РЕФЕРАТ НА ТЕМУ: Документознавство на підприємстві - Діловодство - Реферати - Каталог статей

В разі відсутності підтвердних документів про обмін валюти, в якій видано аванс, на національну валюту країни відрядження пере-рахунок витрат у відрядженні, що підтверджені документально, здій-снюється виходячи з крос-курсу, розрахованого за офіційним обмін-ним валютним курсом, котрий установлено Національним банком України на день затвердження авансового звіту. Дозвіл (згода) керівника підприємства на відшкодування витрат понад установлені норми оформляється письмово в довільній формі. Власник (або вповноважена ним особа) відповідно до п. 5.4.8 Закону України «Про оподаткування прибутку підприємств» може вста-новлювати додаткові обмеження щодо сум та цілей використання коштів, наданих на відрядження (відшкодування добових витрат, витрат на наймання житла, на побутові послуги, транспортні витрати та ін.). Зазначене має бути оформлене відповідним наказом (розпо-рядженням) по підприємству або визначено в наказі (розпоряд-женні) про відрядження. ПРИЙМАННЯ ДОКУМЕНТІВ. Усі документи, які надходять до підприємства, в тому числі створені за допомогою ПК, приймаються централізовано в канцелярії (офісі). Якщо документи надходять у неробочий час, то їх приймає черговий працівник служби доку-ментування. В канцелярії (офісі) розкривають усі конверти, за ви-нятком тих, що мають напис «ОСОБИСТО». Якщо конверт пошкод-жено, то про це обов'язково роблять позначку в поштовому реєстрі. Конверти слід зберігати й додавати до документів у тому разі, коли тільки за конвертом можна встановити адресу відправника, дати відправлення й одержання документа або коли в конверті бракує окремих документів чи виявлено документи, надіслані не за при-значенням. Неправильно оформлені (непідписані, незасвідчені тощо), по-шкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправникові. ПОПЕРЕДНІЙ РОЗГЛЯД ДОКУМЕНТІВ. Усі документи, що на-1 дійшли до підприємства, підлягають обов'язковому попередньому розглядові завідувачем канцелярії (або секретарем чи офіс-менед-жером). Мета попереднього розгляду полягає у виявленні тих доку-ментів, з якими неодмінно має бути ознайомлене керівництво уста-Інови або виконавці відповідно до функціональних обов'язків, у І визначенні необхідності реєстрації документів, а також установленні [термінів виконання документів, що передаються до структурних І підрозділів чи безпосереднім виконавцям. Попередній розгляд доку-I ментів здійснюють у день їх одержання або в перший робочий день [(якщо вони надійшли в неробочий час чи день). І Доручення органів вищого рівня, телеграми, телефонограми роз-I глядають негайно. Здійснюючи попередній розгляд документів, слід І керуватися положенням про підприємство та його структурні під- розділи, посадовими інструкціями, номенклатурами справ. Керів-ництву підприємства першочергово передають закони України, акти й кореспонденцію Верховної Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів України, Верховної Ради Автономної Республіки Крим, Ради міністрів Автономної Республіки Крим, органів вико-навчої влади, органів місцевого самоврядування, а також найваж-ливіші документи, що містять інформацію з принципових питань діяльності підприємства, які потребують вирішення керівництвом. Інші документи передають до структурних підрозділів і виконавцям. На великих підприємствах для забезпечення ритмічності їхньої роботи канцелярія за погодженням із керівниками підприємства й структурних підрозділів розробляє графік доставляння кореспон-денції керівництву й до структурних підрозділів. РЕЄСТРАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ — це фіксування факту створення або одержання документів через присвоєння їм порядкових номерів і запис потрібних відомостей, що містяться в них (ДСТУ 2732—94). Мета реєстрації полягає в забезпеченні обліку документа, кон-тролю за його виконанням та оперативного використання інформа-ції, що міститься в документі. Кожний документ реєструють на даному підприємстві лише один раз. Вхідні документи реєструють у день їх надходження або наступ-ного дня (якщо документи надійшли в неробочий час), а вихідні та внутрішні — в день підписання чи затвердження. Якщо зареєстрова-ний документ передається з одного структурного підрозділу до іншо-го, то його повторно не реєструють. Обов'язково реєструють документи, які надходять від вищих організацій (установ), і ті, що надсилаються до них, важливі внут-рішні документи (накази, розпорядження, протоколи, доповідні за-писки й т. п.), а також пропозиції, заяви, скарги громадян. Місце реєстрації документів, як правило, визначається «Інструк-цією з діловодства», до якої має додаватися затверджений керів-ником підприємства перелік документів, що не підлягають реєстрації службою документування. До цього переліку можуть входити : 1) листи, що надійшли, й копії до відома; 2) телеграми й листи про дозвіл на відрядження та відпустки; 3) графіки, наряди, заявки, рознарядки; 4) зведення та інформація до відома; 5) навчальні плани, програми (копії); 6) рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конферен-цій; 7) прейскуранти (копії); 8) норми витрат матеріалів; 9) поздоровні листи й запрошення; 10) друковані видання (книги, журнали, бюлетені); 11) наукові звіти; 12) щомісячні, щоквартальні, піврічні, річні звіти; 13) форми статистичної звітності тощо. Документи слід реєструвати в межах груп залежно від назви виду, автора й змісту. Наприклад, окремо реєструють: закони України, акти й кореспонденцію Верховної Ради України, Президента Укра-їни та Кабінету Міністрів України; накази підприємства з основної діяльності; накази підприємства по особовому складу; рішення коле-гіальних органів підприємства; заявки на матеріально-технічне по-стачання тощо. Форми для реєстрації документів і порядок їх заповнення. Для реєстрації документів усіх категорій (вхідних, вихідних, внутрішніх) використовують реєстраційно-контрольні картки (дод. 98) або спе-ціальні журнали (дод. 99—101). Реєстраційно-контрольні картки (РКК) заповнюють машинопис-ним способом (переважно) або від руки. Сучасна форма РКК при-датна й для оброблення за допомогою ПК. Бланки РКК виготовляють друкарським способом чи за допомо-гою засобів оперативної поліграфії на аркушах паперу формату А5 або А6 (105 х 148 мм). Календарну шкалу реєстраційно-контрольної картки використо-вують для контролю за термінами виконання документа. В ній позначають число місяця, до якого документ треба виконати. У календарній шкалі РКК формату А6 зазначають лише непарні числа місяця. Якщо термін виконання документа припадає на парне число, то в картці позначають попереднє число. У графі «Автор документа або кореспондент» фіксують назву підприємства, з якого надійшов документ (допускається зазначати скорочену назву), або, якщо документ вихідний, — куди його наді-слано (до якого підприємства). Реєструючи заяви, пропозиції, скар-ги, в цій графі зазначають також прізвище, ім'я й по батькові, місце роботи чи домашню адресу автора. У графі «Назва виду документа» зазначають» реквізит 10 відпо-відно до назви документа, що реєструється (реєструючи службові листи, цю графу не заповнюють). У графі «Термін виконання» зазначають дату, до якої документ треба виконати. Реєструючи ініціативний документ, що відправ-ляється, проставляють очікувану дату відповіді. У графі «Дата й індекс документа» зазначають реквізити 11 і 12, надані документу підприємством-автором. Графу «Дата й індекс надходження» заповнюють лише на вхідні документи (індекс присвоюється підприємством-одержувачем). У графі «Заголовок документа або короткий зміст» наводять заголовок до тексту документа. Якщо заголовок не сповна висвітлює зміст тексту документа, то в цю графу вносять докладніші відомості. Якщо в реєстрованому документі немає заголовка до тексту, то реєстратор сам визначає суть документа й записує стисле фор-мулювання її в цій графі. Від того, наскільки кваліфіковано зроблено записи в графах реєстраційно-контрольної картки, великою мірою залежить оперативність подальшого пошуку документа й можливість відповіді на запит про нього як у поточній роботі, так і тоді, коли документ зберігатиметься в архіві. У графі «Резолюція або.кому направлено, відповідальний вико-навець» зазначають повний зміст резолюції, її автора й дату. Цю графу заповнюють після попереднього розгляду документа. Якщо на документі немає резолюції, то реєстратор указує в цій графі пріз-вище, ініціали, посаду виконавця, якому направлено документ, і дату направлення (можливе зазначення номера телефону). В графі «Розписка в одержанні документа» підписується й за-значає дату одержання та особа, якій даний документ передано для виконання. Запис у графі «Позначка про виконання» має відображати суть вирішення питання, містити дату й індекс документа, що його надіслано у відповідь. Якщо письмової відповіді на зареєстрований документ не передбачено, то в цій графі конкретно записують: коли, ким і як вирішено питання, викладене в документі. Зазначають також індекс справи, в яку документ підшито для зберігання. На звороті реєстраційно-контрольної картки в графі «Контрольні позначки» роблять позначки про контроль за термінами виконання документа із зазначенням конкретних причин його затримки. До-пускається використання цієї графи для записів, що відображують рух зареєстрованого документа, а також для внесення додаткової інформації з питання, викладеного в документі. Графи «Фонд №», «Опис №», «Справа №» заповнюють в архіві, куди РКК здаються разом із документами по закінченні роботи з ними. Слід пам'ятати, що реєстраційно-контрольна картка — це доку-мент великої інформаційної ємкості, тому до її заповнення треба ставитися відповідально. Допускається виготовлення кольорових бланків карток, що по-легшує роботу з ними. Кількість примірників РКК визначається числом картотек, які ведуться на даному підприємстві. На під-приємствах, де довідкові картотеки ведуться в структурних підроз-ділах, РКК складають у двох примірниках (для канцелярії та струк-турного підрозділу, до якого картку передають разом із документом). Якщо документ ставиться на контроль, то оформляють три примір-ники РКК. Реєстраційно-контрольні картки групують у довідкові картотеки, які створюють окремо на кожний календарний рік. Як правило, довідкова картотека складається з двох частин: невиконаних і вико-наних документів. Першу частину картотеки використовують для пошуку документів у процесі їх виконання за виконавцями, корес-пондентами або термінами виконання, а другу — для пошуку вико-наних документів. Автоматизована реєстрація документів здійснюється централізо-вано за допомогою ПК. Запис на магнітний носій виконується з реєстраційно-контрольних карток (див. дод. 98), які забезпечують сумісність програмних і технічних засобів, прямим уведенням з документа таких обов'язкових реквізитів: назва виду документа; автор (кореспондент); дата документа; індекс документа (дата й індекс надходження — для тих, що надійшли); заголовок до тексту або короткий зміст документа; резолюція (виконавець, зміст дору-чення, автор, дата); відповідальний виконавець; термін виконання; позначка про виконання (короткий запис про вирішення питання, дата фактичного виконання й індекс документа-відповіді). Склад обов'язкових реквізитів у разі потреби може бути допов-нений такими відомостями: виконавці; хід виконання документа; додатки тощо. Розташування реквізитів може визначатися самим підприємством. У разі автоматизованої реєстрації документів формується банк реєстраційних даних, а за наявності мережі — центральний банк реєстраційних даних. Завдяки автоматизованим банкам реєстраційних даних праців-ники служби документування мають змогу одержати інформацію про всі документи й місце їх зберігання. Ця інформація виводиться на дисплей або виготовляються машинограми. За часткової автома-тизації пошукових операцій має забезпечуватися сумісність тра-диційної й автоматизованої систем реєстрації та пошуків. Як правило, пошук інформації здійснюється централізовано на автоматизованих місцях реєстрації та опрацювання інформації. Ко-ристувач має змогу одержати інформацію про документ за всіма або кількома реквізитами реєстрації й про місце знаходження документа на даний час. Журнальна форма реєстрації характерна для підприємств, у яких обсяг документообігу становить близько 600 документів на рік. Графи журналів реєстрації документів заповнюють так само, як і графи реєстраційно-контрольних карток. Журнальна форма реєст-рації документів має низку недоліків: порушується принцип одно-разовості реєстрації документа (його доводиться окремо реєструвати в кожному підрозділі, куди передають на виконання); треба вести кілька журналів реєстрації — вхідних документів, вихідних доку-ментів, наказів, скарг, звернень громадян і т. ін.; пошук інформації в разі запитів тривалий і складний, оскільки ініціативний документ може бути зареєстрований у журналі вхідної документації, відповідь на нього — в журналі реєстрації вихідної документації, а наказ щодо вирішення питання ініціативного документа — в журналі реєстрації наказів. Проте журнальну форму реєстрації документів широко за-стосовують на підприємствах із невеликим обсягом документообігу. , НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ — це систематизований перелік назв справ, до яких входять документи, подібні за змістом і належністю, із зазначенням терміну їх зберігання (ДСТУ 2732—94). Після того як в управлінській діяльності вже використано інформацію, що міститься в документі, він стає «пам'яттю» під-приємства, «хранителем» інформації, потреба в якій може виникнути згодом. Таких документів нагромаджується багато. Тому, аби від-працьовані документи можна було швидко відшукати в разі потреби, їх групують у справи. Для правильного формування справ документи групують за змістом і видами ще в поточній роботі з ними. Групування до-кументів закріплюють у номенклатурі справ. Якщо номенклатуру справ складено правильно, то документи в міру їх виконання вно-ситимуться до тих справ, які заздалегідь для них передбачено, а отже, знайти потрібний документ буде нескладно. Крім того, номенклатура справ є покажчиком індексів доку-ментів, що присвоюються під час реєстрації, оскільки індекс доку-мента може містити індекс структурного підрозділу підприємства й номер справи за номенклатурою. Отже, номенклатура справ визначає принципи розподілу доку-ментів та групування їх у справи, закріплює індексацію структурних підрозділів підприємства, індексацію справ, установлює терміни зберігання документів, використовується як схема побудови довід-кової картотеки відпрацьованих документів і є звітним документом архіву підприємства. Види номенклатур справ. Номенклатури справ поділяють на інди-відуальні, рекомендовані й типові. Індивідуальна номенклатура справ (дод. 103) відображує доку-менти конкретного підприємства (структурного підрозділу). Рекомендовані й типові номенклатури справ розробляють, щоб уніфікувати групування документів підприємств певної категорії з однаковим характером діяльності (наприклад, середні загально-освітні школи, професійно-технічні училища, проектні інститути системи Держбуду). Як правило, типова номенклатура встановлює єдину індексацію справ для підприємств усієї системи (відомства, галузі) й має обов'язковий характер. Рекомендовані й типові номенклатури справ розробляються ви-щими установами (відомствами) і слугують підставою для складання індивідуальних номенклатур у підвідомчих організаціях. Крім того, їх використовують як методичні посібники. Рекомендовані й типові номенклатури справ обов'язково погод-жують з архівними установами. Під час складання індивідуальних номенклатур справ на основі типових і рекомендованих номенклатур має враховуватися специ-фіка формування справ у конкретній установі. Виділяють також номенклатуру справ структурного підрозділу й зведену номенклатуру справ. Остання відображує документи установи в цілому й складається з номенклатур справ структурних підрозділів. Вимоги до номенклатур справ. На кожному підприємстві (в його структурних підрозділах) має бути своя номенклатура справ (неза-лежно від того, чи є рекомендована або типова номенклатура справ). До основних принципів побудови номенклатури справ належать: п єдиний підхід до обліку, систематизації, опису та пошуку документів; п застосування індексації документів; п стабільність індексів справ. Номенклатуру справ складають на підставі: 4 положення про підприємство або статуту підприємства; Ф планів роботи й звітів про роботу; Ф штатних розкладів; 4 переліків документів; 4 класи-фікаторів; 4 номенклатур справ за попередні роки; * списків струк-турних підрозділів і кореспондентів; 4 описів справ постійного й тимчасового зберігання (понад 10 років); 4 довідкових картотек. До номенклатури справ уносять: п усі справи й документи, що відображують документовані ланки роботи та окремі аспекти діяльності підприємства або структурного підрозділу; п справи тимчасово діючих органів, документи яких є правовою підставою для підтвердження повноважень установи або припи-нення її діяльності; п незакінчені справи, що надійшли з іншого підприємства для дальшої роботи з ними; а всі довідкові картотеки документів. Справи громадських організацій підприємства та його підрозділів уключають у номенклатуру справ підприємства та його структурних підрозділів, при яких їх створено. Не вносять до номенклатури справ: друковані видання; збірники постанов Кабінету Міністрів України; Відомості Верховної Ради України; брошури; довідники; інформаційні листки; бюлетені; ре-феративні журнали; експрес-інформації. Номенклатуру справ затверджують у встановленому порядку. Затверджена номенклатура справ є чинною протягом багатьох років і підлягає перезатвердженню в разі докорінної зміни функ-цій і структури установи. Якщо таких змін не сталося, то но-менклатуру справ наприкінці кожного року уточнюють і надають їй чинності з 01 січня наступного року. Щорічний примірник номенклатури справ є документом постійного зберігання й уно-ситься до розділу номенклатури секретаріату (структурного під-розділу під номером 1). Номенклатуру справ складає секретар-референт або спеціаліст, який відповідає за роботу з документами, чи архівіст підприємства. Назви розділів номенклатури справ збігаються з назвами струк-турних підрозділів підприємства. Перший розділ номенклатури має назву «Секретаріат» («Дирекція», «Загальний відділ»); йому присвоюють індекс 01. Решту структурних підрозділів розташовують після секретаріату в порядку важливості: спочатку виробничі відділи, потім — функціональні або допоміжні служби з присвоєнням їм індексів 02, 03, 04 і т. д. Якщо структурних підрозділів немає, то як назви розділів но-менклатури справ можуть використовуватися напрями діяльності підприємства чи посади його керівників і спеціалістів, наприклад: 01 — генеральний директор; 02 — заступник генерального директора з виробничої діяльності; 03 — заступник генерального директора з комерційних питань і т. д. Усередині розділів номенклатури розташовують заголовки справ із присвоєнням відповідних індексів, наприклад: 01—02 (01 — «Секретаріат», а 02 — порядковий номер справи, сформованої в секретаріаті). На початку кожного розділу зазначають найважливіші для діяль-ності підприємства документи — накази, протоколи, після них — листування та інші інформаційно-довідкові документи, а в кінці — журнали обліку чи довідкові картотеки. Заголовки справ мають бути короткими й відповідати змістові документів, що зберігаються в даній справі. Елементи заголовка справи розташовують у такій послідовності: о назва виду документів (Накази, Контракти, Протоколи); о короткий зміст документів (наприклад, «Листування з АТЗТ „Берегиня" щодо будівництва під'їзних доріг до складів готової продукції»); о період, якого стосуються документи справи (наприклад, «На-кази з основної діяльності за 1999 р.»); о слово «Копії», якщо справу сформовано з копій документів (наприклад, «Рішення Ради засновників за 1999 рік. Копії»). У назві справи, що містить листування, зазначають: із ким, з якого питання воно ведеться (наприклад, «Листування з АТ „Оберіг" про постачання товарів за 1999 р.»). Заголовки типу «Різне листування», «Документи із загальних питань» недопустимі. Не рекомендується вживати в заголовках справ слово «матеріали». Іноді можна використовувати термін «Докумен-ти» з розшифруванням у дужках їхніх видів, наприклад: «Документи (листи, контракти, акти) про оренду приміщень. 1999р.» У процесі ведення справи заголовки можна уточнювати й до-повнювати. Для кожної справи в графі 4 (дод. 102) зазначають термін збе-рігання документів із посиланням на відповідну статтю «Переліку документів із зазначенням терміну зберігання». Не рекомендується групувати однотипні документи в одну справу, якщо вони мають різні терміни зберігання. У графі 5 «Примітка» (дод. 102) роблять позначки про: заведення справ; відповідальних за ці справи; передавання справ до інших під-приємств (структурних підрозділів) чи іншій особі; справи, що пере-ходять на наступний рік, і т. ін. Той, хто оформив номенклатуру справ, — секретар-референт (технічний секретар або інша відповідальна особа) — підписує її, погоджує з архівним відділом і затверджує в керівника підприємства. Номенклатуру складають не менш як у трьох примірниках: пер-ший примірник зберігають у справі, другий — робочий — вивішують на внутрішньому боці стінки шафи (сейфу), де зберігаються справи, третій — передають до архіву підприємства. Структурним підрозділам передають витяги з відповідних розділів номенклатури або додатково розмножені копії її для формування з них окремих справ. Протягом року до номенклатури можуть уноситися заголовки нових справ. Для цього між її розділами залишають вільні місця. Номенклатуру справ можна використовувати протягом кількох ро-ків, якщо немає принципових змін у структурі й функціях під-приємства. Номенклатуру справ зручно вести за допомогою персо-нального комп'ютера (ПК). По закінченні календарного року відповідальна особа (секре-тар-референт, технічний секретар) у графі 3 фіксує кількість сфор-мованих справ (томів). Згідно з вимогами до формування справ в одну справу можна підшивати не більш як 250 аркушів документів. Якщо аркушів більше, то треба завести наступний том справи. Індекс справи в цьому разі зберігається. Номенклатура справ підприємства — це, як правило, багато-сторінковий документ, тому для її оформлення можна використо-вувати спеціальний багатосторінковий трафаретний бланк формату А4 (дод. 102). О РЕКВІЗИТИ НОМЕНКЛАТУРИ СПРАВ: 8 — назва структурного підрозділу (для номенклатури справ структурного підрозділу); 10 — назва виду документа (номенклатура справ); 11 — дата; 12 — індекс; 14 — місце складання; 17 — гриф затвердження; 19 — заголовок до тексту (наприклад, «На 2000 рік»); 21 — текст (заповнюють табличну форму); 23 — підпис; 25 — візи (або 24 — гриф погодження); 29 — позначка про виконання документа й направлення його до справи. плани на кілька років підшивають у справи першого року ^(на-приклад, бізнес-план на 1999—2000 рр. слід зберігати у справі за 2000 рік). Сформовані справи зберігають у спеціальних теках вітчизняного або імпортного виробництва. Теки імпортного виробництва (типу «Ьеііг», «Торроіпі») можна використовувати протягом кількох років, тому для оперативного пошуку документів усередині справи до-цільно робити закладки із зазначенням року. На лицьовому боці обкладинки справи мають бути такі дані (дод. 104): о назва організації; о назва структурного підрозділу; о номер справи; о заголовок справи; о за який рік (роки); о кількість аркушів; о термін зберігання (згідно з Переліком). РОБОТА З ДОКУМЕНТАМИ, ЩО МІСТЯТЬ КОМЕРЦІЙНУ ТАЄМНИЦЮ В умовах конкуренції між фірмами (підприємствами, організаціями, установами) актуальною проблемою стає збереження інформації, що становить їхню комерційну таємницю (КТ). КОМЕРЦІЙНА ТАЄМНИЦЯ — це виробнича, науково-технічна, управлінська, фінансова та інша інформація, що використовується для досягнення комерційних цілей (одержання прибутку^ уникнення збитків, чесного здобуття переваги над конкурентами) й яка вва-жається конфіденційною. До конфіденційної інформації належать також ідеї, винаходи, відкриття, технології, індивідуальні особливості комерційної діяльності, що дають змогу успішно конкурувати, й т. ін. Основні умови віднесення інформації до "КТ: а справжня або потенційна комерційна важливість інформації; п відсутність вільного доступу до інформації на законних під-ставах; п вжиття заходів володарем інформації для її охорони та збере-ження конфіденційності. Для організації зберігання конфіденційної інформації комерцій-ного підприємства необхідно: п визначити інформацію, що становить комерційну таємницю; а забезпечити порядок її захисту. Якщо ці умови не виконуватимуться, то підприємство не матиме законних підстав для притягнення працівників до відповідальності за розголошення чи передавання інформації, яка містить комерційну таємницю. Інформацію, що становить комерційну таємницю підприємства, можна умовно поділити на два блоки: науково-технічна (технологічна) інформація;* ділова інформація. До науково-технічної інформації належать: * методи й способи виробництва (особливо нові розробки); * нові технології; * напрями модернізації відомих технологій і процесів; * відомості про кон-струкції машин та обладнання; * креслення; * схеми; * програмне забезпечення ПОМ, ГТК тощо. ФОРМУВАННЯ Й ОФОРМЛЕННЯ СПРАВ СПРАВА — це сукупність документів або документи, які сто-суються одного питання чи ділянки діяльності й уміщені в окрему обкладинку (ДСТУ 2732-94). Формування справи — це визначення належності документів до певної справи й систематизація документів усередині справи (ДСТУ 2732-94). Справи формують централізовано за місцем реєстрації доку-ментів, у канцелярії підприємства. Правильне формування справ сприяє оперативному пошукові потрібних документів підприємства, схоронності їх, упорядкуванню діловодства. Справи, як правило, формує секретар-референт, технічний се-кретар або інший відповідальний працівник під контролем керів-ника. У фірмах справи формують переважно за назвами видів доку-ментів (накази, контракти, акти й тч д.). Якщо обсяг документообігу великий, то для оперативного пошуку можуть уводитися інші ознаки класифікації. Наприклад, контракти можна групувати в кілька справ: контракти про постачання мінеральних добрив, контракти про по-стачання вугілля, контракти про постачання бензину й т. ін. Правила формування справ такі: п у справу підшивають документи, роботу з якими закінчено; п у справу підшивають оригінали чи копії, завірені в установ-леному порядку; п документи, що мають різні терміни зберігання, групують у різ-ні справи; п документи з одного питання підшивають в одну справу (в кожній справі або томі справи має бути не більше ніж 250 аркушів; може бути кілька томів однієї справи); а до справи вносять лише один примірник документа; а кожний документ, унесений до справи, має бути належним чином оформлений (містити позначку про виконання документа й направлення його до справи); П як правило, до справи вносять документи одного календарного року (навчального року, виборного періоду); п у справу не підшивають документи, що підлягають повер-ненню, а також чернетки документів; а усередині справи документи розташовують у хронологічній (номерній) послідовності (документи, термін зберігання яких ста-новить до 10 років включно, можна розташовувати у зворотній хронологічній послідовності). Статут підприємства та інші засновницькі документи вміщують в окрему справу. Протоколи загальних зборів акціонерів зберігають окремо від протоколів засідань Ради директорів. Додатки й допов-нення підшивають до відповідних протоколів. Контракти (договори) підприємства поділяють на дві групи й зберігають у різних справах. Першу групу становлять комерційні контракти (договори) між підприємствами, другу — трудові конт-ракти, трудові договори, трудові угоди. Накази по особовому складу групують окремо від наказів із питань загальної діяльності. Документи по особовому складу підприємства (особові справи, особові картки) розташовують в алфавітному порядку прізвищ пра-цівників. Із документів, що мають реквізит 15 (гриф обмеження доступу до документа), формують окремі справи. Формування справ, пов'язаних зі службовим листуванням, за-лежить від його обсягу. Якщо обсяг листування невеликий, то заводять одну справу, в якій зберігають вхідні та вихідні листи, факси. Прогнозуючи збільшення обсягу листування з діловими партнерами, доцільно сформувати окремі справи для вхідних листів (факсів), вихідних листів (факсів). Якщо обсяг документообігу великий, можна завести справи на вхідні листи, вихідні листи, вхідні факси, вихідні факси. Доцільно в одну справу підшивати один за одним листи-відповіді й листи-запити. Якщо підприємство має багато контрагентів, то можна застосовувати об'єктивну ознаку групування документів, тобто в одній справі зберігати документи різних видів (контракти, факси, телефонограми й т, п.), які стосуються однієї організації (наприклад, «Документи (контракти, акти, листування) про співпрацю з АТ „Каштан" за 1999 р.»). Плани та звіти зберігають у справах того року, на (за) який їх складено, незалежно від часу складання чи затвердження.
1 2 3 4 5 Категория: Діловодство \| Добавил: Aspirant (19.05.2015)
Просмотров: 489 \| Рейтинг: 0.0/0

Всего комментариев: 0


Имя *:
Email *:

Код *: