РЕФЕРАТ НА ТЕМУ: Граматичні особливості ділових паперів - Діловодство - Реферати - Каталог статей

Граматичні особливості ділових паперів План 1. Граматичні особливості ділових паперів. 2. Формуляр-зразок організаційно-розпорядчих документів. 3. Реквізити документів та їх оформлення. 4. Вимоги до тексту документів. Список використаної літератури: Значна частина управлінських функцій не тільки здійсню-ється за допомогою докумен-тів, а й знаходить тут своє відображення. До кожного з них ставляться певні вимоги: відповідність до свого призначен-ня, достовірність і юридична сила, чітка структура та зручність в обробці. Важливе завдання нинішнього етапу — спрощення ро-боти з документами, прискорення їх складання та оформ-лення. Цій меті служили затверджені стандарти системи організаційно-розподільчої документації: ГОСТ 6.38-72 (Основні положення) та ГОСТ 6.39-72 (Формуляр-зразок). Постановою Держкомітету стандартів СРСР від 27.03.90 № 622 замість цих ГОСТів введено в дію з 01.01.91 ГОСТ 6.38-90. Він являє собою єдині, науково об-грунтовані правила підготовки та оформлення документів. Введення таких правил створює необхідні передумови для більш детальної уніфікації документів, що у свою чергу буде сприяти використанню їх в автоматизованих системах уп-равління. Стандарти встановлюють найбільш загальні правила складання документів, а також регламентують машинопис-не оформлення їх окремих реквізитів. Організаційно-розпо-рядча документація розвивалася півстоліття стихійно, що потягло за собою виникнення безлічі видів і різновидів до-кументів, використання різних варіантів оформлення окре-мих реквізитів. Тому вона особливо потребувала стандар-тизації. Прийнятий стандарт вносить деякі доповнення та змі-ни у раніше встановлені правила, по-іншому розв'язує де ГОСТ 6.38-90. Унифицированные системы документации, системы организационно-распорядительной документации, тре-бования к оформлению документов. — М.: Изд-во стандартов, 1990. які питання складання та оформлення документів. ГОСТ 6.39-90 містить ряд нових вимог до оформлення окремих реквізитів, змінені розміри полів та ін. Реквізитами називають елементи, з яких складаються документи. Сукупність реквізитів і становить формуляр до-кументів. Він залежить від його призначення, конкретного змісту. До елементів документів належать дата, підпис, адре-са, заголовок та ін., а також текст. Організаційно-розпорядчі документи повинні склада-тися у суворій відповідності до ГОСТу. Кількість ознак, тобто реквізитів, різна і визначається документом, його видом, змістом. ГОСТ 6.38-90 встановлює максимальний склад реквізитів і порядок їх розташування. Для виготовлення будь-якого з організаційно-розпорядчих до-кументів необхідно засвоїти правила формуляра-зразка. ФОРМУЛЯР-ЗРАЗОК — це модель побудови форми документа, яка встановлює галузь використання, формати, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та основні реквізити (ДСТУ 2732- 94) (рис. 1- 3). Реквізити — це сукупність обов'язкових даних у документі, без яких він не може бути підставою для обліку й не має юридичної сили. При оформлянні організаційно-розпорядчих документів вико-ристовується такий склад реквізитів: 1 — Державний герб; 2 — емблема організації; 3 — зображення нагород; 4 — код організації; 5 — код документа; 6 — назва міністерства чи відомства; 7 — назва підприємства (установи, організації, фірми); 8 — назва структурного підрозділу; , 9 — індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер Телефону, номер рахунку в банку; 10 — назва виду документа; 11 — дата; 12 — індекс (вихідний номер документа); 13 — посилання на індекс та дату вхідного документа; 14 — місце складання чи видання; 15 — гриф обмеження доступу до документа; 16 — адресат; 17 — гриф затвердження; 18 — резолюція; 19 — заголовок до тексту; 20 — позначка про контроль; 21 — текст; 22 — позначка про наявність додатка; 23 — підпис; 24 — гриф погодження; 25 — візи; 26 — відбиток печатки; 27 — позначка про завірення копії; 28 — прізвище виконавця та номер його телефону; 29 — позначка про виконання документа та направлення його до справи; 30 — позначка про перенесення даних на машинний носій; 31 — позначка про надходження. Реквізити бувають: постійні; * змінні. Постійні реквізити наносять, коли виготовляють уніфіковану форму чи бланк документа, а змінні — під час його складання. Кожний із реквізитів має свою довжину, визначену у формулярі-зразку. Довжина реквізиту — це кількість графічних знаків та пробілів, потрібна для запису реквізиту на документі. Для більш чіткого засвоєння правил формуляра-зразка ОРД на рис. 4 показано фактичне розташування реквізитів (позначено циф-рами в кружечках), а також наведено зразки документів (служ-бовий лист виготовлено на бланкові формату А5, а витяг з про-токолу — на чистому аркуші паперу формату А4 згідно з ГОСТ 6.38— 90 «Система организационно-распорядительной доку-ментации. Требования к оформлению документов»). Формуляр-зразок ОРД визначає робочу площу та береги доку-мента (на рис. 4 береги заштриховано). Робоча площа документа — це площа уніфікованої форми чи бланка документа, призначена для заповнення основними рекві-зитами. Береги документа — це площі, призначені для закріплення до-кумента в технічних засобах зберігання, а також для нанесення спеціальних позначок та зображень. ГОСТ 6.38— 90 (відповідно до ГОСТ 9327— 60 «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы») встановлює два формати паперу для виготовлення службових документів: А4 (210 х 297 мм) та А5 (210 х 148 мм). У ГОСТ 6.38—90 встановлено такі розміри берегів формуляра-зразка:* лівого — 20 мм (8 пробілів);* правого — не менше ніж 8 мм (3—4 пробіли);* верхнього — не менше ніж 10 мм (3—4 інтервали);* нижнього — не менше ніж 8 мм (2—4 інтервали). Однак на практиці здебільшого дотримуються розмірів берегів відповідно до старого ГОСТ 6.39— 72 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной доку-ментации. Формуляр-образец»:* лівого — 35 мм (13 пробілів);* правого — не менше ніж 8 мм (3—4 пробіли);* верхнього — 20 мм (4— 5 інтервалів);* нижнього — не менше ніж 19 мм (для формату А4); не менше ніж 16 мм (для формату А5). Лівий берег призначено для нанесення реквізитів 2, 20, а також для закріплення документа в технічних засобах зберігання; правий берег — це резерв, залишений задля збереження тексту документа; верхній берег призначено для проставляння сторінок, нанесення реквізитів 1, 4, 5; нижній — для нанесення реквізитів 29, 30, 31. Якщо документ оформляють також і на звороті аркуша (термін зберігання такого документа має становити не більше ніж 3 роки), то лівий і правий береги на звороті відповідно міняються місцями (лівий — 8 мм, правий — 20 мм), а верхній і нижній — залишаються без змін. У документах, що виготовляються на аркушах формату А4 і змістова частина яких має вигляд табличних форм, допускається розміщення основних реквізитів паралельно довгій стороні аркуша (див. рис. 2). На рис. 1—4 штриховими лініями позначено межі реквізитів, що змінюються в передбачених стандартом випадках (номери рекві-зитів позначено цифрами в кружечках). Оформляючи конкретний документ, застосовують не всі рекві-зити, а лише ті, які необхідні при виготовленні документів цього типу і вважаються обов'язковими відповідно до юридичних вимог. Згідно з ГОСТ 6.38—90 допускається розміщення реквізиту З на площі, що відводиться для реквізиту 6, який, відповідно, роз-ташовують нижче від реквізиту 3. Реквізит 2 розташовують на рівні реквізиту 7 (на лівому березі). Якщо обсяг реквізиту 16 або 17 завеликий, то реквізит 18 можна писати на будь-якій вільній площі робочого поля першої сторінки Документа. У багатосторінкових документах реквізити 22— 28, 30 простав-ляють на останній сторінці на площі, відведеній формуляром-зразком. Реквізит 25 оформляють вище за реквізит 24. Реквізити документів та їх оформлення. Державний герб - розташовується посередині бланка або у кутку над серединою рядка з назвою організації. Емблема організації чи підприємства - розміщується поряд з назвою орга-нізації. Як емблему можна викорис-товувати товарний знак, зареєстрований у встановленому порядку. Зображення держав-них нагород - розташовується у верхньому лівому кутку або посередині документа. Код підприємства, установи, організації - розташовується у верхньому правому кутку. Код форми докумен-та - розташовується у верхньому правому кутку під кодом підприємства, органі-зації, установи. Назва міністерства або відомства, якому підпорядковується установа - розташовується у верхньому лівому кутку або посередині сторінки. Повна назва устано-ви, організації або підприємства — автора документа - розташовується у верхньому лівому кутку. Може наноситися за допомогою штампа або друкарським способом. Назва структурного підрозділу - розташовується у верхньому лівому кутку. Дозволяється друкувати маши-нописним способом. Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпу, но-мер телефону, факсу, номер рахунку в банку - розташовується у верхньому лівому кутку, оформляється відповідно до поштових правил: 252030; м.Київ, вул.Пирогова,9, т.22 1-99-33. На бланку для листів вказується номер розрахункового рахунку у відділенні банку: розрахунковий рахунок № 11632516 в Укрінбанку м. Києва МФО №321 518. Назва виду документа - розташовується зліва або посередині сторінки. В усіх документах, крім лис-тів, наводиться назва його виду. Залежно від цієї назви встановлюється формуляр, структура тексту, особли-вості викладу. Дата - документ датується днем його під-писання або затвердження. На бланках дату підписання документа ставлять у лівій верхній частині разом із індексом на спеціально відведеному для цього місці. Якщо документ складений не на бланку, то дату ставлять під текстом зліва. Вона записується словесно-цифровим способом (24 серпня 1996 р.) або цифровим — трьома парами араб-ських цифр у такій послідовності: день, місяць, рік — 17.06.96 (тобто 17 червня 1996 року). У документах матеріально-фінансового характеру дата оформляється словесно-цифровим способом. Індекс - розташовується у верхній частині сто-рінки зліва. Цей реквізит дозволяє забезпечити оперативний довідково-інформаційний пошук документа, контроль виконання. Індекс документа включає в себе три пари арабських цифр, де перша пара — індекс струк-турного підрозділу, друга — номер справи за номенклатурою для під-розділу, третя — порядковий номер за журналом обліку. Наприклад: № 02-10/36, де 02 — шифр структур-ного підрозділу; 10 — номер справи, документа; 36 — реєстраційний номер документа за журналом обліку вхідних документів та канцелярії. Посилання на індекс та дату вхідного документа - розташовується у верхній частині сто-рінки зліва. Містить дату та індекс, вказані у документі організацією, яка уклала чи видала документ. Наприк-лад: на N° 02-10/135 від 01.03.96, де 02 — індекс структурного підрозділу; 10 — номер справи за номенклатурою; 1 35 — порядковий номер. Місце укладання чи видання - розташовується у верхній частині сто-рінки зліва. Містить назву міста чи населеного пункту, де видається доку-мент. Гриф обмеження до-ступу до документа - розташовується з правого боку під ко-дом - форми. Записується з середини рядка "для службового користування", "секретно", "цілком секретно". Адресат - розташовується з правого боку у верхній частині сторінки. Кожний елемент — назва установи, підрозділу, посада, прізвище та ініціали особи, поштова адреса — пишеться з середини нового рядка з великої літери. Якщо документ адресовано до установи, то поштова адреса вказується після назви установи, структурного підрозділу й прізвища службової особи; коли приватній особі — тоді перед її прізвищем. Наприклад: Друкарня "Преса 252030, м.Київ, України" вул.Пирогова, Головному ре- 12, кв. 6 дакторові Никонову М.П. Романову В.О. Гриф затвердження - розташовується у верхній правій частині документа. Затвердження — спосіб засвідчення документа після його підписання, який санкціонує поширення дії документа на визначене коло структурних підрозділів, організацій чи службових осіб. Елементи грифу затвердження:— слово ЗАТВЕРДЖУЮ;— назва посади;— особистий підпис;— ініціали та прізвище особи, що затвердила документ,— дата затвердження. Наприклад: ЗАТВЕРДЖУЮ директор школи (підпис) JLC. Семенова. 07.10.96 Резолюція - розміщується у правому верхньому кутку. Якщо це місце зайняте іншим реквізитом, то резолюцію вміщують на будь-якій вільній площі лицьового боку сторінки документа, крім полів. Складається з таких елементів: — прізвище та ініціали виконавця, якому відправлений документ; — вказівка про порядок у характері виконання документа; — термін виконання документа; — особистий підпис керівника; — дата. Як виконавці у резолюції зазнача-ються службові особи, а не структурні, підрозділи. Відповідальною за вико-нання документа є особа, наведена в резолюції першою. Заголовок до тексту - друкується малими літерами, роз-міщується під назвою виду документа, відображає головну ідею документа і, як правило, починається з приймен-ника "про", має бути лаконічним і точним, з максимальною повнотою розкривати зміст документа. Відмітка про контроль - розташовується з лівого боку у верх-ній частині поля першої сторінки документа, її проставляють за формою "К" або "Контроль". Текст - складається з таких логічних елемен-тів: — вступу; — доказу; — закінчення. Розташовується по всій ширині сторін-ки (від поля до поля). Відмітка про наявність додатка - розташовується ліворуч у верхній половині сторінки. Є два способи оформлення додатків:!) якщо документ має додатки, згадувані в тексті, або ті, що пояснюють його зміст, то відмітку про це оформляють так: Додаток: на 2 стор. у 3 прим.: 2) якщо документ має додатки, не зазначені в тексті, то їх потрібно перелічити із зазначенням кількості сторінок у кожному додатку й кількість їх примірників: Додаток: "Проект реконструкції ділянки" на 5 стор. у 2 прим. Якщо додаток залишається у справі, то зазначається: Додаток: на 2 стор. лише адресатові. При великій кількості додатків окремо складається їх список, а в самому документі після тексту зазначається: Додаток: відповідно до списку на 7 стор. Підпис - Підписують, як правило, перший примірник документа. До складу підпису входять:— зазначення посади (з лівого боку);— підпис (з правого боку);— ініціали й прізвище особи, що підписала документ (праворуч). Підписи кількох службових осіб на документах розташовуються одна під одною у послідовності, що відповідає займаній посаді. Якщо документ підписують кілька осіб, що займають однакову посаду, їх підписи розташовуються на одному рівні: Директор Директор с/ш №277 с/ш№282 /підпис/ /підпис/ Л.С.Семенова Ю.Ю.Некрасов Розшифрування підпису в дужки не береться. Гриф узгодження - Розрізняють дві форми узгодження документів — внутрішнє (з підрозділами та службовими особами установи) і зовнішнє (з підвідомчими та непідвідомчими організаціями). Гриф узгодження ставиться на зовнішній формі. Цей реквізит складається із:— слова "УЗГОДЖЕНО";— назви посади службової особи (включаючи назву установи), з якою узгоджується документ;— особистого підпису;— його розшифрування;— дати. Грифи узгодження розташовуються нижче від реквізиту "ПІДПИС" або на окремій сторінці. Наприклад: УЗГОДЖЕНО: Директор с/ш № 246 /підпис/ К.С. Кущаєва 01.09.96 Віза - Внутрішнє узгодження проекту документа — це його візування. Віза складається з:— особистого підпису особи, що візує,— дати. У разі потреби зазначається посада особи, що візує, і розшифровується її підпис (зазначаються ініціали і прізвище): Завідувач кафедри (підпис) Б.М.Сайко 28.08.96 Невеликі зауваження (1 — 2 рядки) розташовуються перед візою. При внутрішньому узгодженні візи ставляться на першому примірнику документа, а листи чи інші вихідні документи візуються на примірнику, який лишається в установі. Печатка - печатка прикладається до документів, що вимагають особливого засвідчення. Печатки є гербові та прості. Гербова печатка прикладається до документів, що засвідчують юридичні або фізичні права осіб; до статутів, положень, які вимагають відбитка печатки, та інших. Прості печатки мають різну форму: круглу, квадратну, трикутну. Герб на них не зображується. Просту печатку прикладають до документів, що вихо-дять за межі організації, до розмно-жених примірників розпорядчих документів при їх розсиланні, до до-відок з місця роботи і т.д. Відмітка про засвід-чення копій - у правому верхньому кутку пишеться слово "копія"; під реквізитом "підпис" слово "правильно"; дата; посада виконавця; підпис і його розшифрування. При потребі підпис завіряється печаткою. Прізвище виконавця та номер його теле-фону - цей реквізит обов'язковий на вихід-них документах (листах, довідках, висновках). Складається з: — прізвища виконавця; — номера його службового телефону. Вони ставляться в нижньому лівому кутку зворотнього або лицьового боку останньої сторінки документа. Відмітка про вико-нання документа й направлення його до справи - цей реквізит розміщується в лівій або центральній частині нижнього поля першої сторінки документа і містить у собі такі дані: — стислу довідку про виконання; — слова "ДО СПРАВИ" та номер справи, до якої має бути підшитий до-кумент, — дату скерування документа до справи; — підпис керівника структурного під-розділу або виконавця. Відмітка про перенесення даних на машинний носій - розміщується після тексту в нижній частині документа. Містить:— запис "Інформація перенесена на машинний носій";— підпис особи, відповідальної за перенесення даних;— дату перенесення. Відмітка про надходження - містить:— скорочену назву організації, що отримала документ,— дату його надходження. Ця відмітка робиться від руки чи за допомогою гумового штемпеля організації (реєстраційного штампа). Відбиток штампа містить:— назву організації;— дату надходження;— індекс документа. Відмітка про надходження розташовується праворуч на нижньому полі лівої сторінки документа. Вимоги до тексту документів Текст — головний елемент документа. При складанні тексту документа мають виконуватися вимоги, найголовніші з яких — достовірність та об'єктивність змісту, нейтральність тону, повно-та інформації та максимальна стислість. Достовірним текст документа є тоді, коли викладені в ньому факти відображають справжній стан речей. Точним текст документа є тоді, коли в ньому не допускається подвійне тлумачення слів та висловів. Повним називається такий текст документа, зміст якого ви-черпує всі обставини справи. Стислим є текст, у якому відсутні зайві слова та смислові повтори, надмірно довгі міркування не по суті справи. Переконливим є такий текст, який веде до прийняття адреса-том пропозиції або виконання прохань, викладених у документі. Текст складається з таких логічних елементів: 1) вступу (зазначається привід, що призвів до укладення до-кумента, викладається історія питання та ін.); 2) доказу (викладається суть питання: докази, пояснення, міркування, що супроводжуються цифровими розрахунками, по-силаннями на законодавчі акти й інші матеріали); 3) закінчення (формулюється мета, заради якої складено до-кумент). Текст документа, що складається з самого закінчення, нази-вається простим, а той, що містить також інші логічні елементи, — складним. Залежно від змісту документів застосовується прямий (після вступу іде доказ і закінчення) або зворотній (спочатку викла-дається закінчення, потім доказ, вступ відсутній) порядок розта-шування логічних елементів. Список використаної літератури: А.Н.Віденко “Сучасне діловодство”, Київ “Либідь” 1998 р. А.С.Головач “Зразки оформлення документів”, Донецьк “Сталкер” 1997 р. С.В.Глущик, О.В.Дияк, С.В.Шевчук “Сучасні ділові папери”, Київ “А.С.К.” 1998 р.
1 2 3 4 5 Категория: Діловодство \| Добавил: Aspirant (25.05.2015)
Просмотров: 375 \| Рейтинг: 0.0/0

Всего комментариев: 0


Имя *:
Email *:

Код *: