26]. Надалі Workflow-систе ми були поширені на офісну діяльність підприємств. На початку 90-х років з'явився новий клас систем, призначених для управління електронними документами, що відрізняються від їхніх образів. Переважно це були файли текстових процесорів, і запити на такі рішення, в основному, надходили від регіональних агентств і юридичних компаній. Так виник новий клас систем, названий системами управ ління документами. Розвиток функціональності, додавання функцій роботи з образами документів призвів до того, то сучасні системи управління документами перекривають за функціональністю imaging-системи (системи, призначені для введення, опрацювання, збереження і пошуку образів "папе рових документів"), при цьому майже вдвічі дешевші. Крім функцій збереження і пошуку, властивим imaging-системам, у системах управління документами з'явилися функції конт ролю життєвого циклу документа — на відміну від своїх по- ередників, системи управління документами, призначені ля роботи з динамічними документами. Відмінність вітчизняного діловодства від західного. Історично, діловодство в різних країнах складалося по-різно му. Точніше, у залежності від менталітету і культури того або іншого народу з роками створювалася і відповідна систе ма документообігу (http:''docprof.uifc.kiev.ua/index.html). Ра дянська система діловодства характеризувалася, насамперед, чіткою вертикальною спрямованістю, тобто всі документи, шо надходили в організацію, після реєстрації направлялися на доповідь до керівника. Після розгляду документа керівник лладав резолюцію, у якій зазначав відповідального вико- : зця. Даті документ надходив до відповідального виконавця, який або виконував припис документа, або спрямовував його на виконання своїм підлеглим, і в такий спосіб документ, обростаючи резолюціями, рухався всередину до підстави ієрархії. Після виконання документ повертався зворотнім шляхом на самий верх, де і доповідалося про його вико нання. Західне ж діловодство тяжіє до горизонтальної схеми. Документи надходять в установу відразу і направляються виконавцям без доповіді "нагору". Ще одною принциповою ¦шістю нашої діловодної практики від західної, є наявність органу, шо контролює виконання документа. Перед тим, як відправити відповідальному виконавцеві документ, його ставлять на контроль у діловодстві установи. Таким чи ном, третя особа — діловод — завжди знає, у кого знахо диться документ та коли він буде виконаний. Саме ці прин ципові відмінності й визначають різницю в підходах ведення діловодства в нас і на заході. Тому-то автоматизацію діловодства в Україні, при застосуванні західних систем автоматизації потрібно вести з ЗІР "'-чанням цих та інших принципових відмінностей, влас ті нашому менталітетові й культурі. Однак реалізація розлянутих передумов не може принести бажаного результату, якщо ми не вирішимо питання про тс. якою за змістом м є бути сучасна система управління документацією в орга- н іації. Розроблення нових підходів до організації управлін- н документацією обумовлюється і розвитком політичних, економічних, торговельних зв'язків України із зовнішнім сві том, шо сприятимуть її входженню у світовий інформацій ний простір. У цих умовах перед українськими організаціями виникає необхідність дотримуватись міжнародних стандар тів у сфері обміну інформацією. Найважливішим фактором, який може забезпечити успіх реалізації програми створення системи управління документообігом, що відповідає вимо гам сьогодення, є налагоджена в країні підготовка фахівців для управління документацією. В Україні функціонує декіль ка вищих навчальних закладів, що ведуть підготовку бака лаврів і магістрів з документознавства, достатня кількість се редніх навчальних закладів і навчальних центрів (у тому чис лі недержавних) І—II рівня акредитації, випускаючих квалі фікованих діловоді в. Список використаної літератури 1. Шейко ВМ. Культура. Цивілізація. Глобалізація: Монографія: У 2 т. / В.М.Шейко. — X.: Основа. 2001. 2. Асеев Г.Г Электронный документооборот: Учебник. — Харьков: ХГАК, 2000.—470 с. 3. Кхіинаренко НИ. Документовеяекне: Учебник. — К.: Знання, 2005,—459 с. 4. Жукова М.П. Некоторые аспекты теории ценности документов на современном этапе /7 Архивоведение и источниковедение современной историк: Проблемы взаимодействия на соврем, этапе. — М., 1995. — С. 115—117. 5. Банасюкевич В.Д. Основные проблемы архивоведения в совре менной литературе 8 Архивоведение и источниковедение сов ременной истории: Проблемы взаимодействия на соврем, эта пе. — М., 1995,—С. 16—22. 6. Асеев ГГ. Управління сучасним документообігом: теорія, структура, метоли /,' Вісн. Кн. палати. — 2004. — № 4. — С. 26—29; №5.—С 32—36. 7. Асеев Г.Г. Методологія підходів до автоматизації документо обігу: системи // Вісн. Кн. падати. — 2004. — № 6. — С 17—19. 8. Асеев Г.Г Методологія автоматизації діловодства: документи // Вісн. Кн. палати. — 2004. — № 11. — С 23—26. 9. Асеев ГГ. Методологія електронного документообігу: підсис теми автоматизації діловодства і статичні архіви документів Вісн. Кн. палати. —2005.— Х° 3. — С. 24—27. 10. Асеев ГГ. Логико-алгебраический поход к описанию информа ционных процессов электронного документооборота t Г.Г.Асеев, Т.Г.Белова // АСУ и приборы автоматики. — 2004. — № 130.— С. 161—167. 11. Асеев Г.Г Концепция математической модели информацион ных потоков электронного взаимодействия в документообороте / Г.Г.Асеев, Т.Г.Белова // Вести, наи. техн. ун-та "ХПИ". — 2003. — .N'2 6. — С. 161—169. 12. Асеев ГГ. Оценка экономической эффективности внедрения корпоративних систем электронного документооборота t Г.Г-Асеев, Т.Г.Белова // АСУ и приборы автоматики. — 2005. — № 130.— С. 32—40. 13. Про Національну програму інформатизації: Закон України від 4 лютого 1998 p. M 74—98 // Відом. Верховної Ради України.— 1998.—№27—28. — С 482—493. 14. Про електронні документи та електронний документообіг: За кон України від 6 жовтня 1993 р. із змінами та доп. станом на 1 вересня 2003 р. — Офіи. вид. — К.: Вид. дім "Ін Юре", 2003.— Юс. 15. Про електронний цифровий підпис: Закон України від 22 травня 2003 р. — Офіц. вид. — К.: Вид. дім "Ін Юре", 2003. — 14 с. 16. Про інформацію: Закон України за станом на 1 грудня 2002 р. / Верховна Рада України. — Офіц. вид. — К.: Парлзм. вид-во, 2002, —24 с. 17. Про державну таємницю: Закон України від 21 вересня 1999 р № 1079 (І Відом. Верховної Ради України. — 1999. — Ха 49. — С 1010—1028. 18. Про захист інформації в автоматизованих системах: Закон Ук раїни від 5 липня 1994 p. JV« 31 <V Відом. Верховної Ради Украї ни. — 1994. — № ЗІ. — С 911 -916. 19 Про Національний архівний фона і архівні установи [Електрон ний ресурс]: Закон України від 16 січня 2003 р. >"» 453-IV. ¦— Режим доступу: http://www.rada.yov ua - Заголовок з екрана.
1 2 3 4 5 Категория: Діловодство \| Добавил: Aspirant (06.05.2015)
Просмотров: 621 \| Рейтинг: 0.0/0

Всего комментариев: 0


Имя *:
Email *:

Код *: