РЕФЕРАТ НА ТЕМУ: Документознавство і діловодство - Діловодство - Реферати - Каталог статей

Документознавство і діловодство Документаційне забезпечення управління є однією із сфер управлінської праці, що вибудовується на наукових засадах, які визначаються документознавством. Документування є частиною діловодства, пов’язаною з процесами створення документів. Стандартизація та уніфікація документів, встановлення певних вимог до їх складання і оформлення, підтримка тенденції до скорочення кількості видів документів, що використовуються в діяльності організацій, необхідність скорочення обсягів документообігу висунули питання щодо вдосконалення уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації. Функціонування установи як зорганізованого певним чином соціального інституту врегульовує управлінська документація – система документації, що забезпечує виконання функцій управління. Документ в системі управління є засобом здійснення цієї групової діяльності, накопичення інформації, обміну, контролю, звітності, розпорядчої діяльності, засвідчення (констатування ) певних управлінських дій. Відповідно до його функціональних ознак виокремлюються підсистеми організаційно-розпорядчої, первинно-облікової, банківської, фінансової, звітно-статистичної, планової, зовнішньоторгівельної та інших видів документації. Організаційно-розпорядча документація, забезпечуючи виконання організаційної та розпорядчої функції управління є найбільш вживаною, спільною для багатьох підприємств незалежно від видів діяльності, уніфікованою. Організаційно-розпорядчий документ – це насамперед носій інформації і водночас своєрідний ‘матеріал’, ‘сировина’ для обробки. Документування організаційної та розпорядчої функцій управління за допомогою різних документ них форм (постанов, розпоряджень, наказів, положень, рішень, актів, листів), в створених в результаті діяльності органів державної влади України, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій та їх обєднань усіх форм власності, унормовує Національний стандарт України ‘Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів’ (ДСТУ 4163-2003). (Беспянська Г. Організаційно-розпорядчі документи на підприємстві // Секретар-референт №1. – 2007. – С.9) Механізми впровадження державної уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації внутрішніми нормативно-методичними документами визначено, передусім Інструкцію з діловодства. ЇЇ розробляють на основі Примірної інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів, Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року №1153 (Беспянська Г. Класифікатор уніфікованих форм документів// Секретар-референт №7. – 2007. – С.18) Значна частина документації з управління, а отже і організаційно-розпорядчої документації чітко не регламентується на державному та галузевому рівнях. Суб’єкти господарювання різних форм власності, послуговуючись нормативно-методичною базою побудови трирівневої системи уніфікації документації з управління (державної, галузевої і на підприємствах), має право вносити певні зміни для типізації та уніфікації системи документації. Проблеми класифікації управлінських документів вперше були сформовані російським науковцем проф. К.Г. Мітяєвим у середині 60-х років минулого століття. Потреба в поділі документів на окремі групи та системи документації були розглянуті ним у нерозривному зв’язку з діловодними процесами: складанням номенклатури справ та організацією пошуку документів [Митяев К.Г. О методологии класификации и экспертизы документов // Тр. / МГИАИ. – М., 1967. – Т. 25. Вопросы методологи исторической науки,- С. 118 – 138.]. Упровадження на початку 80-х років в діловодство комп’ютерної техніки, створення уніфікованих форм документів та систем документації спричинили навіть формування окремого напряму, який отримав назву документна систематика. Основні методологічні засади цього напряму були опубліковані російським ученим А.М.Соковою [Сокова А.Н. К вопросу о документной систематике // Сов. Архивы. – 1986. - №4. – С. 29 – 38.]. Для побудови систем документації дослідниця обрала вид документа як об’єктивно існуючу групу документів, що характеризується єдністю функцій в соціальному середовищі, єдністю номіналу та єдністю часу, в якому він існує. Ця система реалізована певною мірою в Державному класифікаторі управлінської документації. Незважаючи на запропонований науковій спільноті широкий спектр рішень, проблеми розроблення класифікацій документації та їх диференціації за більш-менш сталими системами до кінця не вирішені. [Безпянська Г. Класифікація документів // Секретарь-референт, 2007-Січень. – С. 20 – 21]. Розвиток інфпрмаційно-комунікаційних технологій, втілення його елементів у всі сфери суспільства, створення принципово нових форм управління та покращання вже існуючих належать до загальносвітових тенденцій. Україна не стоїть осторонь цих процесів і активно долучилась до створення інформаційного суспільства, в якому провідну роль відіграють не показники розвитку індустріального суспільства, а інформація. Однією зі складових частин широкого впровадження інформаційних технологій є приведення діяльності органів державної влади у відповідність з потребами інформаційної доби. Робота з документами (діловодство) — це важлива складова частина процесів управління і прийняття управлінських рішень. Найскладнішою частиною діловодства для впровадження автоматизованої системи є документообіг. Основні проблеми розвитку та впровадження електронного документообігу розглядали сучасні науковці в різних аспектах: С.Кулешов [Кулешов С.Г. Документознавство: історія, теоретичні основи / УДНДІАСД, ДАККіМ. – К., 2000. – 161с.] досліджує функції електронного документа у системі електронного документообігу. Ю.Мєшков [Кулешов С.Г. Документознавство: історія, теоретичні основи / УДНДІАСД, ДАККіМ. – К., 2000. – 161с.] розглядає міжнародний досвід впровадження електронного документообігу, П.Марченко [Марченко П. Шляхи вирішення проблеми зберігання електрон них документів в архіві//Арх. України. — 2001. — №6.] аналізує проблеми зберігання електронних документів, Л.Філіпова [Філіпова Л. Системи управління електронним документообі гом: загальні поняття термінології, організації, технології (зару біжний досвід)// Вісн. Кн. палати. — 2001. —.4» 4. —С 15—18.] здійснює термінологічний аналіз сфери електронного документообігу, а окремі питання впровадження електронного документообі гу розглядають у навчальному посібнику О.Матвієнко та М.Цивін ( Матнієнко О.В., Цивін М.Н Основи менеджменту інформацій них систем: Вид. 2-ге. перероб. та доповн ; Навч. посіб. — К.: Центр навч, л-рн. 2005 — 176 с) Для забезпечення ефективного користування інформацією під час прийняття управлінських рішень та надання оперативних відомостей про весь масив документації з певного питання на будь-якому підприємстві, установі чи організації має бути створена інформаційно-пошукова система. Основою побудови пошукової системи є реєстрація документів, тобто запис облікових даних про документ за встановленою формою, що фіксує факт його створення, відправлення або одержання шляхом проставлення на ньому дати і реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ. Саме таку систему можна створити за допомогою широкодоступного програмного забезпечення Microsoft Access, яке дає можливість не тільки створювати й оформлювати документи, а й вести облік і контролювати їх виконання. Рекомендації щодо практичного використання цієї програми нааведені в даній дипломній роботі.
1 2 3 4 5 Категория: Діловодство \| Добавил: Aspirant (22.05.2015)
Просмотров: 452 \| Рейтинг: 0.0/0

Всего комментариев: 0


Имя *:
Email *:

Код *: