Першим джерелом для організації та проведення оперативного обліку в галузі зовнішньоекономічної діяльності є погоджений і підписаний сторонами контракт на виконання певних видів робіт, послуг або поставки товарів.

У цьому розділі ми й розглянемо на конкретних прикладах яким чином здійснюється оперативний облік за міжнародними економічними операціями, але не за всіма видами, а за основними, оскільки їх кількість (за даними Державного митного комітету України) у міжнародній економічній діяльності українських суб’єктів господарювання значна.

З метою наочності застосування оперативного обліку за допомогою пропонованої автоматизованої системи «Оперативного обліку та контролю за міжнародними економічними операціями» ми будемо її розглядати на конкретних прикладах контрактів щодо здійснення певних видів економічних операцій, що найчастіше застосовуються в міжнародній економічній діяльності суб’єктами господарювання України.

Оперативно-облікова робота має здійснюватись у два етапи:

Заповнення картки оперативного обліку і контролю первинними даними обліку за інформацією з контракту.

Заповнення оперативно-обліковими даними, що надходитимуть у міру виконання конкретних етапів міжнародного економічного контракту.

Оперативний облік проводиться за методологією.

Методологія оперативного обліку охоплює певні методи, прийоми, способи, які повинні виходити із завдань.

Професори О. Ф. Мухін і Ю. А. Григор’єв писали: «… до основних завдань обліку в зовнішній торгівлі належать:

Контроль за виконанням зовнішньоторговельних планів і торговельних угод.

Повсякденне спостереження за точним виконанням зобов’язань за зовнішньоторговельними угодами.

Контроль за рухом і збереженням експортних та імпортних товарів.

Забезпечення своєчасності та правильності розрахунків за зовнішньоторговельними операціями.

Правильне визначення величини засобів об’єднання та їх джерел і раціональне пришвидшення кругообігу цих засобів.

Точне обчислення рівня рентабельності (ефективності) реалізації товарів.

Визначення результатів господарської діяльності об’єднання.

Своєчасне та правильне складання звітності за зовнішньоторговельними операціями» [235, с. 10—11].

Виходячи із завдань оперативного обліку, розглянемо його методи та їх застосування в міжнародній економічній діяльності.

Професор П. П. Німчинов зазначав: «Якогось єдиного, тільки йому властивого, методу оперативно-технічний облік не має. Він використовує в основному методи статистики, зокрема метод спостереження» [246, с. 19].

Але якщо лише спостерігати за якимось певним процесом або подією, то це буде лише спостереження. Оперативний облік передбачає фіксацію події (процесу) з метою подальшого управління подією (процесом). Професор Б. І. Валуєв зазначав: «Оперативне управління здійснюється не тільки об’єктами, що перебувають у сфері інтересів поточного управління, а й об’єктами локальної дії, що втрачають своє значення в момент завершення операції. В оперативному обліку ці об’єкти фіксуються, а в бухгалтерському — не відображаються взагалі [262, с. 69].

І. І. Каракоз писав: «Основними прийомами (способами), що застосовуються в оперативному обліку, є:

Документація, показники технічних засобів регістрації, спостереження в процесі виробництва, усна інформація, а також інвентаризація.

Оцінювання об’єктів оперативного обліку (в грошовому, натуральному і трудовому вимірниках) і калькуляція (при зміні умов заготівлі матеріальних ресурсів або виробництва продукції).

Система групування об’єктів обліку.

Внутрішньозаводська звітність.

Наведені прийоми методу оперативного обліку розглядаються не окремо, а всі разом» [132, с. 19].

Методом оперативного обліку є сукупність способів та прийомів, що забезпечуватимуть отримання та обробку економічної інформації з метою використання її в процесі оперативного управління в галузі міжнародної економічної діяльності.

З метою вирішення завдань оперативного обліку в міжнародній економічній діяльності на певних стадіях оперативно-облікового процесу, на нашу думку, слід застосовувати такі прийоми, способи: спостереження, виявлення, вимірювання, оцінювання, порівняння, групування, реєстрація, фіксація, документування, звітність.

Розглянемо конкретніше вищезазначені елементи методів оперативного обліку.

Спостереження (вивчення, нагляд) — отримання інформації про явища та процеси, які не охоплені бухгалтерським обліком та статистичною звітністю. Спостереження поділяється на вибіркове, суцільне, несуцільне, контрольне (здійснюється з метою перевірки, як правило вибіркової, вже проведеного дослідження), регістрове. Останнє найширше застосовується в оперативному обліку, оскільки ведеться не лише спостереження, а й фіксація конкретних явищ та процесів або певних відхилень (тобто дані заносяться в регістр).

Виявлення — визначення фактів відхилень або недоліків у процесах та явищах з подальшим відображенням у кількісному та вартісному виразі.Вимірювання — спосіб визначення явищ, об’єктів у кількісному та/або якісному виразі. Залежно від показників, що характеризують явища та процеси застосовуються різноманітні вимірники: натуральні, трудові та грошові.

Оцінювання — спосіб грошового, натурального трудового вимірювання процесів та об’єктів.

Порівняння — спосіб якісної характеристики, за допомогою якого порівнюють розміри різних об’єктів або однакових величин у грошовому, натуральному, трудовому вимірі.

Групування — елемент обробки даних про об’єкти та явища. У такий спосіб збирається інформація про об’єкти обліку та явища за даними спостереження, вимірювання, оцінювання.

Фіксація — з’ясування факту здійснення або нездійснення явища, процесу або визначення наявності (відсутності) об’єкта обліку.

Реєстрація — запис у відповідний документ оперативного обліку (картка, книга тощо) про факт здійснення (нездійснення) якогось явища або про стан об’єкта обліку.

Документування — спосіб відображення фінансово-господарських операцій у регістрах первинного обліку та інших документах, які є підставою для здійснення бухгалтерських записів.

Звітність (оперативна) — звітний оперативний документ, у якому викладені дані про наявність та рух об’єктів обліку; узагальнена інформація про явища та процеси; факти фінансово-господарської діяльності.

Найширше в оперативному обліку міжнародної економічної діяльності застосовується такий елемент, як документація. Ми вже з’ясували, що в подальшому оперативні документи є підставою для здійснення бухгалтерських записів, тобто оформлюються дані первинної оперативної інформації в бухгалтерську. Тому варто документацію розглянути докладніше.

Різні автори по-своєму її поділяють та групують. Розглянемо деякі з варіантів.

«Технічна документація — технічні паспорти на машини та обладнання, формуляри й описи виробів, інструкції щодо встановлення, монтажу, налагодження, управління та ремонту;

товарно-супровідна документація — сертифікат про якість товару, відвантажувальна специфікація, пакувальний листок, комплектувальна відомість;

транспортна, експедиторська, страхова документація — залізнична накладна та її копії, дублікат залізничної накладної міжнародного вантажного сполучення, квитанція залізничної накладної внутрішнього вантажного сполучення, багажна квитанція, коносамент, накладні автотранспортного, річкового і повітряного сполучення тощо, страховий поліс або сертифікат;

складська документація — приймальний акт порту України на експортний товар, генеральний акт розвантаження судна з імпортним вантажем у порту прибуття України, докова розписка про прийняття вантажу на зберігання іноземного порту, варант;

розрахункова документація — рахунок-фактура, розрахункова специфікація, переказний вексель (трата);

банківська документація — заявка на переказ валюти; інкасове доручення; доручення на відкриття акредитива; чек, доручення на розподіл експортної виручки; виписки операцій за розрахунковим і валютним рахунками;

митна документація — вантажна митна декларація, сертифікат про походження товару; довідки про сплату мита, акцизів, зборів, податку на додану вартість;

претензійно-арбітражна документація — претензійний лист, позовна заява в суд (або арбітраж), постанова суду (або арбітражу) про задоволення або відхилення позову;

документи на нестачу і псування товару — комерційний акт на нестачу, аварійний сертифікат» [63, с. 268—269].

Відносно розрахункових операцій у галузі міжнародної економічної діяльності запропоновано такий варіант групування:

«Міжнародні розрахунки мають, як правило, «документарний характер», тобто здійснюються на основі отримання «фінансових та комерційних документів».

До фінансових документів належать:

вексель;

чек;

платіжні розписки тощо.

До комерційних документів належать:

рахунки-фактури;

документи, що підтверджують відвантаження або відправку товарів (коносамент, авіанакладні, транспортні накладні, автодорожні накладні, специфікації, комбіновані транспортні документи);

документи страхових компаній або їх агентів (вантажі, як правило, страхуються);

документи, що свідчать про походження товарів, вагу, якість;

`документи, що свідчать про перетин товаром митного кордону — митні або консульські рахунки, вантажна митна декларація» [257, с. 143].

Поряд з групуванням документації за вищенаведеними класифікаціями розглянемо класифікацію бухгалтерських документів (див. рис. 3.1.).

Виходячи з вищенаведеного та класифікації за ознакою об’єктів міжнародної економічної діяльності, які переміщуються через митний кордон України або надаються, передаються від або до іноземних контрагентів на оплатній основі, можна запропонувати такі методи (прийоми) оперативного обліку щодо його об’єктів у міжнародній економічній діяльності, з урахуванням економічної сутності та специфіки операції за окремими її стадіями.Наприклад, розглянемо експорт товару (автомобілі) з України (м. Київ) через порт Одеса до Румунії (м. Бухарест) через порт Констанца з попередньою оплатою товару в іноземній валюті за умови повної відповідальності експортера за товар до місця призначення (внутрішні перевезення здійснюватимуться залізничним транспортом).

Класифікацію бухгалтерських документів можна відобразити в такий спосіб:

Рис. 3.1. Класифікація бухгалтерських документів [164, с. 123]

Як бачимо, відразу визначаються два об’єкти оперативного обліку: іноземна валюта і товар. Відповідно буде два окремих процеси оперативного обліку і, відповідно, конкретні його стадії.

На нашу думку, логічно буде розподіляти не лише процеси (етапи) на конкретні стадії, а й окремі процеси за місцем знаходження об’єктів оперативного обліку:

на підприємстві;

у дорозі на території України;

у пункті перевантаження;

на митниці (під митним контролем);

у дорозі за кордоном тощо.

Розглянемо сутність пропонованих методів оперативного обліку на конкретних стадіях виконання контрактів за допомогою таблиць.

Першою див. табл. 3.1, де об’єктом оперативного обліку є іноземна валюта.

На цьому етапі необхідно за допомогою певних методів оперативно обліковувати та контролювати надходження валютних коштів за експортну продукцію.

Таблиця 3.1

Сутність методів оперативного обліку при виконанні угоди, де об’єктом обліку є іноземна валюта (попередня оплата)

Стадії Назва методу Сутність методу

Виконання міжнародної економічної угоди щодо її розрахункової частини Спостереження Нагляд за виконанням контрагентом розрахункової частини угоди

Надходження валютних коштів від контрагента Фіксація З’ясування факту надходження валютних коштів

Оцінювання Визначення величини (суми та відповідної валюти) коштів, що надійшли, та своєчасності їх надходження

Порівняння Підтвердження відповідності суми, що надійшла, до умов контракту

Реєстрація Фіксування факту надходження валютних коштів у відповідних документах

Ненадходження валютних коштів від контрагента Фіксація З’ясування факту ненадходження валютних коштів у встановлений контрактом період

Документування Документальне оформлення та повідомлення керівництва про факт ненадходження валютних коштів для оформлення запиту (претензії)

На наступному етапі (див. табл. 3.2) буде вестись оперативний облік підготовки експортного товару до відвантаження та факту самого відвантаження, тобто облік на території підприємства.

Таблиця 3.2

Сутність методів оперативного обліку при виконанні угоди, де об’єктом обліку є експортний товар, що відвантажується

Стадії Назва методу Сутність методу

Передекспортна підготовка товару Спостереження Нагляд за виконанням певних видів робіт

Порівняння З’ясування точності виконуваних робіт відповідно до умов контракту

Виявлення Визначення недоліків фактично виконаних робіт

Оцінювання Визначення величини (суми) виконаних робіт

Документування Документальне оформлення та повідомлення про фактично проведені роботи та їх відповідність до умов контракту

Відвантаження товару з підприємства Спостереження Нагляд за правильністю завантаження товару

Документування Заповнення відвантажувальних документів для їх передачі до бухгалтерії, експедитора та імпортера

Далі підвищується роль оперативного обліку у зв’язку з тим, що товар знаходиться за межами підприємства, але бухгалтерія повинна вести його облік, оскільки за умовами контракту експортер несе повну відповідальність за товар до моменту його здачі імпортеру в країні призначення. На наступних стадіях бухгалтерія та відділ збуту матимуть можливість вести бухгалтерський та оперативний облік лише за умови оперативного надходження первинних документів та оперативних повідомлень. Причому це можуть бути не оригінали документів, а факсокопії, усні повідомлення, телеграми, телефонограми тощо.

Розглянемо етап, коли товар транспортується територією України (див. табл. 3.3).

Таблиця 3.3

Сутність методів оперативного обліку при виконанні угоди, де об’єктом обліку є товар, що транспортується територією України

Стадії Назва методу Сутність методу

Транспортування товару до залізниці Спостереження Нагляд за транспортуванням товару відповідно до умов контракту

Транспортування товару залізницею до порту Одеса Виявлення Виявлення невідповідності товару до умов контракту при його транспортуванні та перевантаженні

Перевантаження в порту Одеса Оцінювання Визначення сум витрат на транспортні та каботажні роботи

Групування Групування витрат, що відображаються в первинних документах

Фіксація З’ясування місцезнаходження товару за відповідними документами

Документування Збирання та передача первинних документів до бухгалтерії свого підприємстваДалі товар підпадає під дію митного контролю і ведення оперативного обліку ускладнюється тим, що лише певні уповноважені особи (наприклад, митний брокер) мають можливість вести спостереження за товаром та документально оформлювати його рух.

На підставі переданих документів, що містять оперативну інформацію від уповноважених осіб, бухгалтерія веде облік руху товару та сплачує відповідні суми платежів.

Наступний етап, коли товар перебуває під митним контролем на території України (табл. 3.4).

Таблиця 3.4

Сутність методів оперативного обліку при виконанні угоди, де об’єктом обліку є товар, що ПЕРЕБУВАЄ під митним контролем на території України

Стадії Назва методу Сутність методу

Зберігання в порту Одеса Виявлення При необхідності виявлення фактів розкрадання, псування товару тощо

Оцінювання Визначення суми збитків

Документування Складання акта та повідомлення керівництва підприємства про виявлені факти

Митне оформлення товару Документування Оформлення вантажної митної декларації на експорт товару та передача її до підприємства

Сплата всіх передбачених платежів при експорті товару Документування Підготовка первинних документів щодо нарахованих сум платежів та передача їх до бухгалтерії

Фрахт судна Документування Підготовка документів щодо оформлення фрахту судна, суми платежу та передача їх до бухгалтерії

Страхування товару Документування Підготовка документів про страхування товару, суми платежу та передача їх до бухгалтерії

Навантаження товару на борт судна Спостереження Нагляд за перевантаженням товару відповідно до умов контракту та правил навантаження

Звітність Передача керівництву підприємства інформації про виконання (невиконання) усіх умов щодо руху товару та його оформлення у звітних документах

Якщо товар не супроводжується представником українського підприємства, то оперативний облік ведеться за даними, які передають представники імпортера, застосовуючи такі методи (див. табл. 3.5).

Таблиця 3.5

Сутність методів оперативного обліку при виконанні угоди, де об’єктом обліку є товар, що транспортується за межами України

Стадії Назва методу Сутність методу

Перевезення товару морем Спостереження Нагляд за транспортуванням товару відповідно до умов контракту

Виявлення Виявлення невідповідності при тран-спортуванні

Прибуття в порт Констанца Оцінювання Визначення сум витрат на транспортні роботи

Групування Групування витрат, що відображаються у первинних документах

Фіксація З’ясування місцезнаходження товару за відповідними документами

Документування Збирання та передача первинних документів до бухгалтерії свого підприємства про прибуття товару

Оформлення митних документів Документування Оформлення вантажної митної декларації на імпорт товару та передача її підприємству

Звітність Передача інформації керівництву українського підприємства щодо виконання (невиконання) усіх умов про рух товару в країні імпортера та його митне оформлення

Як правило, товар супроводжується представником експортера — експедитором. Йому також може бути доручено право підписання акта приймання-передавання товару. При цьому будуть застосовуватись такі методи оперативного обліку (див. табл. 3.6):

Таблиця 3.6

Сутність методів оперативного обліку при виконанні угоди, де об’єктом обліку є товар, що транспортується по країні імпортера (Румунія)

Стадії Назва методу Сутність методу

Перевантаження товару в порту Конс-

танца на залізницю Спостереження Нагляд за перевантаженням товару відповідно до умов контракту та правил навантаження

Перевантаження товару в порту Конс-

танца на залізницю Звітність Передача інформації керівництву підприємства щодо виконання (невиконання) усіх умов про рух товару та його оформлення

Транспортування товару залізницею до м. Бухарест Виявлення Виявлення невідповідності товару до умов контракту при його транспортуванні та пере-вантаженні

Розвантаження товару в м. Бухарест Спостереження Нагляд за перевантаженням товару відповідно до умов контракту та правил розвантаження

Звітність Передача інформації керівництву підприємства щодо виконання (невиконання) усіх умов про рух товару та його оформлення у звітних формах

Здача товару імпортеру Виявлення Виявлення пошкодження товару (при необхідності) під час перевезення та перевантаження

Оцінювання Оцінка пошкоджень у вартісному та натуральному виразі

Реєстрація Реєстрація фактів стосовно невідповідності умов контракту в певних документах

Документування Підготовка первинних документів та акта приймання-передавання товару, їх погодження та підписання

Звітність Повідомлення керівництва свого підприємства про факт виконання (невиконання) контракту в повному обсязі та передача акта приймання-передавання товаруРозглядаючи (на прикладі) сутність запропонованих методів оперативного обліку на конкретних стадіях виконання експортного контракту контрагента України, можна дійти висновку, що вони мають свою специфіку в галузі міжнародної економічної діяльності і мають розглядатись не в цілому або разом з застосуванням методів бухгалтерського обліку, а як окрема перша частина господарського обліку, тобто лише оперативного обліку, враховуючи конкретні умови виконання угод.

Взагалі, елементи методу оперативного обліку пропонуємо згрупувати в такі сукупності:

1. Спостереження (ідентифікація):

нагляд,

фіксація,

інвентаризація,

реєстрація,

виявлення.

2. Вимірювання (квантифікація):

оцінювання,

порівняння.

3. Узагальнення (документація):

звітність,

групування,

документування.

 

Література

1. Про зовнішньоекономічну діяльність: Закон України // Все про бухгалтерський облік — 1999. —№ 24.

2. Абалкин Л. И. Конечные народнохозяйственные результаты (сущность, показатели, пути повышения). — М.: Экономика, 1982. — 183 с.

3. Абрамова Г. П. Маркетинг: вопросы и ответы. — М.: Агропромиздат, 1991. — 159 с.

4. Авдокушин Е. Ф. Международные экономические отношения: Учебник. — М.: Юристъ, 1999. — 368 с.

5. Автоматизированные системы обработки экономической информации / Под ред. В. С. Рожнова. — М.: Финансы и статистика, 1986. — 272 с.

6. Автоматизированные системы обработки экономической информации / Под ред. В. С. Рожнова. — М.: Финансы и статистика, 1986. — 272 с.

7. Айламазян А. К. Информация и информационные системы. — М.: Радио и связь, 1982. — 160 с.

8. Аксененко А. Ф. Информационное обеспечение экономического анализа. — М.: Финансы, 1978. — 80 с.