РЕФЕРАТ НА ТЕМУ: КЛАСИФІКАЦІЯ СЛУЖБОВИХ ДОКУМЕНТІВ - Діловодство - Реферати - Каталог статей

ДОКУМЕНТ — це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу (ДСТУ 2732—94 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення»). КЛАСИФІКАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ - це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності. Мета класифікації полягає в підвищенні оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців. У поточній роботі класифікацію документів здійснюють на етапі групування їх у справи (див. гл. 7). Документи класифікують за такими ознаками: - спосіб фіксації інформації; - зміст; - назва; - вид; - складність; - місце складання; - термін виконання; - походження; - гласність; - юридична сила; - стадія виготовлення; - термін зберігання; - рід діяльності та ін. За способом фіксації інформації розрізняють такі документи: • письмові, до яких належать усі рукописні й машинописні документи, виготовлені за допомогою друкарської та розмножувальної оргтехніки; • графічні, в яких зображення об'єктів передано за допомогою ліній, штрихів, світлотіні. Це графіки, мапи, рисунки, малюнки, схеми, плани. Вони цінні своєю ілюстративністю; • фото- й кінодокументи — такі, що створені способами фотографування й кінематографії. Це кіно- та фотоплівки, фотокартки. На них можна зафіксувати ті явища й процеси, які іншим способом зафіксувати важко чи неможливо; • фонодокументи — такі, що створюються за допомогою будь-якої системи звукозаписування й відтворюють звукову інформацію (наприклад, записану під час проведення засідань, зборів, нарад тощо). За змістом документи поділяють на: • організаційно-розпорядчі; • фінансово-розрахункові; • постачально-збутові та ін. Організаційно-розпорядчі документи (ОРД) — це управлінська документація, що слугує засобом здійснення та регулювання процесів управління. Документи, які належать до ОРД, можна умовно поділити на такі групи: • організаційні (положення, інструкції, правила, статути тощо); • розпорядчі (постанови, рішення, розпорядження, вказівки тощо); • довідково-інформаційні (довідки, протоколи, акти, пояснювальні та службові записки, службові листи, відгуки, плани роботи, телеграми, телефонограми, звіти, доповіді тощо); • з кадрових питань (заяви, накази по особовому складу, особові картки, трудові книжки, характеристики тощо); • особові офіційні (пропозиції, заяви, скарги, автобіографи, розписки, доручення тощо). За назвою розрізняють: • накази; • положення; • протоколи; • розпорядження; • вказівки; • інструкції; • правила; • статути; • звіти; • ордери; • плани; • службові листи; • заяви тощо. За видами документи поділяють на: • типові, що розробляються вищими органами для підвідомчих організацій з однорідними функціями і мають обов'язковий характер; • трафаретні, котрі виготовляються друкарським способом: незмінювана частина тексту документа друкується на поліграфічних машинах, а для змінної інформації запишаються вільні місця. Такі документи зараз найпоширеніші, оскільки на їх складанні та обробленні економиться час; • індивідуальні, які створюються кожного разу по-новому. Це доповідні, службові, пояснювальні записки, автобіографії тощо. За складністю документи бувають: • прості, що містять інформацію з одного питання; • складні, які містять інформацію щодо двох і більше питань. Слід ураховувати, що прості документи легше оброблювати, контролювати їх виконання, здійснювати пошук. За місцем складання розрізняють такі документи: • внутрішні, що стосуються внутрішніх питань підприємства (організації, установи, фірми) і не виходять за його межі; • зовнішні, тобто вхідна та вихідна кореспонденція. За терміном виконання документи бувають: • термінові, що виконуються у строки, встановлені законом, відповідним правовим актом, керівником, а також документи з позначкою «Терміново»; • нетермінові, які виконуються в строки, визначені керівництвом підприємства (організації, установи, фірми). За походженням документи поділяють на: • службові, що стосуються діяльності підприємства (організації, установи, фірми); • офіційно-особисті, які стосуються конкретних осіб, тобто іменні (скарги, заяви тощо). За гласністю документи бувають: • звичайні, • для службового користування (ДСК); • таємні; • конфіденційні та ін. За юридичною силою документи поділяють на такі: • справжні (істинні), що готуються в установленому законом порядку за всіма правилами. Своєю чергою, справжні документи бувають: • чинні, • нечинні. Документ стає нечинним, коли втрачає юридичну силу з будь-яких причин; • фальшиві (підроблені), в яких зміст чи оформлення не відповідає істині. За стадіями виготовлення розрізняють такі документи: • оригінали — перші або єдині примірники офіційних документів;• копії — документи, в яких точно відтворено інформацію інших документів, а також усі їхні зовнішні ознаки чи частину їх і відповідним чином оформлені. Існують такі різновиди копій: • відпуск (повна копія вихідного документа, виготовлена водночас з ори-гіналом через копіювальний папір); • витяг (копія офіційного документа, що відтворює певну його частину і відповідно засвідчена); • дублікат (повторний примірник документа, який має юридичну силу оригіналу). За терміном зберігання розрізняють: • документи постійного зберігання; • документи тривалого (понад 10 років) зберігання; • документи тимчасового (до 10 років) зберігання.
1 2 3 4 5 Категория: Діловодство \| Добавил: Aspirant (14.05.2015)
Просмотров: 413 \| Рейтинг: 0.0/0

Всего комментариев: 0


Имя *:
Email *:

Код *: