РЕФЕРАТ НА ТЕМУ: Класифікація документів - Діловодство - Реферати - Каталог статей

1. Класифікація документів Документ — основний вид ділового мовлення, що фіксує та передає інформацію, підтверджує її достовірність, об'єктивність. Документ — це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до чинного законодавства юридичну силу. Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони—писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру. Відтворюють документи на папері, фотоплівці, магнітній та перфострічці, дискеті, перфокарті. У практичній діяльності установ, організацій і підприємств найчастіше використовують текстові документи, інформація яких фіксується рукописним, машинописним чи друкарським способом. Види документів визначають за такими ознаками: найменуванням — заяви, листи, телеграми, довідки, службові записки, інструкції, протоколи та ін.; походженням — службові (офіційні) й особисті: службові документи створюються організаціями, підприємствами та службовими особами, які їх представляють. Вони оформляються в установленому порядку; особисті документи створюють окремі особи поза сферою їх службової діяльності; місцем виникнення — внутрішні та зовнішні: внутрішні документи мають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено; зовнішні є результатом спілкування установи з іншими установами чи організаціями; призначенням — організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо особового складу; напрямком — вхідні й вихідні; формою — стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні): стандартні — це документи, які мають однакову форму та заповнюються в певній послідовності й за суворо визначеними правилами (типові листи, типові інструкції, типові положення); індивідуальні документи створюються в кожному конкретному випадку для розв'язання окремих ситуацій, їх друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви); строками виконання — звичайні безстрокові, термінові й дуже термінові: звичайні безстрокові — це такі, які виконуються в порядку загальної черги; термінові — зі встановленим строком виконання. До них належать також документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма). Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передання тексту документа може здійснюватися також телефоном, телеграфом чи телефаксом; дуже термінові — документи з позначенням «дуже терміново»; ступенем гласності — секретні й несекретні (для службового користування). Секретні документи мають угорі праворуч позначення «Секретно». Розголошення змісту такого документа призводить до кримінальної відповідальності; стадіями створення — оригінали, копії й виписки: оригінал — це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він має підпис керівника установи й, у разі потреби, завірений штампом і печаткою; копія — це точне відтворення оригіналу. На копії документа обов'язково робиться помітка «Копія» вгорі праворуч. Листуючись із підприємствами, організаціями й установами, у справах завжди залишають потрібні для довідок копії. Такі копії звуться відпуском. Оригінал і копія мають однакову юридичну силу; за потреби відтворити не весь документ, а лише його частину, робиться виписка (витяг); якщо документ загублено, видається його другий примірник — дублікат. Юридичне оригінал і дублікат рівноцінні; складністю — прості (односкладові) й складні; строками зберігання — постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання; технікою відтворення — рукописні й відтворені механічним способом; носієм інформації — оформлені на папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці, перфострічці. Організація роботи з документами та діяльність щодо їх створення називаються діловодством. Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів. Підставою для створення документів на підприємствах, в установах є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно. Літературні джерела 1. Гладіліна Г. Г., Сеніна В. К. Питання мовленнєвої культури та стилістики. К., 1997. 2. Головащук С. І. Словник-довідник з правопису. К., 1979. 3. Гриднєва Л. М. Граматика ділової людини. Норма. Типологія помилок: Навч. посібник. К., 1998. 4. Гринчишин Д, Г., Сербенська О. А. Словник паронімів української мови. К., 1986. 5. Діденко А. Н. Сучасне діловодство: Навч. посібник. 2-ге вид., перероб. і доп. К., 2000. 6. Ділова українська мова: Навч. посібник / За ред. О. Д. Горбула. К., 2000. 7. Діловодство й архівна справа: Терміни та визначення. Видання офіційне. К., 1994. 8. Караванський С. Російсько-український словник складної лексики: Словники XXI століття. К., 1998. 9. Коваль А. Л. Слово про слово. К., 1986. Коваль А. П. Ділове спілкування. К., 1992. 10. Короткий тлумачний словник української мови / За ред. Д. Г. Гринчишина. К., 1988. 11. Кочан І. М., Токарська А. С. Культура рідної мови: Збірник вправ і завдань. Львів, 1996. 12. Культура української мови: Довідник / За ред. В. М. Русанівського. К., 1990. 13. Орфографічний словник української мови. К., 1999. 14. Паламар Л. М., Кацавець Г. М. Мова ділових паперів: Практ. посібник. 4-те вид. К., 2000. 15. Словник іншомовних слів / За ред. О. С. Мельничука. К., 1985. Словник синонімів української мови: У 2 т. К., 1999. 16. Словник труднощів української мови / За ред. С. Я. Єрмоленко. К., 1989. 17. Словник української мови. К., 1971 — 1980. Т. 1—11. Українська мова: Енциклопедія. К., 2000. 18. Українська мова як державна в Україні: Зб. матеріалів. К., 1999. Український правопис. 4-те вид., випр. й доп. К., 1993. 19. Універсальний довідник-практикум з ділових паперів / С.П. Бибик, І.Л. Михно, Л.О. Пустовіт, Г.М. Сюта. К., 1997. (Б-ка держ. службовця. Держ. мова і діловодство). 20. Шевчук С.В. Українське ділове мовлення: Підручник. – К.: Література ЛТД, 2003. – 480 с. 21. Шкуратяна Н. Г., Шевчук С. В. Сучасна українська літературна мова. К., 2000.
1 2 3 4 5 Категория: Діловодство \| Добавил: Aspirant (21.05.2015)
Просмотров: 689 \| Рейтинг: 0.0/0

Всего комментариев: 0


Имя *:
Email *:

Код *: